fbpx

Менеджмент

Тайм-менеджмент. Практические советы по управлению временем

Практические методы управления временем

Многие люди склонны полагать, что новое программное обеспечение, новое поколение компьютеров или обновление смартфона сразу же улучшат их производительность благодаря передовым технологиям. Но это не так.

Сама технология не сделает вас более продуктивным. Что сделает вас более продуктивным, так это использование технологий, основанных на вечных принципах, которые никогда не меняются, независимо от технологических достижений. Например, одна из глав в данной статье, будет говорить о важности ношения с собой календаря, контактов и ваших задач, куда бы вы ни пошли. Марка телефона и его операционная система не так важны, как само правило, которого вы придерживаетесь, следуя этому вечному принципу.

В данной статье мы расскажем об этих упрощенных принципах, и что более важно, как их практиковать, чтобы они стали для вас второй натурой. Именно в привычках, которые вы выработаете, будут происходить самые важные изменения. 

Прежде чем мы перейдем к самой сути данного курса, чтобы высвободить необходимое для вас время, подумайте, что вы будете делать с этим временем, как только его получите. Прямо сейчас, запишите свой ответ на вопрос: «Когда у меня появятся дополнительные 10 часов в неделю я буду…». Поместите этот листок бумаги на видное место, чтобы вы возвращались к нему, когда будете следовать нашим советам. Он будет являться вашей личной мотивацией.

Препятствия на пути производительности

Самым большим препятствием на пути эффективного управления временем является то, что многие люди считают многозадачность эффективным способом решения данной проблемы. На самом деле, это является мифом. Когда вы пытаетесь одновременно выполнять несколько задач, требующих внимания, вы тратите больше времени на каждую из них и при этом, сокращая свою производительность. Это происходит потому, что ваш мозг физически не способен обрабатывать несколько активных задач одновременно. 

Переключение между задачами губительно для эффективного управления временем, потому что:

  • когда вы переключаетесь, количество времени, необходимое для выполнения задач, увеличивается;
  • когда вы переключаетесь, качество вашей работы падает или, другими словами, вероятность ошибок возрастает;
  • когда вы переключаетесь, вы повышаете уровень стресса и простой список действий становится очень напряженным.

Даже с таким количеством устройств, которые экономят время, мы испытываем больший стресс и нехватку времени, чем когда-либо в мировой истории. Во многом это связано с культурным признанием многозадачности.

Чтобы сосредоточиться на поиске большего количества времени, мы рассмотрим три ключевые области: пространство, разум и время. Хотя это может показаться абстрактным, они представляют собой критические компоненты производительности, с которыми вы сталкиваетесь ежедневно.

  1. Первый принцип управления временем – это пространство, т.е. ваше рабочее пространство, физические элементы, которые находятся вокруг вас. Чем больше у вас точек сбора, тем больше переключений вы вынуждены делать. Точки сбора – это любое место, где нежелательные вещи собираются вместе. Это необработанные вещи, которые включают: кучи документов, стопки счетов, ящики, заполненные разными предметами, в том числе и почтовые ящики Outlook, Gmail, квитанции в ваших карманах и т.д.
  2. Второй принцип – это ваш разум. Многие люди используют свой разум в качестве точки сбора, где разные задания, задачи и проекты постоянно вертятся в их головах. Разум, заполненный разными предметами, постоянно находится в состоянии переключения. Это ужасно неэффективно, очень напряженно и является причиной для множества ошибок.
  3. Третий принцип касается самого времени, т.е. правильное распределение вашего времени по степени важности задач. Продуктивные люди овладели способностью делать осознанный выбор в отношении того, на чем они сосредоточат свое время. Они начинают с определения MVA – самых ценных занятий (Most Valuable Actions), затем создают бюджет времени, чтобы эффективно тратить его на эти занятия.

Первый принцип продуктивности: пространство

Мы начнем с определения ваших точек сбора. Помните, что точкой сбора может быть любое место, где вы собираете необработанные элементы, такие как электронная почта, задания, идеи, проекты и т.д. Необработанный означает, что вы еще четко не решили, что с этим делать, когда это делать или где для этого находится место.

Постарайтесь сделать простое упражнение, чтобы определить для себя, сколько точек сбора вы используете. Возьмите лист бумаги и начните записывать каждую точку. Например, если вы используете 3 электронных почтовых ящика, тогда напротив записи, ставьте цифру три. Если у вас на столе две стопки бумаг, то ставьте 2 и так далее. Когда закончите опись, подсчитайте результат.

Чтобы эффективно управлять временем и сократить количество переключений в течение дня, вы должны стремиться иметь не более пяти точек сбора. Назовем их «утвержденными пунктами сбора». Их вы выбираете сами, но мы рассмотрим пять пунктов сбора, которые рекомендуем вам использовать.

  1. Физический почтовый ящик – это место, куда должны идти все физические и необработанные элементы: бумаги, квитанции, журналы, книги, шнуры, кабели, вещи, которые не были убраны. Если у вас есть такая возможность, то выберите большой ящик.
  2. Портативный почтовый ящик. Это переносное расширение вашего почтового ящика, то, что вы можете взять с собой куда угодно. Это не должен быть целый портфель, рюкзак или сумка, а скорее, небольшое отделение внутри.
  3. Блокнот. Они могут быть цифровыми и бумажными различных форм и размеров. Блокноты уникальны тем, что у вас будут всего лишь заметки от комбинации необработанных элементов.
  4. Один электронный почтовый ящик. Вы можете иметь несколько учетных записей электронной почты, но все они должны быть синхронизированы с одним почтовым адресом. Как правило, это легко сделать с помощью всего лишь нескольких изменений настроек.
  5. «Запасная» точка сбора, которую вы можете использовать на свое усмотрение.

