Встречи 1-2-1 с сотрудниками

Вы, наверное, слышали о преимуществах встреч 1-2-1, но не знаете, как руководители должны их проводить? Или, может быть, вам трудно четко определить, какую ценность они могут привнести в процесс управления и в отношения между ними, и их подчиненными? Мы обрисовали в общих чертах, как лучшие менеджеры проводят встречи 1:1, и как они могут помочь улучшить производительность и развить эффективность работы сотрудников.

Встречи один на один укрепляют отношения между руководителями и членами их команд. Концепция довольно проста: регулярно встречаться, чтобы обсудить прогресс в достижении целей, вовлеченности персонала, их профессионального развития и многое другое.

Встречи 1-2-1 – это также отличная возможность для начальников развить свои тренерские навыки, что становится все более востребованным в наши дни. Научившись активно прислушиваться к членам своей команды и грамотно обеспечивать обратную связь, они применяют и практикуют тренерский менталитет. Став успешными тренерами, руководители лучше поддерживают производительность и лучше влияют на общий успех команды.

Правильная организация встреч 1 на 1 имеет большое значение. С правильной подготовкой повестки дня и продуманным планом тем для обсуждения, сделают такие встречи очень эффективными. Независимо от уровня опыта персонала, выполнение нижеперечисленных шагов приведет к тому, что сотрудники почувствуют себя более энергичными, мотивированными и подготовленными к оценкам своей эффективности.

Как подготовиться к 1-2-1

1. Имейте правильное мышление

Не продумывайте встречу, так как это должно быть обсуждением. Как руководитель, ваша роль состоит в том, чтобы помогать и поддерживать, пока ваши сотрудники остаются в центре внимания. Разговор должен быть довольно гибким, чтобы учесть темы, которые важны для обеих сторон. Будет полезно подготовить общий документ для совместной работы, чтобы отслеживать предстоящие темы для обсуждения и помочь как вам, так и подчиненным, лучше подготовиться к более эффективной беседе.

Иногда проведение встреч вне официальной офисной обстановки может помочь вашим подчиненным чувствовать себя более комфортно, обсуждая определенные темы. Для этого вы можете вместе выйти на прогулку, выпить кофе или встретиться за завтраком. Просто не забудьте взять с собой подготовленные для обсуждения вопросы. Например, очень полезно охватить такие темы, как оценка эффективности, конструктивные отзывы или даже профессиональные цели.

2. Установите расписание встреч

Чтобы 1:1 были эффективными, они должны быть регулярными. Встречи должны быть запланированы и добавлены в расписание сотрудника как повторяющееся собрание. Это тонкий, но ясный способ для начальников показать, что они серьезно относятся ко встречам 1: 1 и что они будут последовательно уделять время сотруднику. В тех случаях, когда вы слишком загружены старайтесь не отменять встречу, а сделать все возможное, чтобы перенести ее. Покажите своему подчиненному, что он для вас важнее других дел.

Профессиональный совет: в приглашении на встречу, добавьте ссылку на форму для совместной работы, чтобы вы и ваши подчиненные могли легко находить и добавлять темы для обсуждения, заметки о том, что вы в прошлый раз обсуждали, и любые актуальные вопросы, требующие конкретных действий.

3. Будьте гибким

Подготовка повестки дня должна быть совместной, т.е. руководители должны поощрять своих подчиненных делиться тем, что они хотели бы обсудить. Общие темы могут включать текущие цели и их прогресс, различные мысли о проделанной работе или проекте, карьерные устремления, отчет об оценке эффективности в середине и конце года, и т. д.

Как проводить 1-2-1

Разговор должен идти на равных и быть абсолютно конфиденциальным. То, что сказано на встрече one to one, должно оставаться между руководителем и его непосредственным подчиненным. Менеджер должен сосредоточиться на том, чтобы задавать вопросы и внимательно слушать, чтобы уловить обратную связь. Как руководитель, так и подчиненные могут подготовить некоторые вопросы для встречи, но в целом остаются открытыми для любого направления беседы.

1. Внимательно слушайте

Умение слушать – это важный навык, который руководители должны развивать для эффективности встреч 1-2-1. Очень важно внимательно слушать то, чем делится с вами ваш подчиненный, и помните, вы не должны делать это просто из вежливости, а для того, чтобы показать, что вы полностью поддерживаете своего сотрудника. Показывая признание и уважение к мнению другого человека, менеджеры, с большей долей вероятности, построят более прочные и доверительные отношения со своей командой.

