Как давать обратную связь подчиненным

Любой человек может научиться искусству давать обратную связь, но это не значит, что это легко или естественно для каждого из нас. В данной статье мы рассмотрим пять шагов по обеспечению эффективной обратной связи и практические способы немедленного применения полученных знаний.

Важность предоставления обратной связи

Давать обратную связь может быть непросто, если вы чувствуете, что не хотите обидеть собеседника. Важно быть деликатным в том, как вы ее даете. Если сосредоточиться на том, как человек может улучшить свою работу, а не на том, что он делает не так, это сделает его опыт более позитивным.

Обобщенная обратная связь, которая всегда начинается с вас, на самом деле не так уж и полезна. Поэтому, когда вы даете обратную связь, если вы придерживаетесь конкретики, это облегчает другому человеку усвоение информации и планирование того, как внести улучшения в конкретные действия, задачи и поведение.

Эффективное предоставление обратной связи

Пять шагов обратной связи

Предоставление обратной связи может быть сложным и запутанным процессом, но это не обязательно так. Существует пять простых и понятных шагов, которые можно предпринять для продуктивного, полезного и информативного предоставления обратной связи.

Во-первых, подготовьте свой отзыв. Иногда вас просят высказать свое мнение "с порога", и, возможно, вы чувствуете себя при этом комфортно. Если у вас есть информация, которой вы готовы поделиться – отлично. Однако вы можете ответить, что вам необходимо немного времени, чтобы подумать, собраться с мыслями и дать уместный и полезный отзыв. Нет ничего плохого в том, чтобы не торопиться с ответом и тщательно продумать, как именно вы хотите донести информацию.

Во время подготовки продумайте ключевую информацию, которой вы будете делиться, а также способ предоставления обратной связи, например, при личной встрече или по электронной почте. Также подумайте о наглядных примерах, с помощью которых можно проиллюстрировать свои мысли.

Во-вторых, сосредоточьтесь на своем тоне. Если вы даете конструктивную обратную связь, убедитесь, что ваш тон поддерживает и неформально предлагает способы преодоления проблем или изменения поведения. Продумывая свой тон, сосредоточьтесь на том, чтобы быть неформальным, доступным и сопереживающим, помогать собеседнику находить решения и не зацикливаться на тех областях, в которых у него есть проблемы, чтобы собеседник чувствовал себя комфортно.

В-третьих, изучите факты и используйте конкретные примеры. Иногда вас просто спрашивают о вашем мнении, и это вполне обоснованная точка зрения. Однако если вы даете более формальный или подробный отзыв, используйте примеры, чтобы помочь собеседнику понять вашу точку зрения. Акцент на фактах помогает сделать отзыв менее личным и более объективным.

При изучении фактов и использовании конкретных примеров следует обратить внимание на следующие моменты:

• Собирайте различные примеры, чтобы представить широкую перспективу, а не сосредотачивайтесь на каком-то одном событии.
• Не стесняйтесь указывать, какие части отзыва являются вашим личным мнением, а какие основаны на фактах.
• Попросите собеседника высказать свое мнение. Видят ли они событие или ситуацию так же?

В-четвертых, выслушайте собеседника. Даже, если вас попросили дать обратную связь, человек, которому вы ее даете, может иметь совершенно другую точку зрения, которая может изменить вашу, если вы ее поймете. Предоставление обратной связи – это не улица с односторонним движением. Это должен быть процесс сотрудничества.

Когда вы слушаете собеседника, подумайте о том, чтобы дать ему время переварить информацию и обсудить свои взгляды позже. Спросите его о том, как он оценивает ваш отзыв и как он согласуется с тем, что сказали другие. Активное слушание заключается в том, чтобы принять точку зрения собеседника на веру.

В-пятых, создать упор на будущее. Он заключается в том, чтобы помочь собеседнику понять, что он может использовать полученную от вас информацию как точку отсчета, которая затем может быть использована для разработки плана развития. Все мы обладаем потенциалом развития, главное – использовать обратную связь как способ совершенствования в будущем.

При создании упора на будущее формулируйте обратную связь таким образом, чтобы она была полезной и помогла собеседнику добиться улучшений. Используйте факты, данные и примеры, но в основном делайте акцент на будущих возможностях. Помогите собеседнику понять, как он может использовать эту информацию для повышения своей личной эффективности.