Начнем с изучения первой утвержденной точки сбора: вашего физического почтового ящика. Он является наиболее важным инструментом, когда речь идет о сохранности вашего пространства. Данный ящик должен быть основным местом хранения для всех необработанных физических предметов, которые либо являются нерешенными, либо будут решаться в будущем. Там должны находиться бумаги, квитанции, письма, книги, журналы, т.е. то, что является физическим предметом.

Некоторые люди сталкиваются с проблемой продуктивности, когда они позволяют этим вещам накапливаться в разных местах, а затем не найдя нужного документа, откладывают дело на потом. Вместо этого развивайте привычку помещать вещи в данный ящик, а не просто убирать их куда-то. Затем, в назначенное время вы работаете с ним по системе, которую мы рассмотрим позже.

Далее, у нас идет портативный почтовый ящик, который является мобильным расширением ранее рассмотренного нами основного места хранения физических вещей. Его вы можете взять с собой в дорогу с работы, когда идете в магазин, на встречу и т.д.

Когда кто-то вручает вам визитку, квитанцию или лист бумаги, вы просто кладете это в свой портативный ящик. Опять же напомним, что под данным ящиком мы имеем ввиду слот в вашем портфеле или кошельке, а не сам портфель. Если вы не носите с собой портфель, сумку или кошелек, тогда приобретите надежную симпатичную папку для документов и носите ее с собой. Затем, когда вы возвращаетесь в офис просто выгрузите все вещи из нее в ваш основной почтовый ящик. 

Далее рассмотрим блокнот, который является гибкой точкой сбора, которую вы можете взять с собой куда угодно, чтобы очень быстро записать идеи, заметки или следующие шаги ваших действий. Блокнот сочетает в себе рукописные заметки без каких-либо обязательных действий с другими элементами конкретных действий, которые следует предпринять.

Какой блокнот вы можете использовать? Есть два основных варианта: цифровой и бумажный. Многие смартфоны или планшеты позволяют записывать рукописные или быстро набранные заметки в программу блокнота как, например, Evernote. Его можно использовать для сбора рукописных заметок, фотографий или записей голоса. Если вы разбираетесь в технологиях, использование такого приложения для блокнота может быть очень эффективным. Просто убедитесь, что все, что вы используете, синхронизируется на всех устройствах.   

Некоторые люди до сих пор предпочитают пользоваться бумажным блокнотом или в сочетании со смартфоном. Какой бы из блокнотов вы ни использовали, вот несколько рекомендаций по сбору элементов в нем:

  • Во-первых, поскольку в блокноты вы часто будете записывать общую информацию и методы решений необработанных задач, старайтесь четко указывать элементы действий. Отделите их от общих заметок, используя какой-либо символ. Вы можете использовать открытый флаг или круговой знак, чтобы знать, что вам стоит сконцентрироваться на данной задаче.
  • Второе действие заключается в том, что, когда вы возвращаетесь в офис к своему основному пункту сбора, если вы используете бумажный блокнот, срывайте все страницы, чтобы он оказался пустым и поместите в свой основной ящик. В этом случае вы не забудете вернуться к этим страницам, чтобы просмотреть отмеченные действия. Такая практика позволяет вам начинать день с чистого листа, а также избежать многозадачности, отвлекаясь на другие неразрешенные задачи, записанные вами ранее.
  • Если вы используете цифровой блокнот, перемещайте элементы после их обработки в архив.

Теперь настало время обсудить вашу электронную почту. Более детально мы разберем ее в отдельной главе, но здесь немного рассмотрим рекомендации по сокращению количества точек сбора информации. Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, например, учетная запись Gmail, Apple, mail.ru или ukr.net, корпоративная учетная запись Outlook, независимо от того, сколько учетных записей у вас имеется, вам нужно их синхронизировать, чтобы использовать только один сервис.

Некоторые люди предпочитают отделять рабочую и личную почту. Также это может противоречить корпоративным правилам, когда компании требуют использовать их ресурс только в рабочих целях. Если это так, тогда стоит подумать о дополнительной точке сбора. Но если у вас есть такая возможность, то обязательно воспользуйтесь ею.

Рабочее место в тайм-менеджменте

На самом деле вы получите гораздо большую эффективность и продуктивность, если будете обрабатывать всю почту в одном месте. Это также влияет на скорость принятия решений. Синхронизация позволяет вам отвечать на личные сообщения с вашего личного адреса, а на рабочие, соответственно, с рабочего. Это же касается и ваших личных и рабочих подписей в конце ваших писем.  

И последнее, что мы должны рассмотреть, это «запасная» точка сбора, которая может вам понадобиться в соответствии с вашей уникальной ситуацией. Она может служить как дополнительный электронный ящик для ваших личных писем или программа для обмена текстовыми сообщениями типа Viber или Messenger. Еще одной опцией «запасной» точкой может выступать Список дел. Такой список люди используют непосредственно перед самим выполнением задачи. То есть сначала вы вносите задания в этот список, а затем выполняете их один за одним.    

