fbpx

Менеджмент

Как проводить регулярные личные встречи с подчиненным (one to one)

Регулярная личная встреча с подчиненным

Здесь мы будем говорить о таком важном понятии в управлении подчиненными, как встречи «один на один» (one to one), которые достаточно важны в современном рабочем процессе. Это одноразовые или регулярные встречи менеджера и подчиненного. Данные встречи позволяют сотрудникам не только совершенствовать свои навыки посредством личного обучения и развития, но и улучшают общение в коллективе. В данной статье мы рассмотрим принципы проведения продуктивных личных встреч с подчиненными. Мы рассмотрим, когда проводить данные встречи, как к ним подготовиться и как поддерживать их результат.

Важность проведения регулярных личных встреч с подчиненными

Регулярно запланированная встреча «один на один» является одним из самых мощных инструментов, используемых для поддержания более тесной коммуникации в коллективе. Залог эффективности таких встреч – их регулярность.

Встреча «one-on-one» – то место, где сотрудник и менеджер должны уважать и ценить друг друга, где каждый может открыто задавать вопросы. Встреча «один на один» не предназначена для обсуждения проектов или стратегических решений, для этого существуют коллективные собрания. На встрече не должно быть места критике подчиненного или серьезных изменений рабочего процесса.

В целом, встреча «один на один» организуется для прямого общения руководителя и подчиненного, продолжительностью 15-60 минут, где обсуждаются дела насущные и что можно усовершенствовать в будущем.

Подготовка к регулярной личной встрече с подчиненным

Сначала рассмотрим оптимальный график личных встреч и их организацию. Наиболее распространенный график встреч 1:1 – два раза в месяц по 25 минут на встречу. Но вы интуитивно будете чувствовать, как часто и как долго должна проводиться личная встреча с разными сотрудниками. Например, если вы считаете, что встреч дважды в месяц недостаточно, планируйте собрания чаще. Однако, чем чаще вы встречаетесь, тем короче должны быть личные собрания.

Старайтесь выработать регулярность личных встреч и следить за их выполнением. Если вы не придерживаетесь графика, постоянно пропускаете собрания, поздно на них появляетесь или часто передвигаете время, вскоре они потеряют свою эффективность.

Теперь, когда вы установили график личных встреч один на один, вам следует определить повестку дня. Что вы должны обсудить на собрании с подчиненным? Ниже представлена простая повестка дня, которую вы можете адаптировать по вашим потребностям.

  1. Начните собрание вовремя. Это устанавливает взаимное уважение друг к другу и ценность самой встречи.
  2. Обсудите действия, которые были запланированы на прошлом собрании. Решения, которые мы принимаем на данных встречах, столь же ценны, как и наша способность следовать им. Поэтому убедитесь, что все участники выполнили свои обязательства.
  3. Пройдитесь по персональному плану развития сотрудника. Определите области, в которых подчиненному нужна ваша помощь или в чем ему нужно совершенствоваться. Проведите краткое обучение/ознакомление.
  4. Дайте возможность сотруднику задать вам вопросы. Пусть он задаст вам столько вопросов, сколько он захочет. Это избавит вас от дополнительных вопросов в период между регулярными личными встречами и не будет вас отрывать от ваших повседневных обязанностей.
  5. Сформулируйте задачи и опишите результат, который должен показать ваш подчиненный.
  6. Определите следующие шаги, которым все должны следовать для достижения ваших договоренностей. Результативность этих действий вы обговорите в начале следующей личной встречи.
  7. Завершите собрание вовремя или раньше.

Эта простая повестка дня должна быть основой для каждой встречи «один на один», которую вы проводите. Такой формат личных встреч позволяет в отведенное время обсудить основные рабочие вопросы, и дает подчиненному возможность быть услышанным.

Проведение регулярной встречи «один на один»

Начните встречу с рассмотрения задач, делегированных в прошлый раз. Спросите о каждой из них и похвалите подчиненного, либо подкорректируйте в зависимости от результатов. Если задача выполнена с положительным результатом, тогда задайте ему вопрос «Что вы получили от этого?». Это даст собеседнику понимание того, чего он добился, что также создаст для него минимальный момент обучения. 

Процесс регулярной личной встречи с подчиненным

Если поставленная задача выполнена неудовлетворительно или не выполнена вообще, тогда задайте вопрос «Что стояло на пути к этому?». Это гораздо более эффективный вопрос, чем спрашивать: "Почему вы этого не сделали?"«Почему» очень сильное слово и подразумевает личную вину человека и смысл такого вопроса в следующем: почему вы недостаточно хороши для этого? Почему вы провалились? Когда вы спрашиваете сотрудника о том, что стояло у него на пути, вы оставляете возможность разобраться в проблеме и найти нужное решение, при этом работник чувствует себя достаточно комфортно, чтобы раскрыться и самому найти способ завершить задачу.

