Менеджмент

Эффективное применение тайм-менеджмента. Часть 2

Применение тайм-менеджмента

Это вторая глава одной общей статьи об управлении временем. Чтобы начать читать с первой главы, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Содержание статьи:

  1. Работа с основным почтовым ящиком
  2. Понятие обработки
  3. Обработка электронной почты

До этого момента мы рассматривали принципы продуктивности. Но как эти принципы реализовать? Следующие главы данной статьи посвящены практической реализации вашей стратегии тайм менеджмента. Для этого позаботьтесь, что следующие предметы имеются у вас под рукой (количество и размер зависит от вашей должности и роли):

  • большая коробка или глубокий отдел в вашем рабочем ящике для всех входящих документов;
  • восемь больших картонных коробок;
  • электронный этикетировщик на батарейках;
  • если вы работаете с DVD дисками, тогда обзаведитесь специальной папкой для дисков;
  • набор подвесных папок с файлами, которые соответствуют размеру вашего ящика;
  • набор «манильских папок», около 100 штук;
  • набор пластиковых лотков в количестве 6 штук с горизонтальной загрузкой. Они будут использоваться для временного размещения обработанных документов;
  • гаджет, в котором присутствует удобный календарь.

Манильские и подвесные папки в тайм менеджменте

Если все это у вас есть в наличии, тогда пришло время перейти к практическим действиям.

Работа с основным почтовым ящиком

Первое, чем вам стоит заняться – это собрать необработанные элементы в основной ящик, чтобы сократить количество физических точек сбора. Обработанными элементами считаются те, если вы знаете, что с этим делать, когда это делать и к чему это относиться. Если какая-то вещь не отвечает на эти три вопроса, тогда она не обрабатывается и ее следует убрать.

Прежде чем начать убирать элементы, вы должны четко понимать, что следует собирать, а что нет. Если вещь находится на своем месте, как компьютерная мышка или органайзер, тогда убирать их не стоит. Но если имеются другие элементы на месте нужных вещей, допустим, стикеры на вашем мониторе, тогда их нужно убрать в основной почтовый ящик (коробку).

Если вы используете коробки, тогда назовите одну из них – «коробка на эту неделю». По мере того как вы проходите процесс сбора, задайте один вопрос по каждому предмету: мне нужно это сейчас или нужно будет в течение недели? Если второе, тогда помещайте этот предмет в недельную коробку.

Это различие позволяет вам разрабатывать свои системы управления временем, не углубляясь в вещи с более низким приоритетом. Поместите все остальное в другие коробки. Не выбрасывайте ничего и не сортируйте. Вам это нужно проделать только один раз, т.к. тайм-менеджмент не предусматривает периодической сортировки вещей, а только следование основным правилам.

Мы уже упоминали о стикерах на вашем столе, т.к. ваши заметки будут записываться в ваш календарь, вы можете убрать их в основной ящик. Если на каком-то стикере у вас записано задание на эту неделю, тогда поместите его в недельную коробку.

Переходите к следующему предмету, который делит место с элементом, находящимся на своем месте. Допустим, ножницы делят место с нужной вам ручкой. Тогда уберите ножницы в какой-то ящик. У вас в тетради записано задание на эту неделю, тогда вырвете лист с заданием и поместите его в недельную коробку и т.д.

Пользуйтесь этикетировщиком, чтобы создавать ярлыки на коробках, в которых вы распределяете ваши вещи. Если в какую-то коробку вы складываете цветные ручки, тогда отметьте это на коробке для идентификации. Ярлыки ставьте на видном для вас месте и сильно ими не перегружайте.

Вот полезное правило для создания «домов» для ваших элементов:

  • вещи, которые вы используете несколько раз в день, такие как ручки, степлер или маркер, вы можете хранить в легкодоступном месте;
  • вещи, которые вы, возможно, используете раз в неделю, храните в ящиках;
  • вещи, которыми вы пользуетесь реже одного раза в месяц, вы можете оставить вне комнаты. И старайтесь ничего не выбрасывать кроме очевидного мусора.

Подведем итог. Сначала переместите все необработанные предметы в один большой почтовый ящик. Далее, поместите предметы, к которым вам нужно вернуться на этой неделе в выбранный вами недельный ящик. Старайтесь ничего не выбрасывать. Отделите предметы, которые соседствуют с элементами, находящиеся на своем месте. Уберите все ваши папки и файлы в коробку (ящик). При необходимости используйте больше коробок. И последнее, маркируйте «дома» ваших предметов для быстрой идентификации.

Когда вы разобрались с вашим рабочим местом, тщательно осмотрите весь свой офис или кабинет. Не упускайте ничего лишнего, даже плакаты или графики, находящиеся за шкафом. Все это сложите в ваши коробки.