Нужна ли вам «запасная» точка сбора или нет, смотрите по вашей ситуации, но старайтесь не превышать пяти точек сбора всех элементов, с которыми вы работаете. Помните, что все эти места существуют для того, чтобы вы их использовали по их назначению. Старайтесь хранить нежелательные предметы только в этих точках сбора. Привыкайте к тому, чтобы все необработанные предметы находились на своих местах. Это не только уменьшит беспорядок в целом, но и поможет вам оставаться более сосредоточенным и продуктивным.

Второй принцип продуктивности: разум

Главная задача здесь – это иметь ясный ум, не загроможденный задачами, схемами будущих действий и разного рода идеями. Для этого вам понадобится система, которая позволит очистить ваш разум от любых неразрешенных элементов, которые появляются в вашей голове.

В предыдущей главе мы рассмотрели пять утвержденных точек сбора, которые вы можете использовать для организации своего физического пространства. Но они также могут быть использованы для того, чтобы держать разум в стороне от беспорядка. Когда к вам в голову приходит идея, как можно быстрее выкиньте ее из головы и поместите в наиболее удобный для вас пункт сбора элементов. 

Например, если вы вспомнили, что хотите повесить картину на стену у себя дома, тогда запишите эту идею в блокнот. Если вы вспомнили у себя дома, что хотели передать отчет одному из коллег, то скиньте текстовое сообщение или вышлите себе имейл. Или на работе вы вспомнили, что хотели что-то поискать онлайн, тогда действуйте в том же направлении.   

Одно замечание, если со временем вы обнаружите, что лучше справляетесь с одной из этих точек сбора, например, вам проще написать себе электронное письмо, чем оставить заметку в блокноте, тогда постарайтесь как можно больше помещать ваши неразрешенные идеи в эту «любимую» точку сбора.

Чтобы сохранять свою голову ясной от навязчивых мыслей, хорошей практикой является периодическая запись ваших мыслей на чистый лист бумаги или составленный заранее шаблон. Он может включать в себя основные пункты (триггеры) по которым вас часто посещают мысли. Это могут быть несколько пунктов, касающиеся рабочих моментов, как утренние летучки, отчеты, встречи с клиентами. Подумайте о триггерах, касающиеся вашего дома, отдыха, покупок онлайн и т.д. Главная цель здесь – освобождать свой разум от мыслей по основным вашим триггерам и переносить их в установленную форму, по которой вы уже следите за их выполнением. Старайтесь соблюдать периодичность в этом процессе. Возьмите за привычку делать данный процесс раз в три месяца.

На данном этапе важно то, что с этого момента вы перенимаете привычку избавляться от излишеств в вашей голове в тот момент, когда это начинает прерывать ваши мысли. Когда нерешенное задание начинает отвлекать вас, старайтесь немедленно поместить его в утвержденную вами точку сбора. Не позволяйте мыслям скапливаться и помните, что ваш разум не является приемлемым местом сбора необработанных данных.

Третий принцип продуктивности: время

Самым важным инструментом в управлении временем является ваш календарь. Это настолько важный инструмент, что он заслуживает нашего внимательного рассмотрения. Имеются два основных вида календарей: бумажные и цифровые. Большинство людей сейчас используют цифровые календари, но мы для начала коротко рассмотрим бумажные.

Бумажные планировщики доступны по цене, им можно быстро воспользоваться и достаточно удобно делать записи. Если вы решите использовать бумажный календарь, тогда найдите вариант с еженедельным просмотром, на котором отмечены часы каждого дня. Если планировщик не показывает часы, он перестает быть эффективным. Однако у бумажного календаря есть некоторые недостатки:

  • Во-первых, у него есть ограничения, когда речь идет о повторяющихся встречах. Допустим, каждый вторник в 3 часа у вас назначена встреча с коллегой. Отметить это в календаре очень сложно, т.к. придется сделать такую запись несколько десятков раз.
  • Во-вторых, такие календари могут быть довольно громоздкими;
  • В-третьих, если вы потеряете его, вы потеряете все записи.

Поэтому мы рекомендуем использовать только цифровые календари. Идеальным вариантом для вашего цифрового календаря является календарь для смартфона, который автоматически синхронизируется через облако с вашим ноутбуком или настольным компьютером.  

Это гарантирует, что ваш календарь постоянно обновляется, выглядит одинаково независимо от того, какое устройство вы используете, и что ваши данные легко восстанавливаются на случай, если вы потеряете ваш смартфон или он выйдет из строя.

Помните о совместимости операционных систем. Если вы используете календарь от Google, тогда выбирайте смартфон или планшет на Android. То же самое с Apple. Хотя, возможно, и совместное использование разных устройств, цель здесь – уменьшить сложность и количество потенциальных переключений внимания в течение дня.

Как уже было написано, календарь является основным инструментом для успешного управления временем, и его использование должно быть эффективным. Существует шесть принципов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от вашего календаря.

Во-первых, думайте о своем календаре как о бюджете вашего времени. Время не всегда деньги, но оно ведет себя как деньги. У каждого из нас есть недельный лимит в 168 часов. Это ваш максимальный бюджет времени. Вы должны жить в рамках этого бюджета и никогда не переплачивать. Если вы переплачиваете, тогда вам необходимо платить проценты вашим временем. Проценты по времени означают затраты на переключение, а стоимость переключения означает, что на действия расходуется больше времени, вы будете совершать больше ошибок и повышать уровень стресса.

