Инструменты тайм-менеджмента, которые добавят вам свободного времени

Еще в 1930-х годах уважаемый британский экономист Джон Кейнс предсказал, что общество перейдет к рабочей неделе продолжительностью всего 15 часов. Современные технологии помогли бы полностью решать ежедневные задачи, тем самым дав нам достаточно времени, чтобы наслаждаться нашими семьями и свободным временем. Но современные люди проводят в офисе больше времени, чем когда-либо прежде. Так в чем же подвох?

Для большинства людей ловушка заключается в том, что технология становится сдерживающим фактором для выполнения работы: снижение концентрации внимания путем ответов на электронные письма, просмотра социальных сетей и случайных веб-сайтов, которые не связаны с работой.

Вместо того чтобы стать еще одной жертвой технологии, давайте будем использовать ее возможности для снижения своей рабочей нагрузки и высвобождения большего количества свободного времени. И это то, что мы будем рассматривать в данной статье об инструментах тайм-менеджмента.

Снизьте беспорядок, используя облачные хранилища

Вместо сложных систем хранения документов, стопок бумаг в шкафах и вечно теряющихся флеш-накопителей, вы теперь можете хранить всю свою информацию, связанную с работой, в интернете. Следующие приложения и инструменты помогут вам перенести вашу жизнь в облачные хранилища.

Dropbox

Dropbox, пожалуй, самое знаменитое приложение облачного хранилища на данный момент. Вы получаете 2 ГБ совершенно бесплатно, как часть вашей учетной записи. Вы можете получить больше места, выполнив несколько задач, например, поделиться ссылкой на инструмент с друзьями.

Отличительной особенностью Dropbox является то, что он быстро синхронизируется между всеми вашими устройствами, загружая файлы в облако по ходу работы. Вам больше не нужно думать о переносе рабочих файлов на USB-накопитель – все это делается автоматически во время работы. Вы без проблем получаете доступ к своим файлам со своего смартфона, ноутбука или планшета.

Гугл Диск

Google Drive отлично подходит для создания документов и электронных таблиц. Они сохраняются на лету, поэтому вам не нужно беспокоиться о неожиданном закрытии приложения и потере результатов работы. Если вам нужно быстро внести изменения или получить доступ к файлам из дома, просто загрузите браузер и войдите в учетную запись Google.

Google Drive также уделяет большое внимание обмену информацией и совместной работе. Вы можете создавать отдельные папки для проектов, делиться ими с другими людьми, создавать различные типы доступа и одновременно работать с документами.

OneDrive от Майкрософт

OneDrive – это интернет-платформа хранения данных со значительным объемом свободного пространства, предоставляемого бесплатно всем, у кого есть учетная запись Microsoft. OneDrive, как и Гугл Диск синхронизируется со всеми вашими устройствами и с ним также легко работать.

Управляйте своим расписанием и списком дел

Когда мы говорим о тайм-менеджменте, мы имеем в виду сокращение затрат времени на повседневные дела. Современные гаджеты отлично справляются с управлением расписания, не тратя время на бумажные календари, электронные письма или старые текстовые сообщения. Многие приложения работают друг с другом, автоматически добавляя встречи в ваши напоминания, предоставляя вам по-настоящему отличное решение в управлении повседневными задачами.

Календарь Google

Календарь Google должен использоваться в качестве стандартного инструмента в управлении временем, так как он очень удобен. Как с ним работать мы рассматривали в нашей практической статье по тайм-менеджменту. Он также синхронизируется с большинством сторонних приложений, что значительно упрощает работу.

Remember the Milk

Одно из тех приложений, которые идеально синхронизируются с календарем Google. Это расширенная версия вашего основного списка дел, позволяющая создавать проекты, напоминания и делиться ими с другими для делегирования задач.

Отслеживайте свое время

Следует учитывать, что важной частью управления временем является понимание того, куда именно вы тратите свои усилия. Хотя мы не говорим, что вы должны отслеживать каждую минуту, тем не менее, вы должны внедрить устройства отслеживания времени, чтобы получить общее представление о том, как вы используете свою энергию.

Toggl

Если вы выставляете счета своим клиентам в соответствии с затраченным временем, Toggl является решением к точному отслеживанию ваших проектов. Это удобное небольшое приложение, которое вы можете использовать как на телефоне, так и на компьютере. Вы можете разделить время в соответствии с проектами, задачами, и вы получите краткое изложение всего в графическом формате.

Это также отличный инструмент для получения представления о том, как вы проводите свое время. Вам может показаться, что вы тратите свое время эффективно, но Toggl может раскрыть недостатки, показывая, сколько времени тратится на серфинг электронной почты, например, в течение дня. Наличие этих знаний поможет вам пересмотреть свой рабочий процесс, чтобы стать более эффективным в будущем.

Техника Помидора

Идеально подходит для тех, кто постоянно борется с выполнением задач. Она разбивает ваше время на 25-минутные рабочие отрезки, за каждым из которых следует небольшой перерыв. Все это стимулирует вас, давая вам вознаграждение в конце каждого рабочего сеанса, что очень эффективно для тех из нас, кто склонен отвлекаться. Вы будете удивлены, как быстро начнет идти время, когда вы освоите эту технику.

