Основы управления проектами. Структура проекта. Часть 2

Это вторая глава одной общей статьи об основах управления проектами. Чтобы начать читать с первой главы, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Управление содержанием проекта. Scope проекта

Scope проекта описывает границы проекта, то есть то, что включено в проект и, что не менее важно, что в него не включено. Scope-менеджмент – это комплекс действий, которые вам нужно предпринять, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое для завершения проекта. По сути, это контроль объема работ перед началом проекта.

• Первым шагом является составление плана по управлению объемом работ над проектом. По сути, вы документируете, как вы собираетесь определять, проверять и контролировать объем работ.
• Второй шаг – определение и документирование требований проекта, необходимых для достижения его целей. Для большинства проектов, список требований, которые вы разрабатываете, превышает доступное время, ресурсы и выделенные финансовые средства.
• Так как после второго шага обнаружится нехватка ресурсов, на третьем этапе необходимо определить от чего следует отказаться. На этом шаге вы подготавливаете отчет Scope проекта, чтобы задокументировать то, что входит в область действий проекта, а что нет.

Проектная команда должна справляться с объемом проекта, но многие переменные слишком велики, чтобы ими управлять. Разбивка объема и работа над небольшими частями облегчают управление этим объемом. Вот почему вы создаете структуру декомпозиции работ, чтобы показать ваш проект, разделенный на меньшие части.

Возможно, вы слышали термин Scope Creep. Это неконтролируемое разрастание объема и границ проекта. Объем проекта имеет тенденцию к расширению, поэтому контроль объема является важной частью Scope-менеджмента. Чтобы предотвратить Scope Creep, вы должны отслеживать состояние проекта и управлять запросами на изменение.

Когда работа над проектом завершена, необходимо проверить данные. Другими словами, просмотрите завершенные результаты, чтобы убедиться, что они были выполнены удовлетворительно. Кроме того, заказчик или спонсор проекта должен официально принять утвержденные результаты.

График проекта

Управление временем – это важный комплекс мер для обеспечения своевременного завершения проекта. Первым шагом в управлении временем является составление плана управления расписанием, который документирует, как вы собираетесь разрабатывать, управлять, выполнять и контролировать расписание проекта. В зависимости от потребностей вашего проекта, этот план может быть формальным и подробным, неформальным и многоуровневым, или где-то между этими двумя формами.

Вторым шагом является определение графика действий или задач. Помните структуру распределения работ, т.е. шаги, которые мы рассматривали в Scope проекта? Самые нижние уровни в структуре распределения работ называются рабочими пакетами, и они определяют конкретные результаты проекта. Здесь вы разбиваете каждый рабочий пакет на действия, в которых прописана работа, необходимая для его завершения.

После того как вы определили график мероприятий, пришло время упорядочить их. Последовательность действий основана на взаимодействии между задачами. Каждое действие, кроме самого первого и самого последнего, должно быть связано, по крайней мере, с одним предшествующим или одним последующим. Когда вы добавили все свои взаимосвязанные действия, результатом будет логическая последовательность порядка, в котором должна выполняться работа в проекте.

Затем вы должны оценить ресурсы, необходимые для выполнения каждого действия. Вы оцениваете количество и типы необходимых вам ресурсов, включая людей, оборудование и материалы. Далее, вы можете использовать свои оценки ресурсов и выяснить, сколько времени потребуется для завершения каждого действия. Есть несколько методов для составления расписания из последовательности ваших действий и оценок: метод критического пути, метод критической цепи и т.д. Все это мы рассмотрим в будущих главах.

Какой бы подход планирования вы ни использовали, конечным результатом является график, который отражает ранние и поздние даты начала и окончания каждого действия в вашем проекте. Хотя для разработки реалистичного графика обычно требуется несколько повторений, в конечном счете вы создадите базовый график для своего проекта.

Как только работа над вашим проектом начинается, вы отслеживаете ход выполнения работ, а также изменения в графике, чтобы вы могли определить любые отклонения от начального плана. Если это происходит, вы можете предпринять корректирующие действия, чтобы восстановить график.

Бюджет проекта

Поскольку у большинства проектов есть бюджет, управление затратами включает процессы, обеспечивающие соответствие вашего проекта этому бюджету. Во время планирования вы составляете план управления затратами. Вы собираете такую информацию, как структура работ, график и предполагаемые ресурсы, чтобы вы могли оценить затраты по проекту.

Существует множество методов оценки затрат, таких как экспертные оценки, параметрическая оценка и восходящая оценка. Методы, которые вы выбираете, зависят от проекта и вашей организации. Оценки стоимости со временем улучшаются, когда вы узнаете больше о проекте.