Таким образом, использование календаря является необходимым. Составляйте свое расписания, чтобы контролировать свое время. Это поможет вам автоматически отслеживать ваш бюджет времени и поможет вам избежать перерасхода.

Это приводит ко второму принципу: избегайте двойного бронирования. Когда вы назначаете несколько дел на одно время, даже если вы думаете, что что-то отмениться, вы создаете ситуацию, в которой вас соблазнит многозадачность. Вам придется часто перепланировать расписание и перепроверять ваши записи.

Третий принцип поможет вам избежать двойного планирования, а именно: никогда не записывайтесь на прием или встречу, не записав это в свой календарь. Иногда люди назначают встречу и говорят: «Давай пообедаем на следующей неделе, или я позвоню тебе в следующий вторник», но они не включают это в свой календарь. Избегайте этой ошибки. Это заставляет вас думать о ваших обязательствах.

В-четвертых, отдых и затраты времени на перемещение. Другими словами, избегайте встреч, идущих друг за другом: 1:00, 2:00, 3:00. Это не практично и нереально, особенно в современном мире, перегруженном информацией. Оставляйте время на отдых и на подготовку к следующей встрече, а также чтобы добраться до пункта назначения. 

В-пятых, считайте свой календарь обязательством. Это обязательство перед другими и перед собой. Когда вы планируете время в календаре, придерживайтесь его. Календарь не место для «возможно» или «скорее всего», а место для крайних сроков и их выполнения. Все, что имеет крайний срок или выполняется дольше 15-ти минут, должно идти в ваш календарь.

И шестой принцип: думайте далеко в будущее. Начните разрабатывать привычку более далекого планирования, и вы будете испытывать меньше стресса и меньше давления, чтобы держать эти планы у себя в голове. 

Чем больше вы используете эти шесть принципов ведения календаря, тем большего контроля вы добьетесь над своим временем.

Еще одним важным моментом в способности контролировать ваше время является слово «Нет». Мы опишем пару идей, как вы можете сказать «нет» другим в более изящной и тактичной форме. По мере того как вы становитесь более продуктивным и лучше управляете своим временем, другие люди, видя ваш успех, захотят привлечь вас в свои проекты или найти для вас другие задания. Это не значит, что вы должны всегда говорить «нет», но это должно быть не чаще, чем вы говорите «да».

Ваше время ограничено, поэтому когда вы говорите «да» одному делу, вы фактически говорите «нет» чему-то другому. А значит вы должны предпринять следующее:

  • Просите отправлять вам запросы по электронной почте. Это даст вам время для рассмотрения запроса в спокойной обстановке, где вы можете просмотреть свой календарь и определить, действительно ли у вас есть на это время. Запрашивая запрос по электронной почте, вы можете подготовить более дипломатичный ответ в письменном виде, а не извиняться человеку лично, потому что вам неудобно отказать.
  • Если вашей помощи просит ваш начальник или клиент, тогда целесообразно ответить «да». Но для начала убедитесь, что вам озвучили все сроки реализации данного задания. Например, предположим, что ваш начальник просит вас предоставить ему отчет. Вы можете задать вопрос «Когда крайний срок для данного отчета?». Так вы сможете правильно распределить свое время в календаре по приоритетности задач. Распространенная ошибка руководителей заключается в том, что они делегируют множество заданий своим сотрудникам, но не устанавливают четких сроков. Помните, что вопрос «Когда?» в данной ситуации, имеет схожее значение со словом «Нет», когда вы употребляете его, отвечая на запросы своих коллег.

В некоторых ситуациях вы можете и не говорить слово «нет» но можете сказать «не сейчас, а позже». Научившись тактично употреблять слово «нет», вы защитите свой бюджет времени и сможете концентрироваться на наиболее важных делах.

Подготовка к действию

До этого момента мы рассматривали принципы продуктивности. Но как эти принципы реализовать? Следующие главы данной статьи посвящены практической реализации вашей стратегии управления временем. Для этого позаботьтесь, что следующие предметы имеются у вас под рукой (количество и размер зависит от вашей должности и роли):

  • большая коробка или глубокий отдел в вашем рабочем ящике для всех входящих документов;
  • восемь больших картонных коробок;
  • электронный этикетировщик на батарейках;
  • если вы работаете с DVD дисками, тогда обзаведитесь специальной папкой для дисков;
  • набор подвесных папок с файлами, которые соответствуют размеру вашего ящика;
  • набор «манильских папок», около 100 штук;
  • набор пластиковых лотков в количестве 6 штук с горизонтальной загрузкой. Они будут использоваться для временного размещения обработанных документов;
  • гаджет, в котором присутствует удобный календарь.

Инструменты в тайм-менеджменте

Если все это у вас есть в наличии, тогда пришло время перейти к практическим действиям.

Работа с основным почтовым ящиком

Первое, чем вам стоит заняться – это собрать необработанные элементы в основной ящик, чтобы сократить количество физических точек сбора. Обработанными элементами считаются те, если вы знаете, что с этим делать, когда это делать и к чему это относиться. Если какая-то вещь не отвечает на эти три вопроса, тогда она не обрабатывается и ее следует убрать.