Будьте внимательны, когда дело доходит до сбора. Если вы все сделаете правильно, то вам больше не придется это повторять. У вас может возникнуть вопрос о крупных предметах. Допустим, у вас есть картина, которую нужно повесить или подаренный сувенир в виде парусника, и они больше по размеру ваших коробок. В таком случае запишите себе заметку с действиями и положите ее в один из утвержденных вами пунктов сбора.

После окончания работы в офисе переходите на ваш автомобиль, домашний офис и даже, гараж. Вы также должны поработать в данных местах, т.к. вам необходимо быть экспертом в процессе сбора.

После того как вы завершите весь процесс сбора для каждого аспекта вашей жизни, вы обнаружите, что сформировалась сильная привычка, и вам будет легче избежать возврата к уборке и чистке вашего рабочего пространства.

Сейчас, скорее всего, у вас возник главный вопрос: «А что теперь с этим всем делать?». В следующих разделах мы покажем вам, как обрабатывать каждый элемент во всех этих коробках. Мы не собираемся делать все сразу. Мы собираемся делать один шаг за раз, помогая вам освоить новые привычки и новую мышечную память, так что довольно скоро правильная обработка всех этих предметов станет для вас второй натурой.   

Понятие обработки

После того как вы завершили процесс сбора, пришло время обработать каждый элемент из ваших коробок, которые мы называем папкой «входящие». Обработка – это простой процесс принятия решений, основываясь на следующих вопросах: какой следующий шаг чтобы завершить это? Когда вы собираетесь это сделать? Где находится правильное место для этого элемента? Т.е. три вопроса «какой, когда и где» лежат в основе системы обработки.

Обработка вещей в тайм-менеджменте

Первый шаг системы обработки «какой, когда и где» – это взять только один предмет из утвержденной точки сбора и задать себе вопрос: «Каков следующий шаг?». То есть какой следующий шаг, чтобы вы продвинулись к завершению задачи (проекта, отчета). Второй вопрос: «Когда это будет сделано?». Когда у вас будет свободное время, чтобы сделать этот шаг. Должны ли вы сделать это сейчас? Или может быть позже? Когда это время? И последний вопрос «Где должно быть правильное место для этого предмета?». Должны ли вы выкинуть этот предмет или оставить в ящике? Привыкайте задавать себе эти три вопроса каждый раз, когда вы берете предмет во время обработки.

В процессе обработки ваших элементов в папке «входящие», важно помнить, что, спрашивая себя «Каков следующий шаг?» вы можете принять решение не только о самостоятельном завершении задания, но и делегировать это кому-то еще. Просто есть люди, которые более компетентны в каких-то вопросах и могут завершить задание с меньшей затратой времени. Поэтому в тайм-менеджменте вопрос делегирования является очень актуальным.

После того как вы определились, каким будет следующий шаг, вы можете решить, когда вы совершите его. Это не относится ко всей вещи или проекту, которые вы обрабатываете, а только к конкретному шагу, с которым вы определились.

Выберите конкретное время, например, следующий вторник в три часа дня или даже прямо сейчас. Но как узнать, когда лучше? Для этого есть несколько правил:

  • во-первых, если задание можно завершить за 5 минут или меньше, сделайте это прямо сейчас;
  • во-вторых, если что-то занимает более 15 минут, даже если у него нет крайнего срока или степени важности, то это должно быть запланировано в календаре;
  • в-третьих, все остальные шаги, которые занимают от 5 до 15 минут и нечувствительны ко времени, должны отмечаться в списке задач. Список задач особенно эффективен для коротких и гибких действий. Если у вас появляется свободное время в вашем календаре, тогда переносите задание из списка задач в ваш календарь.
  • в-четвертых, группируйте задачи. Например, если у вас есть ряд счетов для оплаты, тогда имеет смысл отметить в календаре повторяющийся день и время, чтобы оплачивать все счета одновременно.

Теперь рассмотрим вопрос, где должен находиться рассматриваемый вами элемент. Так как у каждого элемента должно быть свое физическое или цифровое место, то полезно будет применить следующие правила:

  • Предметы одного типа должны быть сгруппированы вместе и храниться отдельно от всего остального. В дальнейшем вам будет легче отыскать или удалить данный элемент. Здесь вы можете использовать такие места хранения как папки, коробки, полки или лотки.
  • Для физических предметов используйте фразу «если сомневаешься, выбрось его». Для цифровых элементов фраза следующая: «если сомневаешься, лучше оставь». Различия в том, что хранение цифровых элементов не требует физического места.
  • Храните все контакты в одном месте и классифицируйте все свои задачи и элементы календаря. Например, пользуясь электронным планировщиком, вы можете синхронизировать все контакты в одном месте. Также классифицируйте события в вашем гаджете, например, по месту встречи или по определенному человеку.

