Мониторинг и контроль прогресса проекта. Управление проектами (Project Management). Часть 7

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по управлению проектами. Чтобы начать читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Когда работа над вашим проектом началась, вам нужно знать, что было сделано, что осталось сделать, сколько времени это заняло и сколько это стоило. Таким образом, вы сможете увидеть, по плану ли движется ваш проект.

Как собирать данные

Необходимые данные зависят от того, что клиент и другие заинтересованные стороны считают важным. Поскольку график проекта и бюджет обычно возглавляют список, информация о фактических днях, отработанном времени и затраченных финансах не предоставляется.

1. Во-первых, узнайте, когда на самом деле начинаются задачи. Выполнение задачи может занять то время, что вы рассчитали, но если она начнется с опозданием на две недели, это все равно может задержать выполнение вашего проекта.
2. Во-вторых, определите фактическое рабочее время или, в некоторых случаях, фактическую продолжительность. Учет отработанных часов даст вам полную картину о ходе выполнения задачи и трудозатратах, связанных с работой.
3. В-третьих, спросите себя, сколько еще осталось работы и какова ее продолжительность. Эти значения говорят вам, как долго будет выполняться задача, а также соответствует ли ваша первоначальная оценка целевой.
4. Наконец, выясните, какие еще фактические расходы были понесены в связи с проектом, например, транспортные расходы и обучение.

Если это возможно, настройте автоматический способ получения необходимых данных о задачах, например, по электронной почте, через веб-форму или инструмент отчетности по проектам в масштабе предприятия. Сбор данных о том, что происходит в вашем проекте, имеет решающее значение. Эти данные говорят вам, где находится ваш проект, и нужно ли вам вносить какие-либо корректировки в курс, чтобы вернуть ваш проект в нужное русло.

Управление изменениями в проекте

Во время планирования вы создали планы для управления коммуникациями, изменениями и качеством. Теперь, когда проект в стадии реализации, пришло время воплотить эти планы в жизнь.

Для начала, вы и ваша команда переводите коммуникацию из плана в действие. Каждый создает и отправляет информацию, а также извлекает и хранит любую поступающую информацию, и все это в соответствии с планом. И пока вы общаетесь, не забывайте, что вам также необходимо реализовать план управления заинтересованными сторонами, чтобы поддерживать проект.

Давайте поговорим об отчетах. Например, обычная отправка отчетов о состоянии раз в неделю. Они обычно включают в себя то, что произошло, работу, которая была запланирована, работу, которая была завершена, и работу, которая шла не по плану. Укажите любые отклонения и способы их исправления. Кроме того, укажите проблемы, а также шаги, которые вы планируете предпринять для их решения. Наконец, составьте и распространите отчеты о достижениях за эту неделю.

Для команды управления проектом вы можете подготовить сводный отчет о его статусе. Таким образом, они смогут сосредоточиться на общей картине проекта. Если они попросят подробностей, вы можете составить дополнительные отчеты.

Информационные панели отображают информацию в графическом виде и позволяют легче увидеть, что происходит с реализацией проекта. Например, вы можете отмечать прогресс или производительность с помощью стоп-сигналов. Зеленый цвет говорит, что все в порядке. Желтый указывает на небольшое отклонение, а красный цвет указывает на более серьезную проблему.

Во время процесса обмена сообщениями вам нужно следить за тем, как все это работает. Получают ли заинтересованные стороны нужную информацию, когда она им нужна, и используются ли лучшие методы? Если это не так, измените план коммуникации, чтобы отразить то, что они хотят.

Теперь об управлении изменениями. При поступлении запросов на изменение следуйте инструкциям в плане управления изменениями, чтобы определить, следует ли добавлять их в проект. Вы добавляете каждый запрос на изменение в созданный журнал запросов на изменение, чтобы вы могли отслеживать запрос, был ли он отклонен комиссией по обзору изменений или одобрен и добавлен в проект.

Кроме того, если добавленные запросы на изменение влияют на график и/или стоимость, обновите базовый план, чтобы отразить эти корректировки. Таким образом, запросы на изменение не создают расхождений между планом и фактической производительностью.

Вы также выполняете действия для измерения качества и оценки уровня качества, обеспечиваемого вашим проектом. Как вы указали в плане управления качеством, если качество не находится на требуемом уровне, выясните, как его улучшить. Даже если вы получаете должное качество, пересмотрите свои процессы, так как всегда есть возможность добиться соответствующего качества меньшими силами и затратами.