Прежде чем начать убирать элементы, вы должны четко понимать, что следует собирать, а что нет. Если вещь находится на своем месте, как компьютерная мышка или органайзер, тогда убирать их не стоит. Но если имеются другие элементы на месте нужных вещей, допустим, стикеры на вашем мониторе, тогда их нужно убрать в основной почтовый ящик (коробку).

Если вы используете коробки, тогда назовите одну из них – «коробка на эту неделю». По мере того как вы проходите процесс сбора, задайте один вопрос по каждому предмету: мне нужно это сейчас или нужно будет в течение недели? Если второе, тогда помещайте этот предмет в недельную коробку.

Это различие позволяет вам разрабатывать свои системы управления временем, не углубляясь в вещи с более низким приоритетом. Поместите все остальное в другие коробки. Не выбрасывайте ничего и не сортируйте. Вам это нужно проделать только один раз, т.к. тайм-менеджмент не предусматривает периодической сортировки вещей, а только следование основным правилам.

Мы уже упоминали о стикерах на вашем столе, т.к. ваши заметки будут записываться в ваш календарь, вы можете убрать их в основной ящик. Если на каком-то стикере у вас записано задание на эту неделю, тогда поместите его в недельную коробку.

Переходите к следующему предмету, который делит место с элементом, находящимся на своем месте. Допустим, ножницы делят место с нужной вам ручкой. Тогда уберите ножницы в какой-то ящик. У вас в тетради записано задание на эту неделю, тогда вырвете лист с заданием и поместите его в недельную коробку и т.д.

Пользуйтесь этикетировщиком, чтобы создавать ярлыки на коробках, в которых вы распределяете ваши вещи. Если в какую-то коробку вы складываете цветные ручки, тогда отметьте это на коробке для идентификации. Ярлыки ставьте на видном для вас месте и сильно ими не перегружайте.

Вот полезное правило для создания «домов» для ваших элементов:

  • вещи, которые вы используете несколько раз в день, такие как ручки, степлер или маркер, вы можете хранить в легкодоступном месте;
  • вещи, которые вы, возможно, используете раз в неделю, храните в ящиках;
  • вещи, которыми вы пользуетесь реже одного раза в месяц, вы можете оставить вне комнаты. И старайтесь ничего не выбрасывать кроме очевидного мусора.

Подведем итог. Сначала переместите все необработанные предметы в один большой почтовый ящик. Далее, поместите предметы, к которым вам нужно вернуться на этой неделе в выбранный вами недельный ящик. Старайтесь ничего не выбрасывать. Отделите предметы, которые соседствуют с элементами, находящиеся на своем месте. Уберите все ваши папки и файлы в коробку (ящик). При необходимости используйте больше коробок. И последнее, маркируйте «дома» ваших предметов для быстрой идентификации.

Когда вы разобрались с вашим рабочим местом, тщательно осмотрите весь свой офис или кабинет. Не упускайте ничего лишнего, даже плакаты или графики, находящиеся за шкафом. Все это сложите в ваши коробки.

Будьте внимательны, когда дело доходит до сбора. Если вы все сделаете правильно, то вам больше не придется это повторять. У вас может возникнуть вопрос о крупных предметах. Допустим, у вас есть картина, которую нужно повесить или подаренный сувенир в виде парусника, и они больше по размеру ваших коробок. В таком случае запишите себе заметку с действиями и положите ее в один из утвержденных вами пунктов сбора.

После окончания работы в офисе переходите на ваш автомобиль, домашний офис и даже, гараж. Вы также должны поработать в данных места, т.к. вам необходимо быть экспертом в процессе сбора.

После того как вы завершите весь процесс сбора для каждого аспекта вашей жизни, вы обнаружите, что сформировалась сильная привычка, и вам будет легче избежать возврата к уборке и чистке вашего рабочего пространства.

Сейчас, скорее всего, у вас возник главный вопрос: «А что теперь с этим всем делать?». В следующих разделах мы покажем вам, как обрабатывать каждый элемент во всех этих коробках. Мы не собираемся делать все сразу. Мы собираемся делать один шаг за раз, помогая вам освоить новые привычки и новую мышечную память, так что довольно скоро правильная обработка всех этих предметов станет для вас второй натурой.   

Понятие обработки

После того как вы завершили процесс сбора, пришло время обработать каждый элемент из ваших коробок, которые мы называем папкой «входящие». Обработка – это простой процесс принятия решений, основываясь на следующих вопросах: какой следующий шаг чтобы завершить это? Когда вы собираетесь это сделать? Где находится правильное место для этого элемента? Т.е. три вопроса «какой, когда и где» лежат в основе системы обработки.

Первый шаг системы обработки «какой, когда и где» – это взять только один предмет из утвержденной точки сбора и задать себе вопрос: «Каков следующий шаг?». То есть какой следующий шаг, чтобы вы продвинулись к завершению задачи (проекта, отчета). Второй вопрос: «Когда это будет сделано?». Когда у вас будет свободное время, чтобы сделать этот шаг. Должны ли вы сделать это сейчас? Или может быть позже? Когда это время? И последний вопрос «Где должно быть правильное место для этого предмета?». Должны ли вы выкинуть этот предмет или оставить в ящике? Привыкайте задавать себе эти три вопроса каждый раз, когда вы берете предмет во время обработки.

В процессе обработки ваших элементов в папке «входящие», важно помнить, что, спрашивая себя «Каков следующий шаг?» вы можете принять решение не только о самостоятельном завершении задания, но и делегировать это кому-то еще. Просто есть люди, которые более компетентны в каких-то вопросах и могут завершить задание с меньшей затратой времени. Поэтому в тайм-менеджменте вопрос делегирования является очень актуальным.