Для некоторых проектов смета становится бюджетом. Тем не менее для многих проектов разрабатывается собственный бюджет. В этом случае вам может понадобиться манипулировать областью действий, ресурсами и расписанием, пока смета не будет соответствовать бюджету.

Когда работа над вашим проектом начинается, вы отслеживаете состояние и отслеживаете фактические расходы. Если фактические затраты на выполнение работ превышают базовые затраты, вы можете предпринять корректирующие действия, чтобы уменьшить перерасход средств. Именно так управление затратами помогает вам завершить ваш проект в рамках бюджета.

Управление качеством проекта

Успех проекта означает достижение его целей. Управление качеством включает процессы, обеспечивающие соответствие проекта его целям и требованиям. Управление качеством начинается с планирования.

В плане управления качеством вы определяете стандарты качества, необходимые для проекта и конечных результатов. Такие вещи, как технические характеристики продукта, допустимые уровни ошибок, допустимые размеры и т.д. В плане также указывается, как вы продемонстрируете, что проект соответствует этим стандартам.

Обеспечение качества – это то, что вы делаете, чтобы убедиться, что ваш проект соответствует стандартам качества, которые вы определяете. Например, обзоры или создание прототипов. Вы анализируете результаты тестов, чтобы увидеть, соответствуют ли они установленным вами стандартам.

Другой областью обеспечения качества является оценка ваших процессов и процедур качества, чтобы увидеть, есть ли способы их улучшить. Контроль качества – это тестирование результатов и регистрация результатов этих тестов. Это те процессы, которые вы выполняете, чтобы гарантировать, что проект соответствует требуемому уровню качества.

Трудовые ресурсы проекта

Во время планирования вы определяете навыки и роли, необходимые для выполнения работ, предписанных проектом. После того как они определены, вы можете составить штатное расписание для вашего проекта. Следующим шагом является приобретение людей, которые вам необходимы. Это могут быть нанятые сотрудники или взятые внутри организации.

Все мы знаем, что командам нужно время, чтобы полностью раскрыть свой потенциал. Когда состав укомплектован, вы должны помочь людям работать вместе и стать командой. По ходу работы вы управляете командой. Вы отслеживаете работу сотрудников, предоставляете обратную связь, чтобы помочь им совершенствоваться, решаете проблемы и управляете конфликтами.

Коммуникации в проекте

Общение является ключом к успеху проекта. Как менеджер проекта, вы проводите большую часть своего времени, общаясь с людьми о проекте. Во время планирования вы разрабатываете план коммуникаций по вашему проекту. Здесь описывается информация, которую вы сообщаете, аудитория, которая получает информацию, методы, которые вы используете для ее отправки, и как часто вы должны оставаться на связи.

Когда начинается работа над проектом, вы должны следить, чтобы все получали необходимую информацию, и она вовремя доходила до нужных людей. Поскольку управление проектами в значительной степени связано с другими людьми, управление коммуникациями в проекте имеет решающее значение для его успеха.

Риски проекта

Риск представляет собой неопределенность. Управляя рисками проекта, вы не только уменьшаете вероятность и влияние негативных событий, но и пользуетесь преимуществами происходящих позитивных событий.

Первым шагом в управлении рисками проекта является составление плана. По сути, вы объясняете, как выполнять задачи по управлению рисками в вашем проекте. Планируя управление рисками, вы обеспечиваете достаточно времени и ресурсов для этих важных задач.

На втором этапе определяются риски, с которыми может столкнуться проект. Вам следует периодически повторять этот шаг, чтобы искать новые риски, которые могут возникнуть в процессе работы. Нет необходимости управлять каждым выявленным риском. Для этого есть третий шаг.

Третьим шагом является анализ вероятности возникновения каждого риска, а также его влияния на проект. Таким образом, вы можете расставить приоритеты по рискам, чтобы сосредоточиться на тех из них, которые имеют наибольшую вероятность и влияние.

Имеется множество способов справиться с рисками, например, избежать их, застраховаться от риска, уменьшить его влияние, разработать планы действий в чрезвычайных ситуациях и так далее. Для каждого риска, которым вы управляете, вы решаете, как вы будете реагировать на риск в случае его возникновения.

Последний шаг – мониторинг рисков. Вы анализируете ситуацию, чтобы оценить возникновение какого-либо риска в проекте и мгновенно запустить подготовленное решение. Затем вы отслеживаете результаты, чтобы убедиться, что решение работает. Управление рисками важно на протяжении всей работы над проектом. Это помогает уменьшить негативное воздействие вредных событий, поэтому мы еще остановимся более подробно на данной теме в будущих главах.