Отказ от предвзятости при предоставлении обратной связи

Почему иногда, когда мы получаем обратную связь, в которой говорится о том, что мы делаем хорошо, а затем о том, что мы можем улучшить, то мы сразу же зацикливаемся на том, что нам нужно сделать, чтобы стать лучше, а не на том, в чем мы уже хороши? Оказывается, мы психологически запрограммированы на то, чтобы концентрироваться на негативной обратной связи. У нас есть естественное предубеждение против негатива.

В нашем мозге есть две разные системы для негативных и позитивных стимулов. И та часть, которая распознает негативный опыт, тратит две трети энергии на поиск негативных впечатлений. По сравнению с одной третью энергии, которую мы используем для обработки положительного опыта. Как только наш мозг начинает искать плохие новости, эта информация сохраняется в нашей долговременной памяти гораздо быстрее, чем положительный опыт.

Поэтому давайте подумаем, что происходит, когда вы даете кому-то обратную связь. Если вы изложите предложения по улучшению работы и способы, с помощью которых другой человек добился хороших результатов, многие люди сосредоточат свое внимание на тех областях, которые необходимо улучшить. Главное – планировать обратную связь и балансировать между позитивной и негативной обратной связью.

Исследования показали, что в высокоэффективных командах на один отрицательный отзыв приходится шесть положительных. Это не означает, что вы должны давать только положительную обратную связь, но важно соблюдать баланс между тем, что вы говорите и как вы даете обратную связь.

Некоторые советы по обратной связи включают в себя планирование обратной связи таким образом, чтобы в ней был хороший баланс между признанием того, что было сделано хорошо, и тем, где вы видите возможности для еще более эффективной работы.

Убедитесь, что вы обеспечили хороший баланс, но избегайте модели «бутерброда», когда вы даете хороший отзыв, за которым следует негативный отзыв, а затем снова позитивный. Эта формула традиционно используется для того, чтобы попытаться скрыть или упаковать негативную обратную связь. Но вы хотите провести открытый и честный разговор, сосредоточившись на том, что было сделано хорошо и что можно сделать еще лучше.

Проявляйте эмпатию в своем подходе. Это означает, что нужно понимать эмоции других людей и представлять, что они думают или чувствуют. Проще говоря, подумайте, как бы вы хотели получать обратную связь. Возможно, у вас есть интересная точка зрения или опыт, которые позволяют лучше понять проблему. Но это не значит, что вы точно знаете, как должен поступить собеседник. Ваша задача – дать полезные рекомендации и позволить собеседнику сделать с этой информацией то, что он решит.

Не уклоняйтесь от сложной обратной связи. Конечно, по мере возможности следует уравновешивать положительную и отрицательную обратную связь, но иногда в силу обстоятельств единственная обратная связь, которая у вас есть – это информация о том, как улучшить ситуацию. В этом случае не стоит приукрашивать обратную связь. Будьте прямыми, честным и ясно изъясняйтесь.  Сформулируйте свой отзыв как инструмент, который поможет собеседнику достичь большего и воспользоваться открывающимися перед ним возможностями.

Если у вас нет полезной обратной связи, не чувствуйте, что вам придется что-то придумывать. Вполне допустимо сказать, что у вас нет опыта в той или иной области или что вам нечего добавить. Поэтому будьте аутентичны, предоставляйте полезные и актуальные отзывы там, где это возможно, и воздерживайтесь от них там, где вы не можете привнести какую-либо ценность или иную точку зрения.

Забудьте о формальностях

Зачастую, наиболее полезная обратная связь поступает в режиме реального времени, помогая решать актуальные задачи, стоящие перед вами в данный момент. Когда вы даете обратную связь, помните, что неформальная обратная связь часто дает больше всего информации. Эти маленькие крупицы информации могут помочь кому-то скорректировать свою работу, взглянуть на ситуацию под другим углом или подумать о новых способах решения проблем.

Хитрость заключается в том, чтобы сделать неформальную обратную связь частью повседневного общения. Непрерывное развитие, когда вы постоянно стремитесь к небольшим улучшениям для достижения большего, предполагает постоянную обратную связь в режиме реального времени. Это может быть идея или предложение от друга. Это может быть отзыв клиента или мнение коллеги о том, как можно поступить в сложной ситуации.

