Саморазвитие

Учимся доводить все дела до конца и добиваться своей цели

Девушка выполнила всю работу до конца

В современных условиях мы постоянно чем-то заняты, нам приходится анализировать гигабайты информации, а когда, казалось бы, мы отдыхаем, нас постоянно что-то отвлекает. И в таких условиях нам просто необходимо пространство и место, чтобы мы могли делать то, что имеет для нас значение, не отвлекаясь и не сбиваясь с толку.

В этой статье речь пойдёт о том, чтобы быть должным образом вовлеченным в свою жизнь и свою работу, чтобы быть сосредоточенным на том, что вам необходимо, не отвлекаясь на потусторонние хлопоты. По сути, мы поговорим об очень простых шагах, которые дадут вам возможность осмысленно взаимодействовать со своим миром с ясной головой и правильной концентрацией.

Принцип работы концепции

Здесь мы поговорим о практической части концепции «как завершать начатые дела до конца». На самом деле речь не о тайм-менеджменте. Это больше о том, как нам управлять своим вниманием. Вся концепция состоит из пяти шагов, которые мы сейчас непременно рассмотрим.

1. Захват. Это первый шаг, который необходимо сделать, чтобы взять ситуацию под контроль и сосредоточиться на ней. Часто, когда мы работаем с людьми, первое, что мы делаем – это осматриваемся в их рабочем пространстве и оцениваем, что тут к месту, а что нет. Что не является расходными материалами, справочными материалами, украшениями и оборудованием.

Между прочим, эти четыре вещи (расходные материалы, справочные материалы, украшения и оборудование) – единственные вещи, которые действительно принадлежат тому месту, где они есть. Все остальное представляет собой что-то в пути, в движении, в процессе, что-то, что вам нужно закончить, решить, сделать.

Это, может быть, отчет, лежащий на вашем столе, или что-то, что вам все еще нужно прочитать, или электронное письмо, на которое нужно ответить. Все это необходимо собрать воедино. Для этого вы можете использовать обычный лоток для бумаги. Или другую емкость, куда можно складывать негабаритные вещи.

Как только вы соберете все физические вещи, которые могут представлять что-то незавершенное, что-то, что нужно закончить или что-то с этим сделать, вы должны приступить к «очистке своего разума». Каждые несколько минут что-то загружает наш разум. Это может быть составление плана поездки к зубному или подготовка к приближающемуся празднику. Может у вашей собаки заканчивается корм, и вы пытаетесь не забыть его купить в следующий поход в магазин.

Концепция завершения начатого дела заключается в том, чтобы обращать внимание на то, что привлекает ваше внимание. Отличный способ запечатлеть это, конечно же, записать. Вы записываете на листок все то, что крутиться в вашей голове и что требует завершения, а затем кладете этот листок в лоток для бумаги, или другое место, которое вы выбрали для этих целей.

Худшее, что вы можете сделать – это держать все такие мысли в своей голове, потому что ваша голова – это самое негерметичное место в мире. Она предназначена для идей, а не для их удержания. Так как это серьезное изменение привычки для большинства взрослых, вам будут необходимы инструменты.

Самое простое – это иметь бумагу и ручку. Также вы можете записать идеи в вашем смартфоне или выслать себе сообщение. Вы даже можете записать их на доске, на кухне или в офисе. Все это работает до тех пор, пока вы кладете это куда-нибудь, и знаете, что вы это не потеряете.

2. Обработка. После того как вы собрали некоторые вещи, требующие определенного процесса, а также записали свои мысли, вам нужно прояснить, на что вы будете обращать внимание. Что значит прояснить? В некотором смысле вы можете думать об этом как об обработке записанного вами материала.

Вам необходимо понять, что на самом деле означают эти вещи и какое внимание вы будете им уделять, чтобы знать, какое решение принять в дальнейшем. И что конкретно вы собираетесь с ними делать? Итак, есть несколько очень простых, но очень важных вопросов, которые вам нужно задать обо всем, что вы захватили, то есть собрали. Процесс очень напоминает нашу статью «Эффективное применение тайм-менеджмента. Часть 2».