Теперь рассмотрим, как упростить и ускорить процесс работы с бумажными элементами. Для этого используйте простую алфавитную систему. Установите подвесные папки с файлами и пометьте каждую папку в алфавитном порядке, при этом не используйте буквы «ь», «ъ», «ы», «й», а редкие буквы как «ш», «щ» вы можете объединить в одной папке.

Всякий раз, когда у вас появляется новый документ, который вам нужно сохранить, вы извлекаете манильскую папку, записываете на ней то, что вы собираетесь поместить и кладете внутрь данный документ. Затем поместите манильскую папку внутрь файла подвесной папки, которая отмечена буквой вашего документа. Используйте манильскую папку, а не помещайте предметы прямо в файлы подвесных папок. Это облегчит поиск документов в будущем.

Создавая клиентскую базу или базу поставщиков, вы можете действовать таким же самым образом. Записываете название компании на манильской папке и помещаете ее в файл подвесной папки в алфавитном порядке. Если вы работаете в крупной компании, то вероятно, там уже существует хорошо отлаженная система учета. Так что просто используйте то, что там уже работает.

Для индивидуальной работы из домашнего офиса или для малого бизнеса создайте набор из 12 подвесных папок. По одной на каждый месяц года. Затем, когда вы получаете выписку или квитанцию, т.е. любой финансовый документ, он помещается в месяц, которым датирована папка. Храните несколько таких наборов в течение срока, установленного вашим государством для документов учета.

Теперь настал момент рассмотреть процесс обработки цифровых элементов, кроме электронной почты. Вот несколько советов:

  • Во-первых, если вы используете компьютер, который содержит как личные, так и рабочие файлы, создайте две основные папки: «личное» и «работа».
  • Во-вторых, создайте широкий список категорий в этих папках. Например, в папке «Работа» у вас могут находиться подпапки «Маркетинг», «Персонал», «Продажи», «Встречи» и т.д.
  • В-третьих, вы можете создать еще один слой подпапок. Например, в папке «Встречи» у вас могут быть подпапки с раздаточным материалом, наработками, графиками, вопросами и т.д.

Идти глубже не рекомендуется. В противном случае вы будете тратить слишком много времени на сортировку и упорядочивание элементов, что на самом деле не является необходимым в сегодняшнюю эпоху все более эффективных поисковых систем. После того как вы создадите все категории и подпапки, очень полезно иметь в каждой из них папку под названием «Старые». Туда вы перемещаете все обработанные элементы. И не забывайте за резервное копирование ваших файлов. Найдите более подходящий продукт для вашей защиты от непредвиденных ситуаций с вашим компьютером.

Все то, что уже было рассмотрено в данной главе, попробуем продемонстрировать на практике. Для начала начнем с простого элемента, чтобы вы понимали сам механизм обработки элементов из папки «Входящие».

Первым элементом у нас будет выписка из банка. Сначала мы спросим: «Какой следующий шаг?». Наш следующий шаг – просмотреть ее и проверить все ли там в порядке. Следующий вопрос «Когда этот шаг будет сделан?». Мы это можем сделать в течение менее пяти минут, поэтому нет нужды что-то планировать, а сделаем мы это прямо сейчас. Далее «где место данной выписки?». В данном случае, ее место у нас в руках.

После того как мы просмотрели данный элемент, мы его еще не обработали. Так как это финансовый документ, мы должны его сохранить, а значит мы обработаем его снова, применяя те же вопросы. Какой следующий шаг? Нам надо сохранить данную выписку. Когда это будет сделано? Прямо сейчас. Где ее место? Ее место в папке с финансовыми документами, которая находится в подвесной папке. 

Теперь возьмем элемент, который немного сложнее, и требует от нас немного больше действий, чем просто сохранить или выбросить. Допустим, мы получили приглашение от нашего поставщика посетить презентацию его нового продукта через 3-4 месяца.

Каков следующих шаг? Нам нужно отправить ответ поставщику. Когда это будет сделано? 3-4 месяца довольно гибкий срок. Можно ли это сделать прямо сейчас? Т.к. в этом нет срочности и приготовление письма и сверка с нашим календарем может занять от пяти до пятнадцати минут, то целесообразно будет отметить это в списке задач.   

Мы можем воспользоваться календарем Google и создать в нем новый календарь под названием «Список задач». Это не твердые обязательства в нашем графике, а просто напоминание о том, когда мы, скорее всего, будем их выполнять. Здесь мы выберем всплывающее уведомление через 3 дня в 15:00. И запишем краткое уведомление, чтобы ответить на письмо-приглашение от поставщика.

Обработка электронной почты в тайм-менеджменте

Старайтесь выработать в себе привычку обрабатывать элементы таким образом. Не бойтесь сложных, на первый взгляд, тренировок. Приспосабливайте свой мозг к обработке элементов с помощью вопросов «Какой?», «Когда?» и «Где?».