После того как вы определились, каким будет следующий шаг, вы можете решить, когда вы совершите его. Это не относится ко всей вещи или проекту, которые вы обрабатываете, а только к конкретному шагу, с которым вы определились.

Выберите конкретное время, например, следующий вторник в три часа дня или даже прямо сейчас. Но как узнать, когда лучше? Для этого есть несколько правил:

  • во-первых, если задание можно завершить за 5 минут или меньше, сделайте это прямо сейчас;
  • во-вторых, если что-то занимает более 15 минут, даже если у него нет крайнего срока или степени важности, то это должно быть запланировано в календаре;
  • в-третьих, все остальные шаги, которые занимают от 5 до 15 минут и нечувствительны ко времени, должны отмечаться в списке задач. Список задач особенно эффективен для коротких и гибких действий. Если у вас появляется свободное время в вашем календаре, тогда переносите задание из списка задач в ваш календарь.
  • в-четвертых, группируйте задачи. Например, если у вас есть ряд счетов для оплаты, тогда имеет смысл отметить в календаре повторяющийся день и время, чтобы оплачивать все счета одновременно.

Теперь рассмотрим вопрос, где должен находиться рассматриваемый вами элемент. Так как у каждого элемента должно быть свое физическое или цифровое место, то полезно будет применить следующие правила:

  • Предметы одного типа должны быть сгруппированы вместе и храниться отдельно от всего остального. В дальнейшем вам будет легче отыскать или удалить данный элемент. Здесь вы можете использовать такие места хранения как папки, коробки, полки или лотки.
  • Для физических предметов используйте фразу «если сомневаешься, выбрось его». Для цифровых элементов фраза следующая: «если сомневаешься, лучше оставь». Различия в том, что хранение цифровых элементов не требует физического места.
  • Храните все контакты в одном месте и классифицируйте все свои задачи и элементы календаря. Например, пользуясь электронным планировщиком, вы можете синхронизировать все контакты в одном месте. Также классифицируйте события в вашем гаджете, например, по месту встречи или по определенному человеку.

Теперь рассмотрим, как упростить и ускорить процесс работы с бумажными элементами. Для этого используйте простую алфавитную систему. Установите подвесные папки с файлами и пометьте каждую папку в алфавитном порядке, при этом не используйте буквы «ь», «ъ», «ы», «й», а редкие буквы как «ш», «щ» вы можете объединить в одной папке.

Всякий раз, когда у вас появляется новый документ, который вам нужно сохранить, вы извлекаете манильскую папку, записываете на ней то, что вы собираетесь поместить и кладете внутрь данный документ. Затем поместите манильскую папку внутрь файла подвесной папки, которая отмечена буквой вашего документа. Используйте манильскую папку, а не помещайте предметы прямо в файлы подвесных папок. Это облегчит поиск документов в будущем.

Создавая клиентскую базу или базу поставщиков, вы можете действовать таким же самым образом. Записываете название компании на манильской папке и помещаете ее в файл подвесной папки в алфавитном порядке. Если вы работаете в крупной компании, то вероятно, там уже существует хорошо отлаженная система учета. Так что просто используйте то, что там уже работает.

Для индивидуальной работы из домашнего офиса или для малого бизнеса создайте набор из 12 подвесных папок. По одной на каждый месяц года. Затем, когда вы получаете выписку или квитанцию, т.е. любой финансовый документ, он помещается в месяц, которым датирована папка. Храните несколько таких наборов в течение срока, установленного вашим государством для документов учета.

Теперь настал момент рассмотреть процесс обработки цифровых элементов, кроме электронной почты. Вот несколько советов:

  • Во-первых, если вы используете компьютер, который содержит как личные, так и рабочие файлы, создайте две основные папки: «личное» и «работа».
  • Во-вторых, создайте широкий список категорий в этих папках. Например, в папке «Работа» у вас могут находиться подпапки «Маркетинг», «Персонал», «Продажи», «Встречи» и т.д.
  • В-третьих, вы можете создать еще один слой подпапок. Например, в папке «Встречи» у вас могут быть подпапки с раздаточным материалом, наработками, графиками, вопросами и т.д.

Идти глубже не рекомендуется. В противном случае вы будете тратить слишком много времени на сортировку и упорядочивание элементов, что на самом деле не является необходимым в сегодняшнюю эпоху все более эффективных поисковых систем. После того как вы создадите все категории и подпапки, очень полезно иметь в каждой из них папку под названием «Старые». Туда вы перемещаете все обработанные элементы. И не забывайте за резервное копирование ваших файлов. Найдите более подходящий продукт для вашей защиты от непредвиденных ситуаций с вашим компьютером.

Все то, что уже было рассмотрено в данной главе, попробуем продемонстрировать на практике. Для начала начнем с простого элемента, чтобы вы понимали сам механизм обработки элементов из папки «Входящие».

Первым элементом у нас будет выписка из банка. Сначала мы спросим: «Какой следующий шаг?». Наш следующий шаг – просмотреть ее и проверить все ли там в порядке. Следующий вопрос «Когда этот шаг будет сделан?». Мы это можем сделать в течение менее пяти минут, поэтому нет нужды что-то планировать, а сделаем мы это прямо сейчас. Далее «где место данной выписки?». В данном случае, ее место у нас в руках.

