Управление товарными запасами. Операционный менеджмент (Часть 2)

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по операционному менеджменту. Чтобы читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Что такое запасы и зачем они нужны компаниям?

Что вообще такое запасы? Зачем они так нужны компаниям? На самом деле запасы защищают компании от неизвестного. И это как раз то, о чем компании беспокоятся, потому что неизвестное – это риск. А товарные запасы защищают компании от рисков. В чем заключается данный риск:

• Риск, что у поставщика возникнет пожар, например. Для этого у нас есть достаточное количество сырья.
• Риск, что клиент продаст весь наш товар. На такой случай у нас есть запас готовой продукции, готовый к отправке.
• Риск, что клиент купит бракованный товар. Для этого у нас есть запас для быстрого обмена товара.

Товарные запасы – это страховка практически от любых проблем, с которыми может столкнуться ваше предприятие. Но, как и автострахование, это стоит денег. И точно так же как опасный водитель автомобиля платит больше за страховку, так и компаниям с опасными поставщиками, неорганизованным производственным процессом и неизвестным потребительским спросом нужно больше страховки. Это означает, что им нужно больше запасов.

Дело в том, что хотя ваши запасы могут защитить вас от всех видов рисков, они также несут в себе собственные риски и затраты. Запасы вынимают деньги из вашего кармана за их хранение. Деньги, которые можно было бы использовать для инвестирования в другие проекты. Также, всегда есть вероятность, что часть запасов может быть утеряно, сломано или украдено. Также есть вероятность, что инвентарь может испортиться или выйдет из моды до того, как его продадут.

Но есть ли еще какие-либо причины хранения запасов, кроме как страхование от рисков? Иногда компании приобретают много товаров, чтобы воспользоваться скидками за количество. Также, они могут производить много продукции, чтобы добиться экономии от масштаба. Кроме того, некоторые компании имеют много запасов, потому что это их обещание своим клиентам. Что-то вроде: «У нас будет все, что вы захотите, когда захотите». Ну и, конечно же, запасы, связанные с сезонностью.

Наши нормы потребления изменяются в зависимости от количества запасов, которые у нас есть. Поэтому компании нанимают управляющих складом, чтобы убедиться, что запасы доступны и используются разумно.

Стоимость хранения или стоимость заказа?

Предположим, что вы звоните поставщику, и он готов продать то, что вам нужно, в коробках по 100 штук. Одна коробка стоит 100 долларов. Однако, если вы купите от пяти до 10 коробок, каждая будет стоить вам всего 90 долларов. Если вы берете больше 10-ти коробок, тогда цена за коробку снизится до 80 долларов. Сколько коробок в таком случае вы купите?

Чтобы принять решение, необходимо задать себе несколько вопросов, например, каковы мои потребности? Сколько единиц я продаю в день? Что я продаю: помидоры, сотовые телефоны, рубашки, молотки? Сколько стоит доставка одной коробки? Сколько стоит отправить 10 и более коробок? Сколько у меня места для хранения этих предметов? Истинная стоимость запасов учитывает все эти и многие другие параметры.

Но вместо того, чтобы пытаться вычислить все возможные затраты, связанные с каждым решением о покупке, давайте упростим его и сократим затраты на управление запасами до трех категорий: стоимость покупки товара, стоимость заказа товара и стоимость его хранения.

Допустим, мы покупаем помидоры. Если мы решим покупать 100 помидоров в неделю по 10 рублей за единицу, это будет стоить нам 1000 рублей в неделю, а в общей сложности 52000 рублей в год. Итак, 52000 рублей – это стоимость покупки помидоров.

Теперь сколько будет стоить заказать эти помидоры? Это немного сложнее вычислить, но давайте посмотрим, что это может в себя включать. Так как мы делаем заказы один раз в неделю, то мы разместим 52 заказа, что означает, что мы можем оплачивать некоторые из следующих затрат 52 раза в течении года.