Мужчина обдумывает возможные варианты

Если вы берете что-то из своего лотка или другого места, куда вы собирали вещи, на которые обращали внимание, то первый вопрос звучит так: Я собираюсь с этим что-то делать? На этот вопрос есть два варианта ответа: да и нет. Например, вам пришло письмо с предложением продлить действие вашей антивирусной программы. Вы собираетесь с этим что-то делать? Если вас пригласили на день рождения. Вы собираетесь с этим что-то делать?

Если вы скажете «нет», и это нормально, так как мы фиксируем много вещей и идей, к которым мы не предпринимаем никаких действий. Кроме какого-то мусора, это может быть что-то, что вы хотите оставить на потом, после исследования дополнительного источника или прояснения определенного вопроса. В нашем примере с антивирусом вы можете сказать пока «нет», так как хотите просмотреть другие предложения на рынке.

Если вы говорите «Да», то возникает действие, а значит, необходимо ответить на два действительно ключевых вопроса, которые вносят реальную ясность в вашу работу. Первый вопрос: что делать дальше? Здесь имеется в виду конкретное последующее действие, а не комплекс действий в отношении выбранной вещи или идеи. Например, назначить встречу на самом деле не является следующим действием, потому что это может быть электронное письмо, телефонный звонок, вы можете поручить своему помощнику назначить встречу и т.д.

Второй вопрос, который вам нужно задать: если это одно действие не приведет к конечному результату, то в чем заключается весь проект? Под проектом имеется в виду комплекс действий, которые нужно предпринять, чтобы прийти к конечному результату в отношении конкретной вещи или идеи.

Например, если вас пригласили на день рождения, и вы решаете туда идти, то следующим действием, может быть, покупка подарка, а сам проект будет включать: покупку подарка, поиск подходящего наряда, его глажка, вызов такси на определенное время.

Проблема в том, что, если вы на самом деле не фиксируете, какой проект движет конкретной вещью или идеей, которые привлекают ваше внимание, и вы предпринимаете одно действие, а затем отвлекаетесь на другие вопросы и решения, то данный «проект» оседает в ваших мыслях, и вам необходимо его держать в своей голове, а это, как мы уже упоминали, не то, чем вам необходимо забивать голову.

Как только вы решите, что делать дальше с элементом, требующим действия, у вас есть три варианта:

  1. Вы можете выполнить действие прямо сейчас, если оно займет у вас не более двух минут. Это может быть быстрое электронное письмо, которое вам нужно отправить или быстрый платеж по квитанции.
  2. Если действие займет более двух минут, тогда вы задаете себе следующий вопрос: можно ли его делегировать или только вы подходите для выполнения этого действия? Есть ли вокруг вас кто-то еще, кто более всего подходит для этого? Это может быть помощник, подчиненный, коллега и т.д.
  3. Если действие занимает более двух минут, и вы не можете его делегировать, тогда вам необходимо отложить его. Это значит, что вы должны создать для себя напоминание, чтобы выполнить работу позже. Например, составление электронной таблицы в Excel или создание презентации в Power Point займёт более 2-х минут, а значит, такое действие проще отложить.

Таким образом, фильтрация выглядит так: вы сортируете вещи и необходимые действия к ним и если эти действия занимают не более двух минут, то выполняете их сейчас, то что более данного времени, старайтесь делегировать другим людям. Если только вы можете сделать это, тогда отложите действие и добавьте себе напоминание.

3. Организация. Этот третий шаг относится к действиям, которые вы решили отложить. Как мы уже писали чуть выше, если вы откладываете действие, то вы должны создать для себя напоминание. Есть несколько инструментов для напоминаний, которыми вы можете воспользоваться:

  1. Воспользоваться календарем, если действие необходимо выполнить к определенному дню или времени.
  2. Так как большинство ваших запланированных действий обычно выполняются тогда, когда у вас для этого есть время, вы можете использовать списки дел. Вы можете включать все будущие действия в один список, но более удобно все это категоризировать. Например, список с поручениями, список с повестками дня, список для встреч с коллективом, семейный список, а также список проектов, которые мы недавно обсуждали.

