Управление проектами (Project Management). Полный курс из 8-ми частей

Эта статья – начало увлекательного и полезного путешествия, которое поможет вам эффективно управлять своими проектами. Так как объем материала очень велик, мы разделили данный курс на несколько статей. Такой подход также поможет читателям быстрее найти необходимую информацию.

В этом курсе мы займемся планированием проекта начиная с определения проблемы, которую нужно решить, и того, как мы собираемся ее решить. Мы рассмотрим основные требования, определим результаты, предположения и риски на пути проектирования.

Мы предоставим советы, как начать выполнение проекта, обеспечить бесперебойную работу проекта и работу с проектными командами. Затем рассмотрим все, что относится к мониторингу и контролю эффективности проекта, чтобы оставаться во временных рамках и пределах бюджета. Ну, и конечно же, вы узнаете, как завершить проект, применяя инструменты и навыки, необходимые в управлении проектами.

Что такое проект?

Для начала давайте определим, что такое проект. Проект – это временное мероприятие, которое имеет уникальную цель и, как правило, бюджет. Давайте разберем это определение на его компоненты.

Во-первых, проект временный. В отличие от повседневных операций, проект имеет определенное начало и конец. Если проект, кажется, идет вечно, это все потому, что вы не четко определили, чего пытаетесь достичь. Это подводит нас к цели проекта.

Проект дает уникальный результат, будь то продукт, услуга или другой результат. Также, большинство проектов имеют бюджеты. Многие сразу подумали о деньгах, но в проектной деятельности вы, вероятно, столкнетесь с другими ограничениями, например, ограниченные ресурсы и время.

Так что проект – это временное усилие с уникальной целью и, как правило, бюджетом. Управление проектами – это больше, чем демонстрация своих организаторских способностей и управление людьми. Это означает применение ваших знаний и навыков с использованием различных инструментов и методов для достижения целей вашего проекта.

Что такое управлением проектами?

Управление проектом можно представить, как ответ на несколько важных вопросов:

1. Какую проблему вы решаете? Определение того, что проект должен достичь, является большим шагом к успешному проектированию.
2. Как вы собираетесь решить эту проблему? Независимо от того, решаете ли вы проблему или используете возможность, вам, вероятно, придется выбирать из нескольких возможных стратегий. После того как вы выбрали свой подход, необходимо конкретизировать свое решение, установить требования, определить результаты, определить масштаб проекта и так далее.
3. Каков ваш план? Вам нужен план для завершения проекта. Вы должны подробно определить работу, которая будет сделана. Сколько вам необходимо времени, какие ресурсы будут задействованы и сколько это вам обойдется.
4. Как вы узнаете, что проект завершен? Четко определенные цели, требования и результаты помогают ответить на этот вопрос, но вам также необходимо определить критерии успеха. Измеримые результаты, которые показывают, что проект завершен.
5. Последний вопрос, который часто упускают из виду – насколько хорошо все прошло? Вы должны выяснить, что сработало, что нет, и почему. Что можно было бы сделать лучше?

Руководители проектов используют самые разные навыки и знания. Во-первых, менеджеры проектов изучают технические навыки, относящиеся к управлению проектами, например, что входит в план проекта, как составлять и уточнять график проекта и как измерять производительность.

Во-вторых, это деловая экспертиза. Как менеджер проекта, вы должны убедиться, что ваш проект приносит пользу. Вы должны понимать бизнес вашей организации, чем занимается компания и какие направления для нее важны. Таким образом, вы сможете увидеть, как вписывается ваш проект, и принять правильные решения, чтобы гарантировать успех вашего проекта в деятельности компании.

Решение проблем – огромная часть работы менеджера проекта. Проекты никогда не идут по плану. Ваша задача – выяснить, как достичь целей проекта, выполнить график и соблюсти бюджет, несмотря на возникающие проблемы.

Одна из самых важных вещей в наборе инструментов менеджера проекта – навыки межличностного общения. Проекты обычно привлекают людей из разных групп, отделов и даже разных компаний. Вы являетесь лидером этой команды, поэтому ваша главная обязанность – работать со всеми для достижения положительного результата.

Наконец, сильное лидерство является наиболее важной характеристикой. Вы хотите вдохновлять людей, направлять их силы для достижения наилучших результатов, привлекать их к ответственности и мотивировать.

Процесс управления проектом

Согласно Институту управления проектами, процесс управления проектом можно разделить на пять групп:

Инициация – это обязательство начать проект. На этом этапе вы определяете проект и разрабатываете начальный объем, начальные затраты и оценку ресурсов. Вы также определяете участников проекта и убеждаетесь, что все они имеют одинаковое представление о проекте. Затем вы переходите к следующему этапу.

