Процесс найма рекрутингового агентства в поиске сотрудников для вашего бизнеса

Высококлассные и заинтересованные сотрудники – залог любого успешного бизнеса, и иногда вам нужна помощь в их поиске. Рекрутинговые компании – отличный ресурс для получения талантов, но может оказаться сложной задачей определить компании, которые могли бы обеспечить вам максимальную отдачу от ваших инвестиций.

В данной статье мы собираемся помочь вам определить ваши потребности и понять ваши текущие проблемы с наймом и удержанием сотрудников. Мы обсудим, как нанять подходящее кадровое агентство, как его эффективно использовать и как делать все это в рамках своего бюджета.

Определение потребностей бизнеса

Если вы посмотрите на количество вакансий, размещенных на досках объявлений, на веб-сайтах и в социальных сетях, очевидно, что спрос на лучших специалистов намного превышает предложение, и это создает проблемы для вас и вашей компании. Чтобы планировать будущее и поддерживать развитие своего бизнеса, вам необходимо понимать текущие проблемы, связанные с привлечением и наймом лучших сотрудников.

Начнем с выпускников университетов. Количество таких выпускников уже не может удовлетворить спрос на таланты во многих востребованных профессиях, включая ИТ, инженерию и робототехнику. А благодаря технологиям появляется больше возможностей для выбора. В результате студенты инженерных специальностей, которые выбрали бы традиционную карьеру в качестве инженера-электрика, механика, строителя или инженера-проектировщика, теперь имеют бесконечное количество других вариантов для нетрадиционных ролей.

Кроме того, глобальная конкуренция за таланты будет продолжать расти и повышать требования к заработной плате. Эта тенденция особенно сильна в странах с ограниченным приростом населения, и многие глобальные компании позволяют сотрудникам работать удаленно. И в последнее время, мы наблюдаем тенденцию, когда работники предпочитают работать из дома, отказываясь от дополнительных прибавок в виде бонусов, компенсации транспортных расходов и т.д.

Компании также сталкиваются с тем, что технологии навсегда изменили игровое поле для найма. Люди устанавливают все более тесные профессиональные и личные связи посредством социальных сетей, поэтому человеку относительно просто найти работу. Опрос, опубликованный на LinkedIn.com, показал, что более 85% людей, которые меняют работу, нашли новую возможность через свою сеть знакомых.

Кроме того, некоторые компании создали реферальные бонусы для своих сотрудников. Таким образом, буквально каждый сотрудник их компании активно набирает хороших специалистов. Если у вас нет прибыльной реферальной программы для сотрудников, вам сложно конкурировать.

Теперь рассмотрим рекрутинговые компании. Они стоят недешево, поэтому пользоваться ими нужно с умом. Хорошее кадровое агентство может быть влиятельной и рентабельной частью вашей команды, но в то же время вы можете перебрать их десятками, если вы неудовлетворены результатами. В таких ситуациях вы не только платите комиссию, но и можете потерять деньги и снизить производительность.

Перечислим несколько шагов, как оценить ваши текущие ресурсы. Начните с перечисления всех ресурсов, которыми вы пользовались за последние 12 месяцев. Этот список должен включать публикации на веб-сайтах, объявления о вакансиях, кадровые агентства, сайт LinkedIn и другие сайты социальных сетей. И обязательно включите свою реферальную программу сотрудников и любые дополнительные ресурсы, платите вы за них или нет.

Некоторые ресурсы могут быть более эффективными при привлечении сотрудников, работающих на полную ставку или по контракту. Так что разбейте свои ресурсы по типам позиций, которые они эффективно заполняют. Ресурсы, специализирующиеся на конкретной нише, часто могут предоставить лучших специалистов для решения конкретных задач.

Затем просмотрите количество заявок, которые были перечислены, и, что более важно, процент этих заявок, которые были заполнены каждым конкретным ресурсом. Этот список быстро покажет, какие ресурсы являются пустой тратой времени и денег. Вы должны изучить плюсы и минусы каждого ресурса, включая время для заполнения вакансий, удержание размещенных кандидатов, потери времени, такие как поиск неквалифицированных кандидатов, возврат ваших инвестиций и любые другие данные, имеющие отношение к вашей оценке.