4. Просмотр. Многие люди составляют списки, но часто их не просматривают, и они снова используют свою голову для напоминаний. Странно то, что вам действительно нужно взаимодействовать со своим разумом, чтобы избавиться от мыслей. Что мы имеем в виду? После того как вы создали для себя напоминания в календаре или в виде списков, вам необходимо время от времени возвращаться назад и просматривать их, чтобы ничего не пропустить.

Мужчина работает с календарем и списком дел

Просмотр календаря — это наиболее распространенная практика, которую многие из нас используют, чтобы не упустить то, что вы не хотите пропустить. Если вы составляли несколько списков дальнейших действий, то вам нужно сделать шаг назад и посмотреть, когда у вас действительно будет свободное время. Таким образом, все это становится способами использования системы, чтобы быть уверенным в том, что вы можете оставаться в курсе того, что вы делаете, и не испытывать беспокойства по поводу того, что вы, возможно, что-то пропустили.

Важно заметить, чтобы вся эта система работала, вы должны делать обзор вашего календаря и ваших списков на еженедельной основе. Вам решать, когда это будет: пятница вечером или в понедельник утром.

5. Поддержка. На данный момент мы рассмотрели 4 этапа концепции «как завершать начатые дела». Мы собрали вещи в нашем поле зрения, а также записали идеи. Затем мы все это обработали и завершили те действия, что заняли не более 2-х минут. Остальное мы делегировали или оставили на потом, записав напоминание в календаре или в списке. Каждую неделю мы возвращаемся к календарю и спискам, чтобы напомнить себе об ожидающих делах.

На пятом этапе мы поддерживаем всю эту структуру. Мы просматриваем те действия, которые имеют сроки давности и стараемся их приоритизировать. Возможно, что кто-то другой ждет завершения вашего действия, что вам также стоит иметь в виду. То есть на этом этапе вы определяете, что вам делать в тот момент, когда у вас есть свободное время. На чем вам следует сосредоточить свое внимание.

Реализация концепции «как доводить дела до конца»

Данная концепция направлена на концентрацию вашего внимания на том, что для вас важно. То есть вы должны концентрироваться на исполнении действий. Здесь вам не нужно думать стратегически. Вы просто записываете себе: найти помощника, начать новый бизнес-проект, купить собачий корм и т.д. Вы все время ориентируетесь на приоритеты. Вопрос о приоритете довольно простой: что для вас важно в данный момент?

Многие задаются вопросом, сколько времени необходимо, чтобы эта концепция заработала для них в полной мере. На самом деле, первые шаги вы можете выполнять прямо сейчас. Начните с записи 10-ти самых важных вещей, которые сейчас у вас на уме. Если вопрос в том, сколько времени пройдет, прежде чем это станет привычным и действительно интегрированным в вашу жизнь, то срок колеблется в районе двух лет.

Пока весь процесс не станет для вас привычным, вы, вероятно, будете бороться с тем, чтобы завершать начатое, так как у вас останется привычка держать все в своей голове. Когда вы не можете сосредоточиться на том, чему пытаетесь научиться, вы снова возвращаетесь к системе запоминания.

Не исключено, что в процессе выработки в себе привычки следовать концепции «как доводить дела до конца» вы будете возвращаться в режим статус-кво. Это нормально, так как у вас вряд ли получится сразу изменить подход в сторону концепции. Поэтому остановитесь, очистите свои мысли с помощью заметок, примите решение о дальнейших действиях и снова следуйте концепции.

Заключение

После прочтения данной статьи постарайтесь реализовать любой из рассмотренных нами шагов. Возможно, что-то из этого вас уже вдохновило или вы просто захотите протестировать. Конечно, вы можете возразить, что ваш образ мышления и само поведение уже настолько устоялись, что уже поздно что-то менять. Это нормально, так как следование концепции действительно меняет ваш образ жизни. Даже если бы вы не делали больше ничего, кроме правила двух минут, вы бы почувствовали значительные позитивные изменения.

  • Последнее обновление: .
  • Просмотров: 86