Итак, что может быть включено в заказ помидоров? Это стоимость доставки одной коробки в неделю, время, затрачиваемое нашими сотрудниками на поиск поставщиков, заключение контракта и последующее размещение заказа. Кроме того, расходы на отслеживание заказа и организацию получения товара и его размещения на складе.

Перейдем к третьему набору затрат на управления запасами – стоимости хранения товара. Что будет входить в состав затрат на все ваши запасы в течение года? Стоимость недвижимости, связанная с вашим складским помещением. Затраты на безопасность и страхование. Любые расходы, связанные с утерянными, украденными или поврежденными помидорами. Стоимость утилизации непроданных испорченных помидоров. Стоимость холодильника и энергии, необходимой для того, чтобы помидоры дольше хранились.

Кто знал, что покупка помидоров по самой низкой цене за единицу на самом деле может быть дороже? Видите ли, только когда вы возьмете все эти затраты вместе, затраты на покупку товара, его заказ и удержание, вы действительно сможете узнать полную и общую стоимость запасов.

На самом деле, есть четвертая стоимость управления запасами – это стоимость товарного запаса. Какие расходы возникают, когда у вас заканчиваются запасы? Возможно, вам придется доплатить, чтобы пополнить запасы. Если это небольшая партия, поставщик может взимать более высокую плату за единицу. И вам, вероятно, придется заплатить за две срочные поставки: одну от поставщика вам и одну от вас заказчику.

Также возможно, что заказчик отменит заказ, если вы не обеспечите срочную доставку. Это означало бы, что вы потеряли продажу. Кроме того, возможно, он больше никогда не будет заказывать у вас, поскольку теперь вас считают ненадежным. А если они расскажут другим клиентам, вы скоро начнете терять заказы.

Итак, это возвращает нас к нашему первоначальному вопросу. Сколько единиц товара мы должны заказать, чтобы мы могли контролировать расходы, а также не исчерпать запасы? Чтобы понять это, нам нужно обсудить нечто, называемое EOQ – экономичный размер заказа.

Экономичный размер заказа (EOQ)

Сколько товара необходимо заказывать? Это один из самых серьезных вопросов, с которыми сталкиваются операционные менеджеры. Что лучше, иметь много запасов, чтобы мы были готовы удовлетворить любые пожелания потребителей, или мы предпочитаем иметь свободные финансовые средства и иметь меньше затрат, связанных с запасами?

Прежде чем мы начнем искать ответы, давайте вспомним, что общая стоимость товара включает его покупку, заказ и хранение. При таком большом количестве затрат каждая из которых имеет так много переменных, попытка найти лучший размер заказа на складские запасы может быть довольно сложной задачей. В этом нам должен помочь такой инструмент в операционном менеджменте, как EOQ.

EOQ расшифровывается как экономичный объем заказа. Это размер заказа, который обеспечит вам наименьшую общую стоимость запасов. EOQ рассчитывается, как квадратный корень из 2DS / H.

D – наша годовая потребность,

S – стоимость размещения одного заказа,

H – стоимость содержания одной единицы запасов в течение всего года.

Предположим, что благодаря прогнозированию мы обнаружим, что наш годовой спрос составит 6 400 единиц. Это обходится нам примерно в 3200 рублей каждый раз, когда мы размещаем заказ, плюс работа, оформление документов, доставка. И мы подсчитали, что хранение его на складе в течение всего года обходится нам примерно в 40% от стоимости товара. Кажется, что немного, но не забываем, что товар на складе может портиться, теряться и т.д.

В любом случае, если предмет оценивается в 1000 рублей, то 40% затрат на удержание говорят нам, что наши затраты на хранение, на единицу составляют 400 рублей. Итак, давайте добавим это в нашу формулу. Что это нам дает?

Мы обнаружили, что наш EOQ составляет 320 единиц. Итак, EOQ сообщает нам, что для получения 6 400 единиц товара, которые мы надеемся продать в следующем году, мы должны разместить 20 заказов на 320 единиц в этом году. Двадцать заказов размещаются примерно каждые 18,25 дня, что согласно формуле EOQ, если каждый заказ, который мы размещаем, рассчитан на 320 единиц, это должно дать нам минимально возможную годовую стоимость запасов.