Также спросите кандидатов, какие ресурсы они используют, когда ищут новую работу. Они пользуются сайтами-агрегаторами вакансий, посещают сайты компаний, пользуются социальной сетью LinkedIn или каким-нибудь другим способом? Один из них может стать отличным источником талантов.

После того, как вы оценили свои текущие ресурсы по поиску кандидатов, пора провести анализ недостатков по каждому из них. Подумайте о том, что вам нужно от внешних ресурсов, а затем проанализируйте свои фактические результаты. Например, если вы работаете с конкретным агентством, которое может заполнить ваши вакансии, но никогда не нанимает инженера, это недостаток. Поэтому вам необходимо найти новые ресурсы для привлечения инженеров, которых вы должны нанять, и восполнить этот недостаток.

Удержание сотрудников – важный показатель по многим причинам. Он не только показывает, насколько успешны ваши усилия по набору квалифицированных кандидатов, но также является отличным показателем общего состояния вашей компании. Давайте посмотрим, как определить, есть ли у вас проблемы с удержанием, что вызывает проблему и что с этим делать.

Возможно, будет проще и интереснее начать с анализа показателей удержания по разделам, например, по классу должности вместо того, чтобы смотреть на всю компанию. Допустим, вы наблюдаете высокую текучесть кадров на определенной должности. Просмотрите обязанности по работе, чтобы увидеть, есть ли нереалистичные ожидания или недостижимые цели, которые вызывают текучесть кадров.

Другой метод просмотра данных об удержании – по уровню дохода или отделу. Таким образом, вы можете определить, является ли проблема удержания общекорпоративной проблемой или вы можете обнаружить проблему управления в определенном отделе. Хорошо известно, что многие сотрудники уходят от своего руководителя, а не из компании.

Затем определите, является ли ваша текучесть увольнений добровольным или нет. Просмотрите результаты своих выходных собеседований и определите, были ли проблемы или вопросы, которые следовало бы поднять в процессе набора и собеседования или при проверке рекомендаций.

Когда вы проверяете удержание сотрудников, нанятых через кадровые агентства, также изучите гарантии компании. Какой процент их сотрудников был успешно удержан и как быстро они смогли заменить кандидатов, которые не были удержаны.

И, наконец, учтите, что, если вам сложно удерживать сотрудников более года, возможно, вы наняли не того кандидата. Конечно, это требует времени, но как только вы поймете причины своей текучести и стоимость найма для каждой должности, станет очевидным, почему вы должны определять должности с проблемами удержания.

Оценка кадрового агентства с точки зрения пользы для вашего бизнеса

Прошлый опыт влияет на то, как вы воспринимаете ценность кадровых агентств, поэтому давайте посмотрим, как четко оценить кадровую компанию исходя из вашей роли менеджера по найму. Начните с составления списка кадровых агентств, которые вы использовали или используете в настоящее время, чтобы определить наиболее талантливых сотрудников.

Рядом с каждой компанией укажите, что вам больше всего нравится в их услугах, чтобы помочь вам определить наиболее талантливых сотрудников. Определите, что конкретно делала каждая компания, что привело к успешному найму. Найдите время, чтобы проанализировать процент заполненных заявок, время приема на работу, удержание размещенных кандидатов, последующие действия после найма, финансовые вложения и способы решения проблем.

Изучая процессы и результаты рекрутинговых агентств, спросите себя, чего бы вы хотели, чтобы каждая компания делала по-своему. При проверке процента незавершенных заявок также проверьте, как вы на самом деле заполнили эти должности или они остались вакантными? Если вы перестали работать с определенными кадровыми агентствами, что именно заставило вас уйти?

Найдите время, чтобы проанализировать предлагаемые ими услуги, результаты, которые они предоставили, и человека, с которым вы контактировали в каждой кадровой компаниии. Определите, можно ли было что-то изменить, чтобы продолжить с ними бизнес. Затем оцените услуги, специальности и географические параметры каждой кадровой компании, которую вы использовали. Это поможет вам определить, подходят ли они для ваших текущих и будущих потребностей.