Обработка электронной почты

Некоторые люди хранят электронную почту, чтобы это служило им напоминанием о том, что им нужно сделать в будущем, т.е. о неразрешенных задачах. Другие, хранят электронную почту, потому что боятся потерять нужную информацию. А кто-то полагается на непрочитанные электронные письма, чтобы потом их просмотреть. Эти привычки затрудняют поиск того, что вам нужно. Они также вредят вашему вниманию, потому что, когда вы просматриваете список электронных писем, это приводит к переключению задач, основному виновнику неэффективности. Вместо этого сосредоточьтесь на общем количестве писем в вашем почтовом ящике и установите цель, чтобы ваш почтовый ящик был полностью пустым.

Большинство людей создают отдельные папки в почтовом ящике и помещают туда письма, тщательно сортируя их по задачам, людям, времени и т.д. Но это совсем неэффективно, т.к. чтобы найти нужное письмо в десятках или сотнях имейлов в каждой категории, нужно прибегать к поиску по ключевым словам, или отправителю. Это значит, что не стоит тратить время на обработку каждого письма и решения, куда его поместить, а просто скидывать все в папку «архив» и пользоваться поиском.  

Еще один полезный совет при работе с электронной почтой – пользоваться настройками фильтрации. Например, вы получаете письма с акциями вашего любимого магазина одежды. Вам не нужно, чтобы эти письма постоянно приходили в папку «входящие», т.к. такое письмо не требует от вас немедленного действия и у него низкая степень важности. Для этого воспользуйтесь функцией фильтрации (для Gmail она находиться в верхнем меню над письмом) и создайте правило. Вы можете создать для вашего магазина ярлык и с помощью фильтрации программа сама будет отправлять все письма от вашего магазина в именной ярлык. В свободное время или перед покупкой вы можете просмотреть письма с акциями магазина.

Создание ярлыков в тайм-менеджменте

Используйте фильтрацию для всех информационных писем таких, как: акции магазинов, интернет-компаний и т.д. Но важно понимать, что не стоит устанавливать правила для писем, которые требуют ручной обработки. В противном случае вы можете случайно создать другую точку сбора электронной почты. Поэтому внутрикорпоративные имейлы обрабатывайте с помощью тех же известных вопросов «Какой?», «Когда?» и «Где?», а затем отправляйте в архивную папку.

Теперь рассмотрим пример обработки электронных писем. Мы получили письмо от Виктории, где она просит посетить встречу в следующий вторник в 14:00. Каков следующий шаг? Мы должны свериться с нашим календарем. Когда это будет сделано? Мы можем сделать это прямо сейчас. Мы видим, что на это время мы запланировали подготовку отчета. Поэтому нам следует запустить процесс обработки еще раз. 

Какой следующий шаг? Отправить ей письмо, предложив новое время. Когда это будет сделано? Это не займет более пяти минут, поэтому сделаем это сейчас. Где место для этого письма? Когда мы закончим, отправим его в архив. Мы пишем письмо, что в следующий вторник мы будем свободны в 15:30, отправляем письмо и кладем его в архив.

Когда Виктория подтвердит время, мы создадим для себя напоминание, скопировав и вставив детали с письма. В таком случае мы создадим напоминание в списке задач, а не в календаре. Озаглавим напоминание как «Назначенная встреча с Викторией» и вставим детали одного из письма, которые нам напомнят о самой сути данной встречи. После сохранения мы отправляем письмо в архив.

Создание напоминаний в тайм-менеджменте

Обработка электронной почты очень похожа на обработку физических элементов. Сама среда и инструмент, который вы используете, отличаются, но принцип остается неизменным.

Теперь попробуйте запланировать для себя время, чтобы обработать ваш почтовый ящик. Старайтесь выделять один час на обработку 100 писем. Помните, что ваша папка «входящие» должна быть полностью пустой.

В будущем старайтесь не проверять электронную почту постоянно, иначе вы вернетесь к очень неэффективной привычке переключения задач. Вместо того чтобы держать электронную почту открытой в течение всего дня, регулярно планируйте время для ее проверки. Конкретное время и частота не имеют значения, только если это запланировано. Но планируйте график исходя из вашей должности и отрасли, в которой вы работаете.

Начните с проверки вашего ящика два раза в день: утром и после обеда по 15 минут каждый подход. Если у вас возникнут трудности, тогда запланируйте проверку 3 раза в день, но не более 15 минут за раз. Это позволит вам заниматься только неотложными вопросами, теми, которые необходимо решать сегодня.

Продолжить чтение по данной теме вы можете в статье "Бюджет времени человека в тайм-менеджменте"

  • Последнее обновление: .
  • Просмотров: 204