Делегирование задач другим членам команды

Неважно, являетесь ли вы начальником отдела, директором компании или просто членом коллектива, возможность делегировать задачи – это важный навык, который вам необходимо освоить.

К счастью, технологии позволили эффективно управлять командой, не требуя постоянных встреч или конференц-связи. Даже если вы не начальник, эти приложения значительно упрощают совместную работу. Они не только позволяют людям знать, над чем им следует работать, но и делают работу в коллективе более эффективной.

Basecamp

Флагманский продукт от 37Signals является эталоном для всех доступных инструментов управления проектами. Он отлично подходит для совместной работы, позволяя каждому члену команды иметь учетную запись, получать разрешения для конкретного проекта, загружать файлы, общаться в чате, создавать списки дел и многое другое. Очень удобен для компаний, работающих в творческой сфере, так как изображения и визуальные эффекты легко размещаются на самом сайте.

Trello

Trello – один из самых популярных инструментов управления проектами. Он позволяет вам создавать проекты, задачи, централизованно общаться с вашей командой и планировать сроки. Хорошо подходит для тех, кто применяет метод тайм-менеджмента Канбан – процесс управления проектами, изобретенный Toyota, но теперь применяется многими стартапами в компаниях по разработке программного обеспечения.

ProofHub

ProofHub – это инструмент управления проектами и совместной работы, который может вписаться в любую корпоративную среду. Он поставляется с интегрированным групповым чатом, быстрым обсуждением проектов, рабочими процессами, отчетами о проектах и многими другими мощными функциями. Он позволяет командам легко и гибко взаимодействовать по каждому проекту, а также доступен для операционных систем Android и iOS.

Asana

Созданная бывшим основателем Facebook, Asana – это инструмент управления проектами, который позволяет легко создавать списки дел для себя и других членов команды. Самое замечательное в этом то, что программа предоставляется бесплатно для 15 членов команды. Учитывая затраты на Basecamp, это хорошая альтернатива.

Оградиться от внешних раздражителей

Причина, по которой технология часто работает против нас, заключается в том, что она отвлекает наше внимание. Вместо того чтобы уделять каждой задаче то внимание, которого она заслуживает в течение длительного периода времени, мы постоянно останавливаемся и начинаем отвлекаться на внешние источники: телефон начинает разряжаться, «срочное» электронное письмо, на которое нужно ответить, ноющий коллега, у которого есть еще один вопрос.

Решение заключается в том, чтобы как можно чаще избегать данных раздражителей и находить время, когда вы полностью лишены общения. Иными словами, вы должны сосредоточиться на одном элементе в своем списке дел и не на чем более. Вместо того чтобы ухудшать ситуацию, технологии могут помочь вам в этом.

Автоответчики электронной почты

Вам не стоит каждый раз отвечать на электронное письмо, как только оно пришло. Попробуйте обучить своих клиентов и коллег перестать полагаться на мгновенные ответы. Если вопрос не является действительно срочным, нужно ли на него так быстро реагировать?

Введите четкую систему ответа на электронную почту в определенные часы. Если есть что-то срочное, люди должны знать, как с вами можно связаться другим способом. Настройте автоответчик электронной почты, который даст отправителям писем понять, когда ожидать ответа. Установите два разных временных интервала, в которых вы отвечаете на электронные письма, и пусть автоответчик позаботится обо всем остальном.

Выключенный смартфон

Смартфоны – это удобные устройства, но если вы не будете осторожны, они могут забрать почти все ваше время. Когда вы находитесь в рабочей зоне, выключите телефон. Если у вас есть конкретные клиенты, которые всегда требуют немедленного внимания, установите для них исключение.

Ваша голосовая почта должна иметь специальное сообщение, которое позволяет клиентам или коллегам узнать, как лучше всего связаться с вами, когда вы недоступны. Чаще всего люди готовы ждать, когда они знают, что получат ответ в определенное время.

Блокировка сайтов

Иногда мы являемся нашими злейшими врагами. Мы знаем, что не должны этого делать, но мы все еще проводим бесчисленные часы, просматривая ленты друзей в Facebook и отвечая на последние обсуждения в Твиттере. Поэтому, за исключением одного или двух часов в день, а может, и ни одного, используйте блокирующие приложения, чтобы держаться подальше от сайтов, которые, как правило, нарушают ваше внимание. Социальные сети должны быть практически недоступными для вас. Отключите все оповещения на телефоне, так как они являются главными нашими раздражителями.

Заключение

Решением к совершенствованию ваших навыков управления временем с помощью технологий заключается в том, чтобы не отвлекаться и не перегружаться. Не стоит быть на связи 24 часа в сутки, перестаньте проверять Facebook каждые 5 минут и не думайте, что электронная почта не может вас подождать. Вместо этого сделайте все так, чтобы технологии работали на вас, а не наоборот.