Специализировались ли агентства, которые вы использовали, в нишевых областях, таких как ИТ, инжиниринг или бухгалтерский учет, для заполнения ваших заявок в этих конкретных областях? Предлагали ли они услуги, которые включали не только наем на полную ставку, но и временных работников или долгосрочных подрядчиков, которые бы соответствовали вашим потребностям?

Наконец, просмотрите полученную информацию, чтобы определить, что необходимо вашей компании, когда вы нанимаете кадровые агентства, которые помогут вам удовлетворить ваши будущие потребности. Этот процесс упростит вашу работу и поможет привлечь талантливых специалистов.

Когда вам нужно заполнить важную должность, уже слишком поздно пытаться найти лучшие нишевые рекрутинговые компании. Это то, что вы хотите сделать, прежде чем у вас возникнет потребность. Поэтому важно заблаговременно выявлять кадровые агентства, которые специализируются именно на том, в чем вы больше всего нуждаетесь.

Вы можете начать с обзора своих стратегических планов найма на предстоящий год, чтобы определить, какие типы вакансий будут создавать для вас самые большие проблемы, после чего вы можете начать исследование кадровых агентств, которые имеют опыт и установили сети с талантами в этих должностях.

Есть несколько способов определить рекрутинговые компании и их области специализации. Вы можете выполнить простой поиск в браузере, указав название должности, слово рекрутинговое агентство и ваше географическое положение.

После того как у вас будет список потенциальных кадровых агентств, просмотрите их веб-сайт, чтобы определить, действительно ли они специализируются там, где у вас есть потребности, просмотрите позиции, размещенные на их веб-сайте, просмотрите их профиль LinkedIn, чтобы определить названия должностей, которые они размещают, и прочитайте рекомендации и отзывы для проверки информации.

Если у вас есть потребности в нескольких штатах, вы можете решить работать с более крупной рекрутинговой организацией, которая имеет несколько офисов. Это гарантирует, что они установят сети лучших талантов в тех географических регионах, где вам нужна помощь. Также разумно иметь, по крайней мере, две компании, конкурирующие за ваш бизнес, чтобы вы могли сравнить результаты и определить, кто будет вашим предпочтительным поставщиком, а кто будет в резерве.

Наконец, помните, что рекрутинговое агентство должно облегчать вашу работу. Они должны предоставлять кандидатов, которых вы не рассматриваете самостоятельно, а должны предоставлять вам только те таланты, которые соответствуют учетным данным, указанным в вашей заявке. Так что найдите время, чтобы определить кадровые агентства, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям, а затем будьте готовы нанять лучших талантов.

Вопросы, которые вы должны задать рекрутинговому агентству

Вы когда-нибудь задумывались, как выбрать рекрутинговые агентства, которые предоставят вам наилучшие результаты? Рекрутинговые компании бывают разных форм, размеров и предлагают самые разные услуги, поэтому задайтесь следующими вопросами прежде, чем начать рассматривать подходящие рекрутинговые агентства:

• Какие проблемы с наймом не дают вам покоя?
• Когда вы анализируете свое время найма, какие сложные вакансии выходят за рамки установленных сроков?
• Определите, нанимаете ли вы кандидатов на должности с полной занятостью, контрактников, сотрудников на неполный рабочий день или комбинацию всех трех?
• Также учитывайте количество заявок и местонахождение вакансий, которые необходимо заполнить.

После того как вы определили свои потребности и проблемы, пришло время изучить ваши варианты, чтобы сотрудничать с лучшими рекрутинговыми агентствами. Взгляните на услуги, которые они предлагают. Некоторые рекрутинговые агентства нанимают людей только на работу с полной занятостью, некоторые работают только с высококвалифицированными кандидатами, другие нанимают только подрядчиков или временных работников.