Планирование – на этом этапе вы определяете, как вы собираетесь выполнять проект. По сути, планирование включает в себя ряд вопросов, как: что вы собираетесь делать? Как вы собираетесь это сделать, и каков срок окончания проекта? Когда план будет готов, пришло время получить разрешение на запуск проекта. Следующие два шага включают в себя реализацию вашего плана.

Реализация проекта начинается с запуска проекта. Вы собираете все свои ресурсы, знакомите людей друг с другом, разбираетесь в них и объясняете правила, которые вы используете для запуска проекта. После этого все присоединяются к выполнению работы, указанной в плане.

Мониторинг и контроль проекта – это ваша постоянная ответственность в отслеживании реализации проекта. Если что-то идет не по плану, вы разрабатываете способы вернуть его в нужное русло.

Закрытие проекта – важная часть процесса управления проектом. Здесь вы убеждаете клиента официально признать, что проект завершен. Вы документируете эффективность проекта, извлеченные уроки и заключаете контракты.

Традиционное или гибкое управление проектами

Теперь давайте рассмотрим два общих подхода к управлению проектами. Мы также рассмотрим, как определить, какой метод имеет смысл для вашего проекта. Ранее мы говорили о пяти основных группах процесса управления проектами. Когда каждый этап идет один за другим, это называется традиционным управлением проектами или водопадным подходом.

Водопадная модель работает хорошо, когда цель и решения проекта четко определены, а объем и результаты известны. Поскольку вы понимаете, что необходимо делать, вы можете проходить через каждую группу процесса управления проектами от начала и до конца. Чем больше вы знаете о проекте, тем лучше работает водопадный подход.

Простые проекты с небольшой неопределенностью являются хорошими кандидатами, потому что вы знаете, что нужно сделать, и как решать возникающие проблемы. Благодаря знакомым технологиям ваша команда может быть продуктивной, потому что они знают потенциальные проблемы и как их обойти.

Сегодня со многими проектами вы не знаете, как выглядит то или иное решение, поэтому вам нужно разбираться с этим по ходу проекта. Итеративное и гибкое (Agile) управление проектами проходит через повторения (циклы) для регулярного предоставления частичных и качественных решений.

При таком подходе заказчик получает выгоду от проекта раньше. В итеративных и гибких проектах заказчик должен быть более вовлечен, чем в традиционные проекты. Проектные команды, как правило, меньше, опытнее и способны работать без особого надзора.

Во время инициации и планирования вы определяете общую цель проекта и строите общий план для достижения этой цели. С помощью итеративного и гибкого управления проектами вы разрабатываете подробные планы для каждого отдельного цикла. Выполнение проще, потому что вы работаете над каждым циклом по очереди.

Кроме того, небольшие, автономные команды высококвалифицированных сотрудников быстрее взаимодействуют с нужными людьми. В итеративных и гибких проектах вы также будете более внимательно следить за проектом и контролировать его.

Наконец, каждый цикл имеет собственный процесс закрытия, который отображает результат, возложенный на него. Здесь вы определите, имеет ли смысл традиционный или гибкий подход во время инициации проекта.

Как организационная структура и культура влияет на управление проектами?

Компании могут иметь всевозможную организационную структуру. От классической функциональной иерархии, в которой каждый человек отчитывается только перед одним руководителем, до матрицы, которая является частично иерархической и частично ориентированной на проекты, где большинство людей работают над проектами.

Каждая из этих структур влияет на то, как выполняются проекты. В функциональной иерархии проекты не являются приоритетными, что затрудняет достижение успеха самого проекта. Менеджеры проектов практически не имеют полномочий. Функциональный менеджер обычно отвечает за такие вещи, как бюджет проекта. Трудно найти ресурсы, потому что они подчиняются функциональным менеджерам, а не руководителю проекта.

Матричные структуры управления все еще являются функциональными иерархиями, но они поддерживают проекты больше, чем чистые иерархии. Они могут быть слабыми, сбалансированными или сильными матрицами, в зависимости от того, сколько внимания они уделяют проектам. В матричной системе руководители проектов имеют определенные полномочия в принятии решений. Ресурсы, выделенные на проекты, подотчетны двум менеджерам, а также персональному руководителю проекта.

Проектная структура управления значительно облегчает руководителям проектов достижение результатов. Менеджеры проектов имеют почти полную власть над своими проектами, включая бюджет. Людские ресурсы, выделенные для работы над проектом, отчитываются руководителю проекта, которому они назначены.

Организационная структура оказывает большое влияние на то, как выполняются проекты, сколько может сделать руководитель проекта и насколько легко реализовать назначенный проект.

Организационная культура – это совокупность общих ценностей, убеждений, предположений, привычек и других факторов, которые определяют поведение и решения людей в организации. Все эти факторы организационной культуры влияют на выполнение проектов и их успешность. Давайте рассмотрим то, как организационная культура влияет на проекты.

