Навыки для менеджеров по операциям. Операционный менеджмент (Часть 6)

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по операционному менеджменту. Чтобы читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Важность бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это серия последовательно выполняемых задач, предназначенных для предоставления услуги, производства продукта или какой-либо другой цели организации. Если бизнес-процесс задокументирован правильно, его можно использовать для обучения других сотрудников компании тому, как выполнять данный процесс и достигать предсказуемых результатов.

Разработка четкого, краткого, но точного бизнес-процесса может быть сложной задачей, независимо от того, разрабатываете ли вы процесс по обучению сотрудника размещать новый заказ у поставщика или обрабатывать возвраты клиентов. Создание процессов, которым можно легко научиться следовать и повторять, всегда будет способствовать лучшему удовлетворению клиентов, обучению сотрудников и достижения корпоративных целей.

Поскольку каждый процесс является своего рода составной частью работы компании, менеджеры бизнес-процессов могут извлечь выгоду из применения всех уроков, извлеченных в процессе управления операциями. Это касается производительности и стоимости, контроля качества, управления очередями, планирования и т.д.

Управление проектами для менеджеров по операциям

Чаще всего компании используют повторяющиеся бизнес-процессы, но иногда они могут задуматься над разработкой и решением сложных, уникальных задач. Подобные начинания называются проектами. У проектов обычно есть сроки, которые могут составлять от нескольких недель до нескольких лет. Цель их, конечно же, состоит в том, чтобы достичь чего-то нового, чего-то грандиозного, а иногда и чего-то сложного.

Для достижения этих сложных целей руководители проектов должны учитывать все возможные действия, которые необходимо выполнить. Они должны быть в состоянии оценить время и ресурсы, необходимые для каждого из этих действий. Они также должны знать, в каком порядке эти действия должны быть выполнены. На нашем сайте имеется целый курс, который посвящен управлению проектами.

Давайте коротко рассмотрим образец проекта, и как различные действия представлены на нижней диаграмме. Обратите внимание, что в этом проекте восемь основных действий, которые мы обозначили буквами от A до H. Число рядом с каждым действием – это примерное количество дней, которое потребуется для его выполнения.

Таким образом, задача A, по оценкам менеджера проекта займет 10 дней. Диаграмма также показывает нам, в каком порядке будут выполняться действия. Действия A и C могут начаться в любое время, тогда как B и D будут начинаться только после завершения действия A, а действие F может начаться только после завершения C. Действие H является последним шагом, и его нельзя начинать, пока не будут завершены все предыдущие этапы.

Как только мы поймем отношения всех этих мероприятий, мы можем попытаться определить, сколько времени может занять весь этот процесс. Для этого мы будем использовать так называемый метод критического пути. Он требует, чтобы мы сначала отобразили все возможные пути от начала проекта до его конца. Когда мы смотрим на нашу диаграмму, мы видим, что есть три возможных пути: ABEGH, ADGH и CFGH.

Затем мы вычисляем общее расчетное время каждого пути. ABEGH составляет до 65 дней, ADGH до 50 дней, а CFGH до 55 дней. Путь с наибольшим общим временем – это то, что мы называем нашим критическим путем. Критический путь определяет продолжительность проекта, поэтому сейчас мы ожидаем, что этот проект займет у нас не более 65 дней.

Важно отметить, что критический путь всегда должен идти по расписанию. Если действие на пути займет больше времени, чем ожидалось, проект займет больше 65 дней. В то же время, если мы сможем сократить время действия, которое находится на нашем критическом пути, мы сможем сократить время проекта. Это называется сбоем проекта.

Как мы можем сократить время на определенном отрезке проекта? Возможно, добавив больше людей на конкретном этапе, или купив более технологичное оборудование. Например, если мы сможем сократить расчетное время действия G с 15 до восьми дней, мы сократим общее время проекта до 58 дней. Если вместо этого мы сократим действие B с 15 до трех дней, то продолжительность проекта сокращается до 55 дней, и теперь у нас другой критический путь. Раньше это был путь ABEGH, а станет CFGH.