Одним из ключевых побочных эффектов неформальной обратной связи является то, что она помогает строить отношения сотрудничества. Это способствует укреплению вашей профессиональной и личной сети. При правильном подходе к предоставлению неформальной обратной связи другие люди становятся восприимчивыми и хотят услышать больше.

Если речь не идет о конкретной сложной ситуации, например, о некачественной работе или обслуживании, придерживайтесь сбалансированной обратной связи, делая акцент на предложениях по улучшению ситуации и на том, как другой человек справился с поставленными задачами. Главное здесь – сосредоточиться на своем намерении, а не на том, что именно вы говорите. Вы хотите помочь собеседнику добиться успеха и достичь большего, одновременно помогая ему определить, в чем он хорош и что ему следует продолжать делать.

Сохраняйте неформальный и доступный тон. Вы хотите, чтобы собеседник чувствовал, что может открыто говорить с вами. В идеале ваша обратная связь должна начинаться как дискуссия.

• Потратьте некоторое время на то, чтобы узнать точку зрения собеседника.
• Выясните, что он думает о вашем отзыве и полезен ли он.
• Старайтесь не давать отзывов, основанных на личных суждениях о собеседнике.
• Сосредоточьтесь на том, чтобы использовать свой опыт для оказания помощи.

Конечно, желательно быть правдивым, но если отзыв не совсем положительный, как сформулировать то, что нужно сказать так, чтобы ваши предложения превратились в возможность, а не в критику? Вы хотите, чтобы собеседник почувствовал благодарность за то, что вы поделились своей точкой зрения, даже если это не самая лучшая новость. В равной степени вы хотите, чтобы собеседник знал, что вы заметили то, что он сделал исключительно хорошо.

Самое главное – применить это на практике. И самый простой способ сделать это – создать привычку. Давайте обратную связь разным людям, но ежедневно. Это может быть позитивная или развивающая обратная связь. В любом случае, она должна быть конструктивной и полезной. Если каждый день практиковать предоставление даже самой незначительной неформальной с помощью обратной связи, это начнет превращаться в положительную привычку.

Совершенствование навыков предоставления обратной связи

Два аспекта одного и того же процесса – это умение эффективно воспринимать обратную связь и умение ее качественно предоставлять. Понимая, как правильно принимать обратную связь, вы также приобретаете навыки в предоставлении ее, и наоборот.

Попросите трех человек высказать свое мнение о том, как вы предоставляете обратную связь. Возможно, вы захотите остановиться на пяти шагах по обеспечению эффективной обратной связи: подготовка сообщений, концентрация на тоне, изучение фактов и ключевых примеров, выслушивание и создание фокуса на будущее, устранение предубеждения негативности и баланс между позитивной и развивающей обратной связью, а также использование неформального стиля обратной связи.

Запишите отзывы, которые вы получаете от других людей. Обратите внимание на свои личные размышления, сильные стороны и направления развития при предоставлении обратной связи. Начните действовать и ставить цели по улучшению. Перечислите одну-три области обратной связи, над которыми вы хотели бы поработать в течение ближайшего месяца, и подробно опишите действия, которые вы предпримете для достижения этих целей.

Главное здесь – не останавливаться на достигнутом. Отмечайте свои действия по мере их выполнения и устанавливайте ежемесячные цели на следующий месяц, когда вы достигните предыдущих. Пока вы будете применять полученные знания на практике, у вас будет больше положительных впечатлений, которые помогут вам продолжать формировать и развивать свой стиль обратной связи.

Заключение

Мы дали вам все необходимое для того, чтобы эффективно предоставлять другим людям обратную связь и это бы помогало им развиваться. Главное – продолжать размышлять над своим стилем, просить об обратной связи и предпринимать небольшие шаги по совершенствованию того, как вы ее даете. Как известно, если вы хотите создать эффективную команду, обратная связь является важнейшим шагом на пути к этому.

Делитесь своими отзывами с другими людьми и устанавливайте прочные отношения сотрудничества. Придерживайтесь неформального и личного подхода, и превращайте свои отзывы в повод для дискуссии. Не останавливайтесь на достигнутом. Этому навыку можно легко научиться. Как и в случае с развитием любого типа мышления, речь идет о создании небольших, легко выполнимых привычек, которые вы будете применять на практике снова и снова.