Многие рекрутинговые компании специализируются на определенной отрасли или нише. Кроме того, изучите местные рекрутинговые агентства, которые больше работают как универсалы в конкретном географическом регионе. Их сеть шире по типам кандидатов, которых они представляют, но сосредоточена на конкретных географических параметрах.

Большинство рекрутинговых агентств говорят, что они особенные, уникальные, отличные от своих конкурентов. Но когда вы спрашиваете, чем они отличаются, все они говорят одно и то же. Они специализируются в вашей отрасли, у них есть лучшие кандидаты, они проводят тщательные собеседования и проверяют рекомендации. Поэтому лучше заранее составить список вопросов, которые вы можете задать, чтобы найти рекрутинговые компании, которые действительно отличаются от своих конкурентов.

Первое, о чем вы хотите знать, это их способность размещать кандидатов, которых вам нужно нанять. Каков их послужной список? Попросите список компаний, в которых они работали. Это компании, похожие на вашу? Спросите подробности. Какие заявки они выполняли и сколько времени им потребовалось, чтобы заполнить вакансию? Где располагались рабочие места? И спросите, какой процент заявок, по которым они вербуют, фактически приводит к найму?

Эти вопросы помогут вам понять, какую работу они выполняют, и какие результаты вы должны ожидать. Но имейте в виду, что вы собираетесь строить отношения с этой организацией, поэтому вы также хотите узнать о самой компании. Спросите об обучении, которое они проводят для своей внутренней команды. Взяли ли они на себя обязательство инвестировать в профессиональные сертификаты для своих рекрутеров и менеджеров по работе с клиентами?

И важно, чтобы вы определили, как и кто будет поддерживать с вами связь. Вы не хотите, чтобы вам звонили 10 человек из одной рекрутинговой компании, но вы хотите иметь более одного контакта. Будете ли вы общаться с менеджером по работе с клиентами и рекрутером? Если нет, убедитесь, что для вас назначен резервный контакт на случай, если ваш основной контакт недоступен.

Задавайте вопросы об опыте и успешном послужном списке вашего контактного лица и запрашивайте отзывы у довольных клиентов, чтобы вы могли проверить результаты и уровень обслуживания, предоставляемого вашим контактным лицом. Наконец, определите, какие усилия рекрутинговое агентство предприняла в интернете, чтобы выделиться среди конкурентов. Просмотрите их веб-сайт, профиль в социальных сетях, профиль LinkedIn и блог.

Необходимо понимать, что рекрутеры используют те же самые доски объявлений, за которые платят компании. И в результате они представляют кандидатов, которых вы уже выявили. Вам нужно найти рекрутинговые агентства, которые мыслят нестандартно. Вам нужно найти компании, которые знают, как привлечь пассивных кандидатов.

Сегодня все рекрутинговые агентства имеют базу данных кандидатов в своих ATS или CRM, и все они используют другие бесплатные и платные ресурсы для выявления лучших талантов. Поэтому задайте им несколько важных вопросов: как вы находите своих кандидатов? Насколько велика ваша база данных? Как часто вы переписываетесь с кандидатами в вашей базе?

Рекрутинговые компании должны иметь обширное присутствие в социальных сетях, особенно в LinkedIn. Преуспевающие рекрутинговые агентства всегда выявляют новые ресурсы для привлечения лучших талантов и заблаговременно заполняют свой портфель. Наконец, спросите, какой процент кандидатов, размещенных агентством, является результатом рекомендаций. Проверьте их веб-сайт, чтобы узнать, есть ли у них платная реферальная программа.

Определите, чем их процесс найма отличается для кандидатов на полный рабочий день по сравнению с подрядчиками или временными работниками. И как начинается процесс рекрутинга? Осуществляется ли первоначальный контакт с источником, электронной почтой или телефонным звонком? И какой процент усилий по набору персонала направлен на пассивных и активных кандидатов?

Попросите их описать свой процесс, как только они найдут потенциального кандидата. Заполняют ли они документы заранее или просто отправляют резюме? Спросите о среднем сроке найма на должности в определенных областях. Затем узнайте об их процессе собеседования. Собеседования проводятся лично, по скайпу или по телефону? Спросите, проводят ли они классическое собеседование или стрессовое?