Помните, что управление коммуникациями, изменениями и качеством – это не разовые усилия. Во время выполнения проекта постоянно отслеживайте обмен данными, отслеживайте запросы на изменения и измеряйте качество. Если вы будете в курсе всего этого, вы сможете реализовать свой проект более успешно и с меньшим драматизмом.

Управление графиком реализации проекта

Вы должны смотреть на график реализации проекта с разных сторон, чтобы выявить проблемы и решить, что с ними делать. Сначала сравните текущий график с вашим базовым планом. Простая диаграмма Ганта поможет вам увидеть, опережаете ли вы график, отстаете или идете по расписанию. Например, вы можете показать свое базовое расписание с полосами одного цвета, а текущее расписание другим цветом. С другой стороны, значения дисперсии сообщают вам точную разницу между вашим базовым планом и вашим текущим графиком.

Выявление проблемных задач помогает определить, где вам нужно внести изменения, чтобы не нарушать график. Если вы используете программу планирования, часто есть фильтры и предустановки, которые обеспечивают ранее предупреждение о задержках. Например, незавершенные задачи, которые выполняются с опозданием, задачи, которые должны были начаться, но не завершились, или задачи, которые не выполнили столько работы, как планировалось.

Управляя расписанием, вы также будете тратить время на управление ресурсами и всеми контрактами, которые вы подписали для их получения. Например, возможно, ресурс будет недоступен в день, когда должно начаться выполнение его задачи, что может привести к различного рода штрафам со стороны поставщика ресурса.

Изучение графика реализации проекта поможет вам увидеть, есть ли у вашего проекта проблемы, и определить возможные решения, если это так.

Отслеживание затрат проекта

Когда ваша команда работает над своими задачами, вам нужно отслеживать растущие расходы, чтобы гарантировать, что проект не выходит за рамки бюджета. Важно знать информацию о затратах, которая волнует вашу организацию. Таким образом, вы будете знать, в какой день собираться и как сообщать финансовую информацию.

Спросите спонсора проекта или кого-нибудь из финансового отдела, как работает финансовая отчетность вашей организации. Вам также необходимо знать уровень детализации для отслеживания затрат и это обычно зависит от культуры и направленности вашей организации. Если контракты являются частью вашего проекта, будь то контракты с заказчиком или с поставщиками, то тип контракта может определять уровень детализации, который необходимо отслеживать.

Например, с контрактами «время и материалы» вам необходимо получить подробную информацию о затратах на рабочую силу и материалы, чтобы привлечь клиентов. С другой стороны, контракты с фиксированной ценой могут не отслеживать затраты так подробно, но вам все равно нужна общая стоимость, чтобы определить прибыль по контракту.

То, как ваша организация отслеживает время сотрудников, является еще одним фактором в отслеживании затрат проекта. Некоторые компании отслеживают часы работы с мельчайшими подробностями, что имеет смысл, когда почасовая работа астрономически высока. В других компаниях зарплата сотрудников рассматривается как затраты на ведение бизнеса.

Как только вы соберете информацию о затратах, вам нужно свести ее в бюджете и принять меры, если затраты выходят за рамки допустимого. Например, если бюджет проекта превышает, вам нужно выяснить, почему это так. Возможно, был добавлен объем работ, работа продвигается быстрее, чем вы планировали, влечет за собой больше расходов или люди тратят больше времени на выполнение задач. Какой бы ни была причина, как только вы ее узнаете, вы сможете найти решение проблемы.

Стоимость проекта – одно из трех основных ограничений, с которыми вы должны справиться как руководитель проекта. Так что очень важно хорошо управлять затратами.

Управление объемом проекта (Project scope)

Объем, график и стоимость проекта неразрывно связаны, но объем имеет тенденцию разрастаться, поскольку заинтересованные стороны просят вас добавить то или иное. Проблема в том, что они не так сильно заинтересованы в увеличении бюджета или удлинении графика, чтобы приспособиться к новому объему, поэтому управление масштабом критически важно для того, чтобы ваш проект продолжал работать. Объем может измениться по другим причинам. Например, сфера деятельности не могла быть четко определена заранее.

Лучший способ предотвратить расползание объема работ – четко определить объем при планировании. Но что вы можете сделать, если планирование завершилось, а объем расширяется?