После того, как он ответит, вы получите больше информации о том, как помочь ему выполнить задачу, а также исправить будущие ошибки. Продолжайте обсуждать позитивные результаты поставленных задач, будьте кратки и сосредоточены на действиях. Если вам нужно исправить кого-то за то, что он не совсем четко выполнил задание, выполните исправление с искренней похвалой. Следуя этому простому шаблону, вы станете надежным ресурсом, а не требовательным "мастером задач". Люди оценят ваш подход и станут более откровенными, обговаривая свои ошибки, потому что они будут знать, что вам известны их сильные стороны, а не только недостатки.

Когда вы являетесь лидером, «один на один» дает вам возможность провести целенаправленное обучение сотрудника. Так как данная встреча занимает немного времени, ваше обучение должно быть коротким, около пяти минут. Обдумывая план обучения, вы должны определиться со следующими пунктами:

  • В каком направлении вы собираетесь провести обучение?
  • Какой метод вы собираетесь использовать для обучения?
  • Достаточно ли у вас времени, чтобы охватить одно направление за встречу?

Итак, направление. Один из вариантов заключается в том, чтобы охватить область, в которой ваш подчиненный уже просил о помощи. Другой вариант – охватить область, в которой он имеет наибольшую потребность. Ваш выбор здесь зависит от вашего взаимодействия с этим человеком и его производительности на рабочем месте. Третий вариант – обеспечить обучение новой системе или процессу, которому нужно будет следовать в будущем. Если ваша компания изменила политику или внедрила новую систему, то данная встреча может стать прекрасным поводом для пересмотра этих изменений.

Метод обучения каждый выбирает свой, но вы можете использовать свой личный опыт, визуальные материалы (например, презентации в PowerPoint), видео тренинги и др.

После того, как вы провели целенаправленное обучение сотрудника, следующим шагом на повестке дня является обсуждение вопросов и потребностей. Узнайте, какие есть вопросы у вашего подчиненного и внимательно выслушайте их. Удостоверьтесь, что у него есть возможность задать любые вопросы, которые он записал или пришедшие ему на ум во время разговора. Ваша роль в регулярных личных встречах «один на один» – помочь другому человеку добиться успеха. Поэтому внимательно слушайте все, что он у вас спрашивает, и приложите все усилия, чтобы помочь.

Также выясните, что ожидает от вас собеседник. Когда он просит вас что-то сделать, обязательно узнайте:

  • Кто должен предпринять эти действия?
  • Каким должен быть следующий шаг?
  • Когда это нужно сделать?

После того, как вы выслушали вопросы подчиненного и его ожидания, повторите еще раз, какие вопросы вы собираетесь решить. В ходе личной встречи «one to one» ваша самая важная роль – служить другому человеку, и вы должны удостовериться, что поняли его.

Подготовьте заранее список поручений или заданий. Когда вы перейдете к этому пункту на повестке дня, постарайтесь выражать свои поручения ясно и прямо. Опишите, каким должен быть конечный результат после их выполнения. Определите Кто, Что и Когда по каждой задаче, где:

  • Кто – это тот, кто должен участвовать в выполнении задачи;
  • Что – это то, какой результат вы хотите увидеть;
  • Когда этого нужно достичь.

После того, как вы определились с задачами на регулярной личной встрече, сосредоточьте внимание на действиях, которые вы готовы предпринять после нее. Пройдитесь еще раз по Кто, Что и Когда для каждого задания. Также, подтвердите дату следующей встречи «один на один».

После личной встречи «один на один»

Успех будущих встреч 1:1 будет зависеть от вашей эффективности в выполнении ваших действий. Чтобы помочь вам выполнить свои обязательства, назначенные в ходе собрания, рассмотрим четыре причины, по которым люди с этим не справляются:

  1. Просто сказать, что вы сделаете что-то, недостаточно. Вы должны записать это где-нибудь, чтобы вы знали, что просмотрите действие позже в течение недели.
  2. Люди не придерживаются последовательности. Вам нужно иметь расписание для просмотра всех ваших заданий на каждую неделю. Если у вас есть время, чтобы просмотреть заметки о встрече, придерживайтесь этого.
  3. Они не планируют время в календаре для принятия мер по своим обязательствам. Создайте план по решению поставленных задач и распределите эти действия у себя в календаре.
  4. Они не соблюдают свое расписание. Придерживайтесь своего плана даже, если у вас нет желания или настроения заниматься этим.

Если вы выполняете свои обязательства и укладываетесь в сроки, вы заработаете доверие другого человека. Ваши подчиненные поймут, что они могут рассчитывать на вас, что приведет к большему уважению на рабочем месте.

Заключение

Мы изучили структуру, которую вы можете использовать, чтобы сделать ваши регулярные личные встречи с подчиненными более продуктивными и ориентированными на результат. Если вы будете следовать данным рекомендациям, эффективность ваших встреч «один на один» будет улучшаться. Примерно раз в квартал используйте часть встречи для изучения вопроса о том, насколько они эффективны? Регулярно поднимая данный вопрос, вы можете регулярно корректировать и улучшать ситуацию.