Чтобы помочь вам определить уровень нанятого кандидата, спросите рекрутинговые агентства, какой процент, прошедших собеседование кандидатов, представлен клиентам и как проводятся презентации. Какой процент представленных кандидатов проходит собеседование с клиентами и какой процент проверяется? Вы должны ожидать, что у всех представленных кандидатов будут запрошены учетные данные, поэтому 100% кандидатов должны пройти собеседование.

Кроме того, спросите, сколько кандидатов проходит собеседование с клиентами, прежде чем кого-то нанять. Рекрутинговые компании, у которых есть структурированный процесс найма и собеседования, также отслеживают статистику и показатели, и должны быть в состоянии предоставить вам данные.

Нелишним будет спросить рекрутинговое агентство, как долго они работают со своими нынешними клиентами, особенно с клиентами, похожими на вашу компанию. Просмотрите профиль LinkedIn рекрутинговой компании на наличие рекомендаций от текущих клиентов и кандидатов, которых они разместили. Попросите агентство предоставить вам отзывы или рекомендации, направленные на удержание размещенных кандидатов.

Теперь давайте обсудим, как вы можете оценить удовлетворенность клиентов, прежде чем начать работать с рекрутинговой компанией. Каждое рекрутинговое агентство имеет либо положительный, либо отрицательный послужной список со своими нынешними клиентами, поэтому вы хотите знать, как и когда рекрутинговые организации получают критику или отзывы от своих нынешних клиентов.

Вы часто будете видеть отзывы или рекомендации на веб-сайте фирмы или в профиле LinkedIn, но вам нужно нечто большее. Вы хотите, чтобы рекрутинговая компания приложила усилия, чтобы собрать твердую обратную связь. Как компания, которая собирается нанять рекрутинговое агентство, вы должны задавать вопросы, которые выявляют степень удовлетворенности клиентов.

Спросите, есть ли у них эксклюзивная договоренность с какими-либо клиентами. Если ответ «да», спросите, что они сделали, чтобы заслужить такое партнерство. Какой процент новых клиентов является результатом рефералов? Если их клиенты удовлетворены их результатами, они предоставят рекомендации. Это отличный показатель удовлетворенности клиентов.

Поинтересуйтесь, позиционирует ли себя агентство как эксперта по рабочей силе/рабочему месту, предоставляя своим клиентам соответствующую информацию? Некоторые компании проводят ежемесячные тренинги для своих клиентов, другие рассылают интересные статьи, информационные бюллетени или ведут отраслевой блог. И, наконец, спросите, какие процессы используются для постоянного повышения удовлетворенности клиентов?

Прежде чем нанять рекрутинговую компанию, поговорите с ними о том, что вы будете делать после того, как они устроят кого-то на работу. Всегда должен быть последующий процесс, независимо от того, является ли должность работой на полный рабочий день, контрактом или временным заданием. Вы хотите знать, что агентство является защитником кандидата с самого начала собеседования, на протяжении всего процесса найма и после того, как они будут трудоустроены.

Попросите их описать процесс адаптации, который они используют для своих штатных сотрудников, подрядчиков и временных работников, чтобы привести их в соответствии с компанией своего клиента. Спросите, как часто они общаются в течение двухнедельного испытательного срока и после того, как их кандидаты приступили к работе на новой должности.

Затем спросите их, как они справляются с проблемами, которые они обнаруживают в ходе последующего процесса. Агентство немедленно связывается со своим клиентом или пытается решить проблему самостоятельно? Когда возникают проблемы, насколько успешно они решают проблему и удерживают сотрудника? Спросите о некоторых конкретных примерах результатов, которых они достигли, и о том как их решения принесли пользу как кандидату, так и его клиенту.

Рекрутинговые компании, которые достаточно заботятся о том, чтобы поддерживать связь со своими кандидатами после их трудоустройства – это организации, которые стремятся предоставить вам высококлассных сотрудников на длительный срок.