Для начала сбросьте нереалистичные ожидания. Если заказчик запрашивает функции, которые явно выходят за рамки, обратитесь к описанию объема и вежливо откажитесь. Или предложите обсудить график и изменения бюджета, необходимые для увеличения объема проекта.

Также убедитесь, что заказчик и ваша команда понимают, что недокументированные неофициальные изменения недопустимы. Сбросьте их ожидания, чтобы в будущем запросы проходили через процесс управления изменениями. Если объем не был четко определен с самого начала, поработайте с заказчиком, чтобы пересмотреть объем для большей ясности.

Если заказчик действительно не знает, чего он хочет, подумайте о переходе на итеративный подход к проекту. Таким образом, у вас будет несколько возможностей получить обратную связь от клиента и со временем согласовать объем. Управление объемом – ключ к успеху проектов.

Мониторинг и контроль рисков

Когда вы разрабатывали свой план управления рисками, вы определили риски, которые нужно отслеживать, и ответные меры, которые вы будете использовать для их устранения (мы писали об этом в одной из предыдущих частей). Теперь, когда проект находится в стадии реализации, вы должны внимательно следить за тем, чтобы риски стали реальностью. Если это происходит, то вы приступаете к ответным мерам.

В Плане управления рисками каждому риску, который вы решили отслеживать, назначен владелец. Работа этого человека – следить за назначенным ему риском и регулярно обновлять его статус. Давайте подробно рассмотрим, что означает наличие риска.

1. Внедрите упреждающие меры реагирования на риски. Это означает, что вы предпринимаете шаги, чтобы избежать, смягчить, перенести или запланировать непредвиденные обстоятельства для риска до того, как он произойдет.
2. Следите за признаками возникновения высокоприоритетных рисков. Также следите за событиями, которые запускают план действий в чрезвычайных ситуациях. Если возникает риск, начните реагировать в соответствии с вашим планом. Затем проследите за результатами ответных действий.
3. Регулярно сообщайте о статусе рисков и обновляйте журнал рисков и подробные сведения, т.е. повышение или понижение вероятности риска или воздействия в случае изменения ситуации. Иногда риски исчезают по мере продвижения проекта, и вы можете их вычеркнуть из своего плана.

Не забывайте о менее приоритетных рисках. Изменения в проекте могут увеличить их вероятность или влияние. Как команда проекта, время от времени проверяйте их, чтобы увидеть, нужно ли их отслеживать. Также следите за возможными новыми рисками, которые возникли из-за изменений в проекте.

Анализ освоенного объема

Анализ освоенного объема (earned value analysis, EVA) позволяет оценить, как базовый план исполнения соотносится с фактическими показателями исполнения расписания и стоимости. Другими словами, как проект получает ценность, выполняя работу. Данный анализ полезен, потому что основные показатели проекта могут быть обманчивыми.

Предположим, что сделано 50% работы, рассчитанной в вашем проекте и 50% бюджета израсходовано. Похоже, что все идет хорошо. Однако если выполнено только 25% работы, тогда возникает проблема. Вы должны завершить 75% работы, но с оставшимися только 50% времени и 50% средств.

Анализ освоенного объема может выявить подобные проблемы, потому что он смотрит на работу и затраты по отношению ко времени. Он рассматривает ваш график и бюджет в денежном выражении. Это означает, что вы видите все аспекты эффективности вашего проекта в одном блоке. Конечно, затраты уже указаны в денежном выражении, но вы также измеряете работу в денежном выражении, подсчитывая, сколько стоит человеческий труд.

Анализ освоенного объема основан на трех измерениях:

• Во-первых, вы измеряете плановую стоимость. Это то, сколько вы планируете потратить на завершение работы, запланированной до определенной даты. Это еще называется бюджетной стоимостью запланированных работ. Предположим, вы оценили, что потратите 50000 рублей на работу над задачей до 12 января. Плановая стоимость 50000 рублей.
• Во-вторых, заработанная стоимость – это сумма средств, которую вы заработали, выполнив работу. Ее еще называют бюджетной стоимостью выполненных работ. Если запланированные затраты на рабочую силу за часы, которые ваша команда проработала до 12 января, составляют 30000 рублей, заработанная стоимость составляет 30000 рублей.
• Третьим ключевым показателем является фактическая стоимость выполненных работ. Например, предположим, что вам нужно было ввести более дорогой ресурс, поэтому затраты на рабочую силу фактически составляют 35000 рублей. Это ваша реальная стоимость.