Миссия и видение организации формируют культуру организации. Проекты, которые поддерживают миссию компании, могут привлечь больше внимания и ресурсов. Когда вы сталкиваетесь с непростым решением, вы можете использовать миссию, чтобы определить, как лучше поступить.

Лидерство и авторитет также являются важной частью организационной культуры. Если руководство определяет четкие цели, а затем делегирует ответственность сотрудникам, этот подход одинаково хорошо работает в ваших проектах.

Другим аспектом культуры является рабочая среда организации. Например, в благоприятной обстановке люди мотивированы и готовы добиваться цели. Извлекать уроки легко, потому что сотрудники привыкли вносить свой вклад и стремиться к улучшению. С другой стороны, в негативной среде вам, вероятно, придется потратить много времени на управление своей командой.

Некоторые культуры верят в соблюдение правил, несмотря ни на что. Другие культуры поощряют инновации, ожидая, что сотрудники попробуют новые подходы, зададутся вопросом, что было сделано ранее, и придумают лучшие методы достижения результата. Вам не нужно следовать правилам в культуре, основанной на правилах, но если вы думаете о нарушении правил, важно знать, какие из них вы можете нарушить. А также подумайте о том, что вы будете делать, если ваш нестандартный подход не сработает.

Управление изменениями может зависеть от культуры организации. Если компания не склонна к риску, процесс управления изменениями может включать в себя несколько раундов анализа реформ и требует одобрения нескольких человек. С другой стороны, если изменение рассматривается просто как жизнь в мире управления проектами, процесс управления изменениями, вероятно, будет намного проще.

В проектах с людьми, работающими в разных частях страны или мира, вам также необходимо учитывать культуру членов вашей команды. Люди могут по-разному реагировать на ситуации или общаться по-разному в зависимости от норм своей культуры. Например, в некоторых культурах людей учат не проявлять слабости, что в других культурах может быть истолковано как высокомерие.

Инструменты для управления проектами

Программное обеспечение, доступное на рынке, может немного упростить вашу работу в качестве руководителя проекта. Давайте рассмотрим несколько видов программного обеспечения и то, как вы можете использовать его для управления проектами.

В самых простых проектах некоторые люди используют электронную таблицу Excel или Google. Однако для большинства проектов наиболее известными программами управления проектами являются ЛидерТаск и Аспро.Agile. Обе эти программы имеют множество функций для настройки и управления расписанием проекта.

Когда вы думаете о документах, которые создаются в течение жизни проекта, вы понимаете, что программа обработки текстов является неотъемлемой частью вашего программного обеспечения в управлении проектами. Хотя каждый проект уникален, проектная документация все равно часто используются от проекта к проекту. Вы можете создавать шаблоны документов, чтобы вам не приходилось каждый раз начинать с нуля.

Программа для работы с электронными таблицами – это еще одна необходимая программа для всех видов расчетов и анализа. Например, вы можете составить электронную таблицу, чтобы проанализировать риски, с которыми сталкивается ваш проект, и выяснить, на какие из них следует обратить внимание.

Поскольку над проектом работает команда людей, вам нужен какой-то инструмент для совместной работы. Basecamp и Microsoft SharePoint – это всего лишь два инструмента для совместной работы, которые можно использовать для обмена файлами с другими людьми, решать проблемы или управлять рабочим процессом.

Если вы работаете над очень большими проектами или находитесь в организации, в которой одновременно разрабатываются десятки или даже сотни различных проектов, вам следует подумать о вышеперечисленном программном обеспечении для управления проектами.

Эти программы позволяют вам находить ресурсы с необходимыми навыками и видеть, какие ресурсы доступны для работы. Они также помогают отслеживать риски, проблемы и другую информацию, и даже создавать библиотеки документов, чтобы члены команды могли легко найти нужную им информацию.

Мы лишь кратко коснулись некоторых доступных вариантов программного обеспечения. Если вы ищете программы для использования, примите во внимание культуру и рабочую среду вашей организации, стоимость, количество проектов, которыми вы управляете, и их сложность.

На этом мы заканчиваем с первой главой. Вторую часть вы можете почитать в статье: "Основы управления проектами. Структура проекта. Часть 2".

Список инструментов для управления проектами:

1. ЛидерТаск – многофункциональный сервис для управления временем, задачами и проектами;
2. Аспро.Agile – российская платформа управления проектами по принципам Agile;
3. O!Task – новый сервис управления проектами, идеально подходящий для фрилансеров и небольших команд;
4. ПланФикс — это система-трансформер, предназначенная для управления работой всех подразделений компании;
5. Worksection – это платформа для управления работой, проектом и командой.

Подробнее об этих сервисах и не только, вы можете прочитать в нашей статье "Лучшие отечественные приложения для ведения бизнеса".