Определение ожиданий

Вы можете оказаться в полной растерянности, когда работаете более чем с одним рекрутинговым агентством, потому что все они работают по-разному. Представьте, сколько времени вы бы сэкономили, если бы поняли, чего от них можно ожидать и что им нужно от вас для найма сотрудников. Ключом к успеху является откровенный разговор и установление разумных ожиданий.

Имейте в виду, что меняющиеся потребности клиентов и новые технологии привели к тому, что рекрутинговые компании резко изменили методы своей работы, а процессы, которые они используют, различаются в зависимости от их ниши и сегмента профессии, в которой они работают.

Прежде чем выбрать рекрутинговую компанию, попросите у них подробный письменный список того, что они собираются сделать для вас и как они это сделают. Вы хотите знать, что вы можете ожидать. Затем попросите у агентства письменный список того, что им нужно от вас, чтобы выявить сотрудников, которых вы наймете.

Время имеет решающее значение в процессе найма, и отсутствие связи может привести к тому, что вы потеряете специалиста, которого хотите нанять. Давайте рассмотрим, как вы можете настроить эффективные каналы связи с рекрутинговыми компаниями.

Уточните, как вы будете сообщать о важных этапах процесса, в том числе о подробностях вашей заявки, времени собеседования, о том, как вы будете предоставлять отзывы о кандидатах, обновлениях ваших критериев поиска и продлении предложений.

Эти важные шаги должны быть сделаны по телефону, потому что немедленный ответ поможет продвинуть процесс найма. Текстовые сообщения могут быть очень эффективными, но телефонное общение наиболее эффективно для решения критичных вопросов. Некритические действия, не требующие немедленного внимания, можно выполнить по электронной почте.

Вы должны ожидать, что рекрутинговое агентство свяжется с вами после того, как вы наймете одного из их кандидатов, чтобы убедиться, что их кандидат хорошо выполняет свою работу. Рекрутеры могут проверить навыки и опыт, но им нужно убедиться, что они помещают своего кандидата к нужным руководителям на правильную позицию.

Рекрутер не может предвидеть проблемы, с которыми могут столкнуться их кандидаты, связанные с культурой вашей компании, их непосредственным руководителем или коллегами. Но если они свяжутся с вами и узнают о проблемах, рекрутер может помочь вам справиться с ситуацией. Вы также хотите, чтобы рекрутер связался с кандидатом. Определите, как эта обратная связь будет передана вам.

Небольшие проблемы обычно можно решить до того, как они перерастут в серьезные проблемы, которые приведут к текучести кадров. Вашему новому сотруднику часто удобнее довериться своему рекрутеру, чем поговорить со своим новым начальником. Рекрутинговая компания должна иметь возможность немедленно поделиться с вами этими опасениями.

Планируйте предоставлять рекрутинговым компаниям отзывы о кандидатах, которых вы нанимаете, в течение как минимум шести месяцев. Это также поможет им определить, какие из их ресурсов обеспечивают наилучшие кадры для вашей компании. Если возникнут какие-либо проблемы, ваш отзыв поможет рекрутинговым агентствам улучшить и усовершенствовать свои будущие усилия по подбору персонала.

И напоследок, не забудьте в разговоре с рекрутинговым агентством откровенно обсудить потенциальные проблемные области. Спросите, что делает рекрутинговая компания, чтобы заранее предотвратить проблемы. Спросите, как часто они сталкиваются с этими проблемами со своими нынешними клиентами и как они их решают.

Заключение

Теперь вы знаете, что вам нужно сделать, прежде чем нанять рекрутинговое агентство. Вы также знаете, как определить, какие рекрутинговые компании лучше всего справятся с поиском специалистов, которые необходимы для вашего бизнеса.

Используйте эту информацию, чтобы сначала просмотреть рекрутинговые агентства, которыми вы пользуетесь в настоящее время, и решить, будете ли вы продолжать пользоваться их услугами или начнете искать более подходящих партнеров. Вы также знаете, какие вопросы задавать и какие результаты следует ожидать. Удачи в вашем деле.