Глядя на эти значения на графике, легко увидеть, соответствует ли ваш проект графику и бюджету. Вот как вы читаете график освоенного объема:

• Во-первых, время находиться на горизонтальной оси, а стоимость – на вертикальной.
• Во-вторых, вы хотите, чтобы освоенная стоимость превышала плановую. Это означает, что вы выполнили больше работы, чем планировали. Другими словами, задача или проект опережают график. В этом примере освоенная стоимость ниже плановой стоимости, поэтому этот проект отстает от графика.
• В-третьих, вы хотите видеть фактическую стоимость ниже освоенной стоимости. Это означает, что вы фактически потратили на выполненную работу меньше, чем предполагали. В этом проекте фактическая стоимость превышает освоенную стоимость, поэтому проект также превышает бюджет.

Если вы заинтересованы в использовании показателей освоенной стоимости в своих проектах, вы можете изучить этот инструмент более подробно.

Оценка прогресса

Здесь мы будем говорить о том, как оценить и реализовать ваши задумки, когда ваш проект сбивается с курса. Сначала рассмотрите решения, которые вы можете использовать. Таким образом, вы можете продолжить внесение изменений, не спрашивая разрешения.

Например, если вы перетасовываете назначения задач, чтобы завершить работу быстрее или с меньшими затратами, вы не повлияете ни на кого за пределами проекта. Затем, если у вас недостаточно полномочий, попросите одобрения заинтересованных сторон. Такие варианты, как удлинение графика, увеличение бюджета или сокращение объема, обычно требуют одобрения со стороны клиента, заинтересованных сторон или управленческой команды.

Если вы попросите одобрения, будьте готовы представить одну или несколько рекомендаций вместе с плюсами и минусами каждой из них. Вы также должны быть готовы ответить на вопросы о решении, которое вы рекомендуете, и о других решениях, которые вы рассматривали, но исключили.

Наконец, если ваша организация управляет портфелем проектов, вам, возможно, придется выйти за рамки заинтересованных сторон проекта. Например, если вам нужны люди из других проектов или средства из фондов на случай непредвиденных обстоятельств, вам, вероятно, придется обратиться к руководству, чтобы попросить людей или финансовую помощь, которые вам необходимы.

Независимо от того, насколько хорошо вы управляете своими проектами, время от времени они сбиваются с пути. Не паникуйте. Оценив свои возможности и эффективно обратившись за помощью, вы сможете получить необходимую поддержку. Если у проекта серьезные проблемы, требуются более решительные меры.

Решение проблем по ходу проекта

Решение проблем и принятие решений очень похожи. Если подумать, большинство решений, которые вы принимаете как руководитель проекта, касаются в первую очередь того, как вы собираетесь решить проблему или предотвратить ее. Вот несколько советов, которые помогут упростить решение проблем.

• Во-первых, сосредоточьтесь на том, что важно. Процессы принятия решений и решение проблем могут потребовать времени и информации, которых может не хватать. Научитесь игнорировать то, что неважно, независимо от того, насколько это кажется срочным. Если возникает проблема, спросите себя, важна ли она. Если это не так, игнорируйте ее.
• Во-вторых, при разработке формулировки проблемы для проекта убедитесь, что вы понимаете, в чем она заключается.
• В-третьих, оцените влияние проблем и определите приоритеты, которые имеют наибольшее влияние на проект. Кроме того, тщательно продумайте решения проблем, которые имеют значительные и долгосрочные последствия для проекта. В отношении сложных и/или важных вопросов оцените свои варианты, как и в случае со стратегией проекта. Даже в случае серьезных проблем не игнорируйте вариант бездействия.
• Наконец, обратитесь за помощью, если она вам нужна. Работа с другими людьми поможет определить варианты, о которых вы бы не подумали, и помочь вам выбрать лучшую альтернативу.

Заключительную часть вы можете почитать в статье: "Завершение проекта. Заключительные действия. Часть 8".

Список инструментов для управления проектами:

1. ЛидерТаск – многофункциональный сервис для управления временем, задачами и проектами;
2. Аспро.Agile – российская платформа управления проектами по принципам Agile;
3. O!Task – новый сервис управления проектами, идеально подходящий для фрилансеров и небольших команд;
4. ПланФикс — это система-трансформер, предназначенная для управления работой всех подразделений компании;
5. Worksection – это платформа для управления работой, проектом и командой.

Подробнее об этих сервисах и не только, вы можете прочитать в нашей статье "Лучшие отечественные приложения для ведения бизнеса".