Как правило, мы платим за хранение товара. Чем больше товара мы заказываем, тем больше платим за его хранение. В то же время мы платим за его покупку. Чем больше у нас товара в заказе, тем меньше заказов мы размещаем. Если сложить все это, мы получим общую стоимость запасов. И самая низкая общая годовая стоимость запасов бывает там, где стоимость хранения равна стоимости заказа.

Когда затраты на хранение высокие, значит, вы держите слишком много запасов. Уменьшите размер вашего заказа. С другой стороны, если затраты на хранение запасов в вашей компании действительно низкие, но вы размещаете много заказов, тогда у вас высокие затраты на их размещение. В таком случае увеличьте размер вашего заказа.

Теперь вернемся к нашему примеру. Мы выяснили, что нам необходимо заказывать 320 штук товара каждые 18.25 дней. Представьте, что вы звоните своему поставщику и говорите: «Присылайте мне 320 единиц каждые 18,25 дня». Возможно, что вам ответят, что это будет легко реализовать. Но кто-то может ответить, что у них доставка только по понедельникам или они доставляют товар в коробках по 100 штук, и вы можете заказать либо 3 коробки или уже 4.

Делает ли это EOQ бесполезным? Конечно, нет. Без EOQ мы бы задавались вопросом, следует ли нам заказывать одну коробку, пять коробок или десять коробок? Мы бы думали, должны ли мы заказывать каждые две недели, каждые пять недель или каждые шесть месяцев? Но с EOQ мы определили, что нам необходимо 320 единиц каждые 18,25 дня – это та область, в которой мы должны работать. Мы знаем, что размер нашего заказа не будет идеальным, но EOQ указывает нам правильное направление.

Прогнозирование: сколько запасов вам необходимо?

Чтобы удовлетворить спрос, вам нужны нужные люди и нужные материалы. Также, вам нужен хорошо налаженный процесс, но и главное, вам нужно знать, каков будет спрос. Большинство компаний не знают, сколько клиентов у них будет завтра, а тем более на следующей неделе или в следующем месяце. Но в наше время недостатка в данных нет для создания сложных прогнозов, основанных на том, что происходило в прошлом.

Количественное прогнозирование основывается на исторических числовых данных, чтобы предсказать, что произойдет в будущем. Он объективен, основан на реальных данных, поэтому мы склонны ему доверять. Но есть еще качественное прогнозирование. Он основывается на мнениях людей. Эти два метода мы рассматривали в нашей статье «Прогнозирование продаж. Простые расчеты ошибок в Excel».

Как мы уже писали, у компаний множество доступных инструментов, статистических формул и множество данных. Некоторые из них основаны на фактах, а некоторые на мнениях. В правильных руках эти данные могут помочь сделать полезные прогнозы. И прогнозы необязательно должны соответствовать спросу.

Мы можем попробовать и спрогнозировать стоимость хранения материалов, стоимость заказа, стоимость сырья и запасов, и даже скорость производства. И поскольку мы пытаемся принимать обоснованные решения относительно хранения, планирования, очередей или любых других операционных проблем, нам необходимо понимать, что точные цифры помогают нам лучше формулировать ответы на возникающие проблемы.

В бизнесе почти все, что произойдет в будущем, неизвестно. Поэтому жизненно важно иметь прочный фундамент в области анализа данных и прогнозирования.

Продолжение статьи по ссылке "Управление производством продуктов и услуг. Операционный менеджмент (Часть 3)".

Список курсов по обучению операционному менеджменту:

1. Профессия Операционный менеджер от Skillbox;
2. Операционный менеджер от Нетология.

Более подробно об этих школах и не только, вы можете прочитать в нашей статье "Обзор 10-ти онлайн-школ профессионального образования".