После того как мы просмотрели данный элемент, мы его еще не обработали. Так как это финансовый документ, мы должны его сохранить, а значит мы обработаем его снова, применяя те же вопросы. Какой следующий шаг? Нам надо сохранить данную выписку. Когда это будет сделано? Прямо сейчас. Где ее место? Ее место в папке с финансовыми документами, которая находится в подвесной папке. 

Теперь возьмем элемент, который немного сложнее, и требует от нас немного больше действий, чем просто сохранить или выбросить. Допустим, мы получили приглашение от нашего поставщика посетить презентацию его нового продукта через 3-4 месяца.

Каков следующих шаг? Нам нужно отправить ответ поставщику. Когда это будет сделано? 3-4 месяца довольно гибкий срок. Можно ли это сделать прямо сейчас? Т.к. в этом нет срочности и приготовление письма и сверка с нашим календарем может занять от пяти до пятнадцати минут, то целесообразно будет отметить это в списке задач.   

Мы можем воспользоваться календарем Google и создать в нем новый календарь под названием «Список задач». Это не твердые обязательства в нашем графике, а просто напоминание о том, когда мы, скорее всего, будем их выполнять. Здесь мы выберем всплывающее уведомление через 3 дня в 15:00. И запишем краткое уведомление, чтобы ответить на письмо-приглашение от поставщика.

Использование календаря в тайм-менеджменте

Старайтесь выработать в себе привычку обрабатывать элементы таким образом. Не бойтесь сложных, на первый взгляд, тренировок. Приспосабливайте свой мозг к обработке элементов с помощью вопросов «Какой?», «Когда?» и «Где?».

Обработка электронной почты

Некоторые люди хранят электронную почту, чтобы это служило им напоминанием о том, что им нужно сделать в будущем, т.е. о неразрешенных задачах. Другие, хранят электронную почту, потому что боятся потерять нужную информацию. А кто-то полагается на непрочитанные электронные письма, чтобы потом их просмотреть. Эти привычки затрудняют поиск того, что вам нужно. Они также вредят вашему вниманию, потому что, когда вы просматриваете список электронных писем, это приводит к переключению задач, основному виновнику неэффективности. Вместо этого сосредоточьтесь на общем количестве писем в вашем почтовом ящике и установите цель, чтобы ваш почтовый ящик был полностью пустым.

Большинство людей создают отдельные папки в почтовом ящике и помещают туда письма, тщательно сортируя их по задачам, людям, времени и т.д. Но это совсем неэффективно, т.к. чтобы найти нужное письмо в десятках или сотнях имейлов в каждой категории, нужно прибегать к поиску по ключевым словам, или отправителю. Это значит, что не стоит тратить время на обработку каждого письма и решения, куда его поместить, а просто скидывать все в папку «архив» и пользоваться поиском.  

Еще один полезный совет при работе с электронной почтой – пользоваться настройками фильтрации. Например, вы получаете письма с акциями вашего любимого магазина одежды. Вам не нужно, чтобы эти письма постоянно приходили в папку «входящие», т.к. такое письмо не требует от вас немедленного действия и у него низкая степень важности. Для этого воспользуйтесь функцией фильтрации (для Gmail она находиться в верхнем меню над письмом) и создайте правило. Вы можете создать для вашего магазина ярлык и с помощью фильтрации программа сама будет отправлять все письма от вашего магазина в именной ярлык. В свободное время или перед покупкой вы можете просмотреть письма с акциями магазина.

Использование фильтрации в gmail

Используйте фильтрацию для всех информационных писем таких, как: акции магазинов, интернет-компаний и т.д. Но важно понимать, что не стоит устанавливать правила для писем, которые требуют ручной обработки. В противном случае вы можете случайно создать другую точку сбора электронной почты. Поэтому внутрикорпоративные имейлы обрабатывайте с помощью тех же известных вопросов «Какой», «Когда» и «Где», а затем отправляйте в архивную папку.

Теперь рассмотрим пример обработки электронных писем. Мы получили письмо от Виктории, где она просит посетить встречу в следующий вторник в 14:00. Каков следующий шаг? Мы должны свериться с нашим календарем. Когда это будет сделано? Мы можем сделать это прямо сейчас. Мы видим, что на это время мы запланировали подготовку отчета. Поэтому нам следует запустить процесс обработки еще раз. 

Какой следующий шаг? Отправить ей письмо, предложив новое время. Когда это будет сделано? Это не займет более пяти минут, поэтому сделаем это сейчас. Где место для этого письма? Когда мы закончим, отправим его в архив. Мы пишем письмо, что в следующий вторник мы будем свободны в 15:30, отправляем письмо и кладем его в архив.

Когда Виктория подтвердит время, мы создадим для себя напоминание, скопировав и вставив детали с письма. В таком случае мы создадим напоминание в списке задач, а не в календаре. Озаглавим напоминание как «Назначенная встреча с викторией» и вставим детали одного из письма, которые нам напомнят о самой сути данной встречи. После сохранения мы отправляем письмо в архив.

Пример использования списка задач в тайм-менеджменте

Обработка электронной почты очень похожа на обработку физических элементов. Сама среда и инструмент, который вы используете, отличаются, но принцип остается неизменным.

