Менеджмент

Как руководить коллективом. Управление рабочей нагрузкой

Правильное управление коллективом

Как лидер, вы несете огромную ответственность за то, чтобы члены вашего коллектива были организованы, продуктивны и работали в правильном направлении. Вы также должны убедиться, что рабочая нагрузка вашей команды поделена справедливо. Эксперт по организации и продуктивности Джули Моргенштерн говорит следующее: «Если вы переутомите своих лучших исполнителей, вы их потеряете, потому что они начнут возмущаться тем, что они делают больше». Сбалансировать нагрузку вашего коллектива задача не из легких, поэтому мы и решили написать статью о том, как руководить коллективом и управлять рабочей нагрузкой.

Что такое управление рабочей нагрузкой?

Прежде чем перейти к советам и рекомендациям, давайте определимся с управлением рабочей нагрузкой. Управление рабочей нагрузкой – это процесс эффективного распределения и управления рабочими задачами в вашей команде.

При успешной реализации, управление рабочей нагрузкой увеличивает эффективность работы сотрудников и помогает смягчить повседневный хаос, где вы и ваша команда остаетесь удовлетворенными от проделанной работы за день, а не истощенными. Члены команды будут чувствовать уверенность в объеме своей работы и будут быстрее, и качественнее ее выполнять.

Руководство из пяти шагов по управлению рабочей нагрузкой

Если вы не слишком задумывались об управлении рабочей нагрузкой, вы не одиноки. Международный институт директоров и менеджеров (IIDM) сообщает, что мало кто на самом деле обучен этому столь необходимому навыку.

Но в наше время есть инструменты, которые помогают менеджерам эффективно руководить коллективом. Но для того чтобы инструмент действительно помог вам управлять рабочими нагрузками вашей команды, необходимо убедиться, что соблюдаются и некоторые другие условия управления коллективом, которые мы перечислили ниже.

  1. Определите рабочую нагрузку и возможности вашей команды

Поскольку работа вашей команды распределена между несколькими краткими описаниями задач, планами и условиями проектов, трудно понять, что вообще происходит с нагрузкой на каждого сотрудника. Наличие этих знаний является ключом к определению того, сколько каждый член команды делает или что он может взять на себя, что в итоге поможет вам выяснить, какова нагрузка вашей команды на самом деле. Вы это можете сделать в следующем порядке:

  • Составьте полный список проектов и процессов, за которые отвечает ваша команда. Это могут быть проекты, которыми руководит ваша команда, или межфункциональная работа, часть которой они выполняют.
  • Определите объем и сроки работы для каждого проекта. Это большие, сложные проекты с несколькими результатами или это маленькие по объему проекты? За какую часть каждого проекта или процесса отвечает ваша команда?
  • Разбейте проекты на более мелкие задачи и рабочие процессы. Когда у вас будет общее представление о работе вашей команды, разбейте ее на более мелкие группы, чтобы вы могли знать, как выглядят их еженедельные или ежедневные нагрузки.
  • Расставьте приоритеты в работе исходя из важности и срочности. Таким образом, вы также будете знать, что ваша команда должна решить в первую очередь, и сможете лучше планировать, когда будете работать над каждым проектом.

Знание того, сколько работы вам нужно выполнить, это только половина уравнения. Вы также должны будете знать, какую пропускную способность имеет ваша команда и каждый человек. После того как вы учли встречи, отпуска и текущие обязанности, сколько у каждого члена коллектива осталось времени посвятить этим проектам? Оцените рабочую нагрузку каждого члена команды или попросите его сделать это за вас, чтобы понять, что еще он может принять на себя.

  1. Распределите ресурсы и разбейте их на отдельные рабочие процессы

Теперь, когда у вас есть видение всего, что нужно вашей команде, вы можете установить, кто над чем будет работать и когда. И хотя распределение отдельных частей работы может показаться простым, но на самом деле это довольно сложный процесс.

Рассмотрим пять основных действий, которые вы, как руководитель коллектива, можете предпринять, чтобы рабочие нагрузки каждого сотрудника были сбалансированы и более управляемы:

  • Сначала назначьте работу с наивысшим приоритетом. Определите список задач и проектов вашей команды, с точки зрения приоритета, и в первую очередь работайте над подбором персонала.
  • Баланс начинается со сроков исполнения. Теперь, когда вы знаете, кто что будет делать, запланируйте выполнение каждого задания или проекта. Используйте временную шкалу или календарь для визуализации ваших рабочих нагрузок, чтобы вы могли сбалансировать рабочую нагрузку каждого человека.
  • Убедитесь, что вы подбираете нужных людей для каждой задачи или проекта. Принимайте во внимание их доступность, а также их навыки и опыт.
  • Привлеките вашу команду к обсуждению, задав вопрос, какую дополнительную пропускную способность имеет коллектив.
  • Всегда сообщайте работнику, почему вы назначаете ему конкретное задание. Это отличный способ повысить заинтересованность и установить четкие ожидания с самого начала.
  1. Отрегулируйте рабочие нагрузки по мере необходимости

Даже самые тщательно продуманные планы и сроки реализации проектов должны периодически корректироваться. Каждый член команды управляет своей рабочей нагрузкой, проявляет активность, обсуждает свой прогресс на встречах 1 на 1. Проверяйте, кто из них может взять на себя дополнительную работу.

Когда вы переназначаете задачи или проекты, обязательно сообщайте своему коллективу об изменениях, чтобы они понимали суть перемен. Подумайте о возможностях коучинга, чтобы помочь им стать более эффективными и организованными, и всегда признавайте тяжелую работу членов вашей команды.

  1. Повысьте эффективность коллектива, во время серьезных рабочих нагрузок

Вы должны это делать, когда сосредоточены в основном на общей картине. Сделайте так, чтобы ваша команда делала правильные вещи.

Предложите методы расстановки приоритетов. Минимизируйте количество встреч. Найдите новые способы общения, которые не занимают столько времени.

  1. Используйте инструменты управления проектами

Представьте себе возможность видеть все, что происходит с каждым проектом и каждым членом команды, в одном месте. Здесь речь идет в первую очередь об экономии времени. Старайтесь использовать такие инструменты управления работой или проектом, как Asana, Trello или Basecamp.

Когда вы используете инструмент управления рабочими задачами, каждый член команды сможет увидеть, как его работа влияет на более масштабные инициативы коллектива и компании. Общение происходит в рамках задач, поэтому поиск необходимой информации занимает пять секунд вместо пяти минут. Такие инструменты позволяют всем следить за сроками и ходом решения задач, потому что проекты можно просматривать по отдельности или вместе.

Заключение

После прочтения данного материала чувствуете ли вы, что можете улучшить свои навыки управления временем и рабочей нагрузкой? Помните, что управление рабочей нагрузкой – это эффективное распределение работы, управление задачами и обмен информацией между участниками разных проектов.

Советы, которые мы изложили выше, в сочетании с инструментами управления проектами и рабочими задачами, помогут вам лучше справляться с менеджерскими обязанностями, следить за крайними сроками проектов и приоритизировать важные задачи, что сделает ваше руководство коллективом более качественным. Если вы только что стали руководителем коллектива, в котором только недавно были сотрудником, тогда советуем вам почитать нашу статью о том, как управлять бывшими коллегами.

  • Последнее обновление: .
  • Просмотров: 894