Метод критического пути и сбой проекта – это лишь несколько функций в области управления проектами, и теперь вы сможете лучше понять важность планирования проекта, понимания временных ограничений, а также правильного распределения ресурсов.

Планирование для менеджеров по операциям

В хаотичном быстро меняющемся мире бизнеса планирование жизненно важно. Без правильного планирования ваша компания, скорее всего, будет бесполезно тратить время своих сотрудников, неправильно использовать оборудование, неэкономно использовать сырье и материалы, и, возможно, не в достаточной мере удовлетворять запросы потребителей.

В результате компании делают планирование на всех уровнях своим приоритетом. Они создают планы по своим мощностям на несколько лет, куда включают приобретение новых помещений или закупки дополнительного оборудования. Производственные компании могут создавать сводные планы, где пытаются понять, как выполнять большие заказы, используя по максимуму свои помещения и своих сотрудников.

Пытаясь спланировать порядок выполнения ряда работ, компании могут принять во внимание ряд факторов, чтобы определить, какие работы будут выполнены в первую очередь. Перечислим несколько простых правил приоритета, которые могут использовать не только компании, но и менеджеры по операциям для упорядочивания своих заданий.

• Первое правило приоритета: первым пришел – первым обслужен. Иногда первая прибывшая работа будет завершена первой.
• Второе правило: самый ранний срок. Если работа должна быть сдана сегодня, я сделаю ее в первую очередь.
• Третье правило: кратчайшее время обработки. То, что занимает меньше времени, должно быть сделано первым.
• Третье правило: чрезвычайные ситуации. Жизненно важную работу необходимо помещать в начало последовательности выполнения задач.

Реальность такова, что вы, вероятно, не используете одно из этих правил, а скорее всего, используете их все одновременно. Вопрос в том, правильно ли вы планируете свои задачи? Скорее всего, в некоторые дни вы успеваете сделать много дел. В другие дни вы не так продуктивны, а иногда, как бы усердно вы ни работали, вы можете пропустить какие-то сроки. А для тех из вас, кто не планирует свой месяц, неделю или даже свой день, вы, вероятно, упускаете множество возможностей быть более продуктивными.

Составление расписания поможет вам получить немного больше от каждого дня. Например, дополнительные десять минут продуктивности могут добавить до пятидесяти минут в неделю и более сорока часов в год. Узнайте о различных методах планирования, используйте инструменты планирования, изучите, как различные типы расписания влияют на результат.

Заключение

Итак, мы обнаружили, что операционное управление направлено на управление и улучшение процессов, которые производят продукты или услуги. Мы узнали, что операционная деятельность направлена на то, чтобы предоставить клиентам ценность, предлагая им правильное сочетание стоимости, качества, скорости и гибкости.

Кроме того, операционная деятельность сделает компанию прибыльной за счет повышения производительности. Сюда входит и управление запасами. Мы рассмотрели, во сколько запасы обходятся компаниям, как правильно рассчитать заказ на поставку сырья, и что компании должны учитывать при управлении запасами.

Также мы коснулись теории бережливого производства и управления очередями. Мы узнали, как управление очередями может повысить эффективность, улучшить качество обслуживания клиентов, а также улучшить рабочую среду для ваших сотрудников. Мы также рассмотрели несколько простых формул очереди, чтобы понять ее динамику.

Поскольку каждая компания хочет управлять качеством и улучшать его, мы рассмотрели несколько различных программ обеспечения качества, которые компании часто используют, например, сравнительный анализ, шесть сигм и сертификаты качества. Мы также обнаружили, что эффективное и действенное управление проектами, процессами и людьми – это все относится к операционному менеджменту.

Список курсов по обучению операционному менеджменту:

1. Профессия Операционный менеджер от Skillbox;
2. Операционный менеджер от Нетология.

Более подробно об этих школах и не только, вы можете прочитать в нашей статье "Обзор 10-ти онлайн-школ профессионального образования".