Теперь попробуйте запланировать для себя время, чтобы обработать ваш почтовый ящик. Старайтесь выделять один час на обработку 100 писем. Помните, что ваша папка «входящие» должна быть полностью пустой.

В будущем старайтесь не проверять электронную почту постоянно, иначе вы вернетесь к очень неэффективной привычке переключения задач. Вместо того чтобы держать электронную почту открытой в течение всего дня, регулярно планируйте время для ее проверки. Конкретное время и частота не имеют значения, только если это запланировано. Но планируйте график исходя из вашей должности и отрасли, в которой вы работаете.

Начните с проверки вашего ящика два раза в день: утром и после обеда по 15 минут каждый. Если у вас возникнут трудности, тогда запланируйте проверку 3 раза в день, но не более 15 минут за раз. Это позволит вам заниматься только неотложными вопросами, теми, которые необходимо решать сегодня.

Ваш бюджет времени

Первый шаг к созданию бюджета времени – это понять разницу между рабочим и личным временем. Основная трудность в сохранении данного баланса заключается в том, что люди не проводят четкого разграничения между ними. Рабочее время включает в себя время, потраченное на саму работу, время на дорогу до работы и обратно и время, затраченное на размышления о работе в домашних стенах. Все остальное считается вашим личным временем, включая время на отдых, сон, употребления пищи и время на семью. Чтобы оставаться продуктивным и выдержать правильный баланс, очень важно установить границу в вашем графике между рабочим временем и вашим личным.

Многие люди, особенно те, кто по своей сути очень мотивированы, придерживаются позиции, что они должны работать до тех пор, пока работа не будет выполнена. Но реальность такова, что, хотя вы можете быть в какой-то степени успешными, работая долгие часы, вы можете быть еще более успешными и продуктивными, заканчивая работать в определенные часы. Когда вы четко определяете финишную черту в своем рабочем дне, которая гласит: «Я не буду пересекать эту черту между рабочим временем и моим личным», это заставляет вас более эффективно использовать свой бюджет времени.

Помните, время всегда будет заполнять пространство, которое вы ему даете. Если вы отводите слишком много времени на работу, вы автоматически заполняете это пространство. Вместо этого проведите четкую границу работа – личная жизнь и обнаружите, что вы можете сделать столько же, но вы будете более эффективным.

Если вы привыкли работать до 9-10 часов вечера, попробуйте создать границу в 8:30. Назначьте окончание рабочего дня в пятницу на 5 часов и запретите себе работать по выходным. Попробуйте назначить в своем календаре повторяющуюся встречу с надписью: «Рабочее время окончено». Установив эту границу в вашем календаре, вы начнете идти по пути большего баланса и повышения производительности.

Теперь немного рассмотрим вопрос о ваших самых ценных видах деятельности (MVA), которые вы выполняете на работе. Обычно люди тратят 80% времени на менее важные задачи, с которыми они сталкиваются в рабочее время. Мы не берем в расчет время, затраченное на дорогу. Вам достаточно определить два вида деятельности, которые, на ваш взгляд, являются самыми ценными для вашей роли. Вы можете определить это простым упражнением.

Возьмите лист бумаги и разделите его пополам. Слева напишите виды деятельности, которые вы выполняете в течение дня. Например, управление сотрудниками, обзор рынков, написание пресс-релизов, бронирование билетов и т.д. Справа, напротив каждого вида, напишите месячную оплату, если бы эту работу выполняли не вы, а разные люди. Пишите приблизительно, здесь точность не так важна. Для вашей помощи возьмите эти данные из интернет-ресурсов по поиску работы.

После того как вы создали рейтинг для всех видов деятельности, вы сможете легко определить два самых важных. Они как раз и оказывают наибольшее влияние как на вашу компанию, так и на вашу карьеру. 

Когда вы определили ваши MVA, пришло время открыть календарь и составить ваш бюджет времени. Постарайтесь выделить 40% вашего рабочего времени на эти два вида деятельности. Например, ваша рабочая неделя состоит из 40 рабочих часов, тогда вам следует выделить 16 часов в неделю на два самых важных вида вашей деятельности, т.е. по 8 часов на каждое задание. Для начала определите те дни, когда у вас меньше всего встреч или когда вас меньше всего отвлекают.

Допустим, у вас относительно спокойно в пятницу, когда вы можете посвятить весь день одной ценной деятельности. Вторые 8 часов, вы можете разделить по 4 часа в среду и четверг до обеда. Откройте свой календарь, создайте новый календарь «Бюджет времени» и отметьте повторяющуюся заметку на 4 часа в среду и четверг, и на целый рабочий день пятницы. Это нужно для того, что все другие задания, о которых вас будут просить, должны переноситься на другие даты или время. Вы зарезервировали для себя время на самые важные задания и другим тут нет места.

Для многих людей, защита вашего бюджета времени не должно быть проблемой. Поэтому обращайтесь к нему всякий раз, когда вас просят о встречи или когда вы планируете какую-либо работу для себя.

Заключение

Мы рассмотрели с вами практические действия по управлению вашим временем. Мы надеемся, что вы проделывали всю работу вместе с чтением данной статьи. Если вы не сделали этого, тогда вернитесь к ней, когда вы будете готовы к действиям. Мы также рекомендуем вам возвращаться к данному материалу каждые три месяца. Не бойтесь тех изменений, которые могут произойти в вашем рабочем процессе, важно, чтобы вы выработали для себя привычку следовать данным принципам.