2. Поговорите о личном опыте

Иногда полезно поделиться личным опытом. Вполне естественно хотеть помочь своему подчиненному завершить проект, предоставляя решение. Но делясь своим опытом в аналогичной ситуации, вы предоставляете руководство своему сотруднику, как самостоятельно искать пути решения. Вы также поощряете сотрудников сообщать о любых проблемах, которые они не знают, как решить.

3. Будьте открытым

Очень важно показать пример, демонстрируя, что вы открыты для получения обратной связи по поводу своих результатов и своего развития. На самом деле, вы можете провести анализ, собирая отзывы сотрудников в течении нескольких месяцев проведения встреч 1-2-1.

Все ответы затем могут быть включены в официальный отчет оценки эффективности. Компания, да и сам начальник должны знать, что их команда думает о них самих и их методах управления, чтобы иметь четкое представление о том, что действительно работает, а что нет. Это поможет определить следующие шаги по совершенствованию процесса управления.

4. Будьте готовы

Встреча один на один может быть почти о чем угодно. Если вы не знаете, какие темы охватить, то вы можете обсудить такие вопросы на one to one, как навыки и компетентность вашего непосредственного подчиненного, текущие цели и т.д. На самом деле, мы подготовили для вас наиболее распространенные темы для обсуждений на встрече 1-2-1.  Каждая тема включает в себя ряд вопросов. Давайте все их рассмотрим.

Примеры тем для освещения на встречах один на один

1. Рабочие привычки и производительность сотрудников

• В какое время дня вы чувствуете себя наиболее продуктивным?
• Какие изменения можно внести, чтобы вы могли оптимизировать свой день и сделать его как можно более продуктивным?
• На что у вас сейчас уходит больше всего времени?
• Сталкиваетесь ли вы с какими-либо трудностями, и если да, то какими?

2. Командная работа

• Кто ваш источник вдохновения в команде? Почему?
• Хотели бы вы получить больше отзывов от других членов команды?
• Комфортно ли вам давать обратную связь?
• Есть ли у вас какие-либо предложения по улучшению нашей совместной работы, чтобы сделать ее приятнее и эффективнее?

3. Уровни взаимодействия

• Что вам нравится в работе больше всего?
• Что вы меньше всего предпочитаете делать и почему? Что вам не нравится в работе?
• Что вас вдохновляет на работе?
• Есть ли у вас какие-либо трудности в текущей роли, или карьерных возможностях?

4. Краткосрочные и долгосрочные цели по улучшению производительности

• Как вы продвигаетесь к своим целям? Могу ли я вам чем-то помочь?
• Сталкиваетесь ли вы с какими-либо препятствиями?
• Что может помочь устранить их?
• Как вы определили свои долгосрочные цели?
• Какая часть вашей работы, по вашему мнению, наиболее соответствует вашим долгосрочным целям?

5. Цели и план профессионального развития

• Чему бы вы хотели научиться?
• Какие навыки вы хотели бы развить?
• Какой опыт вы хотели бы получить?
• Что вам больше всего и меньше всего нравится в вашей работе?
• Над каким проектом/задачей вам понравилось работать и почему?
• Вы считаете, что дополнительное обучение поможет вам двигаться к своим целям?

6. Совершенствование навыков управления

• Есть ли что-то, в чем я могу вам помочь?
• Как вы считаете, я ясно выражаюсь? Вам легко меня понять или я мог бы что-то улучшить?
• Насколько понятно я расписываю вам цели нашей компании и ее основные ценности?
• Чувствуете ли вы себя востребованным в своей роли?
• Ставит ли руководство понятные цели и задачи?
• Кажется ли вам, что компания поддерживает ваше карьерное развитие?

Заключение

Встречи 1-2-1 – это отличный инструмент для развития команды и создания соответствующих условий для повышения эффективности, вне зависимости от вашего опыта управления персоналом. Эти встречи позволяют руководителям поддерживать производительность работников, их моральное состояние, и помогают командам лучше узнать друг друга. Если менеджеры научатся правильно их вести, члены их команды будут чувствовать себя более мотивированными и счастливыми.