Организация процесса обучения персонала

Существуют разные подходы к процессу обучения и развития персонала, но все они будут включать одни и те же этапы: сбор данных, анализ, проектирование, внедрение и оценка. Эти этапы уже давно определены и изучены многими экспертами, но все еще существуют способы сделать этот процесс обучения сотрудников более простым и еще более эффективным.

В этой статье мы расскажем вам о пяти важных шагах в разработке учебной программы и рассмотрим, как лучше создавать комплексный план обучения сотрудников, а как не стоит этого делать.

5 шагов организации эффективного процесса обучения

1. Узнайте, чему вам необходимо научить

Прежде чем вы начнете работать над своим планом обучения, вам необходимо четко понять потребности вашей компании в этом самом обучении. Потребности в обучении обычно попадают в одну из трех категорий:

• навыки, которым необходимо научить вновь прибывших сотрудников;
• навыки, которые персонал должен приобрести, чтобы улучшить существующие рабочие процессы;
• навыки, которые необходимы вашим сотрудникам для поддержки нового продукта или рынка.

Подготовка и обучение новых сотрудников обычно относятся к первой категории, тогда как регулярное обучение сотрудников касается второй и третьей. В зависимости от ситуации, в которой находится компания или ее целей, вы должны правильно сориентироваться в направлении и процессе обучения.

Не пытайтесь угадать, каковы потребности в обучении сотрудников вашей компании, особенно если она относится к крупным компаниям. Взаимодействуйте с лицами, принимающими решения, чтобы узнать о планах компании, и поговорите с обычными сотрудниками, чтобы понять их текущие навыки и потребности в обучении.

Не ожидайте, что какая-либо из групп разработает для вас полную программу обучения. Используйте информацию, которую вы собрали во время вашего запроса и объедините ее с вашей интуицией, чтобы согласовать цели обучения и сам процесс.

2. Проведите инвентаризацию ваших учебных ресурсов

Когда вы думаете о процессе обучения персонала, вам недостаточно просто знать, по каким направлениям вы будете обучать сотрудников. Вы должны определить, какие у вас есть ресурсы, каков ваш бюджет и как высшее начальство содействует реализации плана обучения и развития сотрудников.

Перечислим список учебных ресурсов, которые вы должны проверить у себя прежде, чем думать о процессе обучения:

• Имеются ли у вас учебные материалы, которые вы можете использовать повторно (документы Word, презентации, видео и т. д.)?
• Есть ли у вас собственные знания и ресурсы, необходимые для создания учебного контента (программы по созданию слайдов, диаграмм; видеооборудование и т.д.)?
• Есть ли у вас бюджет, который позволит нанять специалистов по обучению для создания индивидуального учебного материала для вашей компании?
• Имеется ли у вас отдельное помещение для проведения тренингов?
• Существуют ли платные курсы, которые покрывают некоторые ваши потребности в обучении?
• Можете ли вы позволить себе использовать онлайн-курсы ведущих тренинг-агентств?

Если вы хотите правильно организовать программу обучения сотрудников, вам понадобятся ответы на эти вопросы. Это также поможет вам более эффективно планировать создание контента и сам процесс обучения. Помните, что время сотрудников и компании также является ограниченным ресурсом.

Спросите сотрудников и их руководителей, сколько времени они могут посвятить обучению, и примите к сведению их ответы при разработке учебного плана. Учитывайте рабочие смены персонала, а также пиковые нагрузки в течение дня, недели, месяца. Это особенно важно, когда от сотрудников требуется активность и ясность ума во время обучения.

3. Получите помощь от руководства

Многие сотрудники чувствуют себя достаточно комфортно с тем уровнем знаний и навыков, которые у них есть на данный момент, и дополнительное отвлечение на учебный процесс будет ими всякий раз отвергаться. Они сосредоточатся на своих повседневных рабочих процессах и обязанностях, и будут игнорировать вас.

Чтобы заставить сотрудников серьезно относиться к учебе, вам потребуется помощь их руководителей. Руководство должно напоминать и подчеркивать, насколько важна программа обучения сотрудников для компании, и поощрять персонал в этом направлении. Вовлечение начальства также необходимо для выделения финансирования на обучающий материал, оборудование и инструкторов.

Здесь вы должны хорошо продумать ваше предложение, которое будет охватывать весь процесс обучения и развития, грамотно аргументировать, почему это необходимо, для чего это нужно и какова будет рентабельность инвестиций. Привлеките руководителей на ранней стадии разработки процесса обучения персонала. Это поможет вам обойти организационную бюрократию и быстрее реализовать задуманное.

4. Интегрировать механизмы обратной связи

Не ожидайте, что с самого начала вы разработаете идеальную программу тренингов, поэтому не относитесь к процессу обучения так, как он был разработан изначально. Найдите в себе силы изменить программу, если это необходимо. Чтобы выявлять проблемы на раннем этапе в процессе обучения сотрудников, вы должны постоянно отслеживать прогресс и собирать отзывы от учащихся и заинтересованных сторон.

Вот что поможет вам в этом процессе:

• мониторинг результатов тестов и отчетов по проблемным курсам (например, самые сложные, более непопулярные или менее интересные);
• проведите опросы персонала, чтобы оценить эффективность курсов и инструкторов;
• просите тренеров оценить предоставленные материалы и предлагать улучшения;
• попросите менеджеров оценить эффективность сотрудников после обучения.

Пересмотрите свою учебную программу по мере роста вашей компании и изменения целей. Избавьтесь от устаревшего контента, добавьте новые курсы и пересмотрите существующие, чтобы обучить сотрудников новым навыкам и рабочим процессам.

5. Создайте подробный план обучения сотрудников

Потратьте время, чтобы создать полный план вашего процесса обучения персонала, который должен включать:

• подробная разбивка вашей учебной программы;
• какие инструменты создания контента вам нужны (например, видеокамеры);
• план создания, повторного использования и приобретения контента;
• сколько и каких тренеров нужно назначить или нанять;
• какое количество и какого качества помещений вам необходимо;
• график обучения персонала;
• точные даты и время на обучение (вебинар или в классах);
• какое учебное программное обеспечение вам необходимо купить или подписаться;
• тип IT-поддержки по обеспечению работы программного обеспечения;
• критерии оценки и показатели эффективности обучения персонала;
• любая другая информация, которая понадобится вам для обучения ваших сотрудников.

В крупных компаниях с длинной иерархией организация обучающего процесса занимает много времени и отнимает много сил. Поэтому подробный план процесса обучения персонала очень важен на начальном этапе, он продемонстрирует высшему руководству ваши идеи, реализацию и выгоды от внедрения тренингов.

Заключение

Разработка учебной программы для сотрудников требует тщательного обдумывания и планирования. Но, следуя этим шагам, данный процесс станет намного проще.