Управление закупками

Управление закупками включает в себя выбор поставщиков, которые предоставляют необходимые вам товары, и управление контрактами, которые вы заключаете. Первым шагом в управлении закупками является создание плана. В дополнение к созданию процедуры закупок данный план определяет, что вам нужно получить за пределами вашей организации.

Следующим этапом закупок является получение предложений от продавцов, выбор потенциального поставщика и заключение контрактов. Пока ведется работа над проектом, вы должны управлять этими контрактами, отслеживать производительность поставщиков и управлять любыми изменениями.

Заинтересованные стороны проекта

Привлечь внимание заинтересованных сторон является ключевой задачей в управлении проектом. Успех вашего проекта может зависеть от вашей способности управлять заинтересованными сторонами.

Первое, что вам нужно сделать в управлении заинтересованными сторонами, это определить их. Вам надо знать их имена, их ожидания от проекта, их вклад в проект, влияние, которым они обладают и многое другое. Вы должны хранить эту информацию и периодически добавлять новую.

После того как вы определите заинтересованные стороны, ваша следующая задача – придумать стратегии, позволяющие заинтересованным сторонам участвовать в жизни проекта. Другими словами, вам нужно выяснить, как построить хорошие отношения с заинтересованными сторонами и сделать их плодотворными.

Реализация стратегии – это следующий шаг. По мере развития проекта вы взаимодействуете с заинтересованными сторонами, чтобы заручиться их поддержкой, устранить любую оппозицию и сбалансировать противоречивые цели и ожидания.

На последнем этапе вы мониторите ситуацию и следите за тем, чтобы заинтересованные стороны не выбивались из проекта и были включены в процесс. Это краткий обзор того, как вы управляете заинтересованными сторонами проекта.

Интеграция проекта

Элементы проекта, такие как scope, график проекта, его стоимость, риск и качество являются взаимозависимыми. Небольшое изменение одного из них может оказать большое влияние на другие части вашего проекта. 

Интеграция проекта – это действия по координации элементов проекта и их компромисс для достижения целей вашего проекта. Интеграция означает интегрировать части в одно целое. Ваша первая задача по управлению интеграцией возникает в самом начале проекта – разработка его устава.

Устав проекта содержит обзор проекта и его необходимость. Здесь можно увидеть уровень полномочий менеджера проекта. Устав проекта, как правило, включает начальный объем (scope), смету расходов, график реализации и список заинтересованных сторон проекта.

План проекта является воплощением интеграции проекта. Это дорожная карта, которую вы используете, чтобы направлять ваш проект по ходу его реализации, а также это тот базовый уровень, с которым вы сравниваете прогресс после начала работы над проектом.

Когда вы закончите планирование, приходит время воплотить этот план в жизнь, руководя реализацией проекта. Это тот этап, где все элементы начинают выполнять работу над проектом.

Говоря о мониторинге и контроле работы над проектом, здесь вы сравниваете прогресс с вашим планом. Таким образом, вы можете решить, что вам нужно сделать, чтобы ваш проект шел в нужное русло, как перераспределять ресурсы, идти на компромисс с целями и идти на компромиссы между объемом, временем, стоимостью и качеством.

Изменения могут оказать существенное влияние на проекты, поэтому вы хотите, чтобы изменения происходили контролируемым образом. Благодаря управлению изменениями у вас есть процессы, позволяющие просматривать запросы на изменения, утверждать или отклонять их и управлять ими до тех пор, пока они не будут выполнены.

Последнее, что вы делаете в управлении интеграцией – закрываете проект. То есть вы завершили все, что происходило в проекте, чтобы формально завершить его. Когда вы закрываете проект, вы просматриваете всю информацию, которую вы собрали о проекте, чтобы убедиться, что все работы по проекту завершены и цели достигнуты.

Перейти к следующей части "Инициация проекта".

Список инструментов для управления проектами:

1. ЛидерТаск – многофункциональный сервис для управления временем, задачами и проектами;
2. Аспро.Agile – российская платформа управления проектами по принципам Agile;
3. O!Task – новый сервис управления проектами, идеально подходящий для фрилансеров и небольших команд;
4. ПланФикс — это система-трансформер, предназначенная для управления работой всех подразделений компании;
5. Worksection – это платформа для управления работой, проектом и командой.

Подробнее об этих сервисах и не только, вы можете прочитать в нашей статье "Лучшие отечественные приложения для ведения бизнеса".