Реализация плана построения эффективной команды. Как создать эффективную команду. Часть 6

Автор: Your Mentor. Дата публикации: 02 сентября 2023.

Реализация плана построения эффективной команды

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по созданию эффективной команды. Чтобы читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Содержание статьи:

Принятия решений в эффективных командах
Политика и личные интересы, как факторы негативного влияния на команду
Грамотное проведение собраний внутри команды

Для того, чтобы ваша команда добилась результатов, вам необходимо принимать решения, потому что именно для этого вы и являетесь лидером, и существует достаточно конкретный процесс, которому вы можете следовать в плане принятия решений.

Принятия решений в эффективных командах

Для начала вам нужно подготовиться к принятию решения. Затем вы принимаете решение. Это ещё не сам результат, а всего лишь сам процесс. Далее, вы должны сообщить о принятом решении другим людям. Пусть они знают, что вы решили и почему. В конце вы должны выполнить это решение.

Если мы говорим, что собираемся что-то сделать, это еще не значит, что это будет сделано, и вам, как руководителю, необходимо следить за выполнением решения, а затем, измерять и корректировать его. Если реализация решения проходит удачно, вы продолжаете двигаться по этому пути. Однако если ваши измерения показывают, что это было плохое решение, необходимо вернуться назад и принять новое решение.

Цикл принятия решений

Существует четыре различных стиля принятия решений, которые можно использовать:

Авторитарный стиль — это когда один человек принимает решение без участия других, и это решение принимается быстро и решительн.
Совместное участие — это когда за принятие решения отвечает один человек или небольшая группа людей. Однако, прежде чем принять решение, они получают информацию от других участников.
Демократический стиль — это когда в решении принимают участие все заинтересованные стороны, проводится голосование, и решение принимается большинством голосов.
Консенсусный стиль — это когда все участники процесса должны согласиться с принятым решением, прежде чем двигаться дальше.

Виды принятия решений

В западных компаниях руководители склонны принимать решения на основе консенсуса, и иногда это хороший выбор, но во многих случаях такой стиль не подходит, поскольку существуют определенные временные и другие факторы. Таким образом, чтобы понять, какой стиль принятия решений следует использовать, необходимо оценить решение по двум критериям.

Во-первых, вы должны обратить внимание на срочность решения: высокая срочность, это когда вы должны принять решение прямо сейчас, иначе произойдет что-то нежелательное и вы упустите возможность, или это низкая срочность, когда у вас есть достаточно времени для принятия решения.
Во-вторых, определите масштаб решения. Бывают, как небольшие решения, так и более глобальные. В зависимости от масштаба и срочности решения для них подходит тот или иной стиль принятия решений.

Если у вас есть относительно небольшое решение, но со средней или высокой степенью срочности, скорее всего, вы будете использовать авторитарный стиль принятия решений. Причина этого заключается в том, что вам не нужно участие других людей, так как решение относительно небольшое и риск ошибиться невелик, поэтому дополнительный вклад для снижения риска не требуется. Также, вы должны действовать быстро, поэтому у вас нет времени на привлечение других людей и на получение их мнения. Вам просто нужно принять решение.

Теперь о глобальных решениях, на принятия которых, у вас есть много времени. В этом случае вы будете использовать метод принятия решений на основе консенсуса. Причина в том, что, во-первых, у вас много времени, чтобы все участники согласились с решением. Во-вторых, это важное решение, поэтому вы хотите убедиться в том, что все участники процесса внесли свой вклад в его принятие.

Принятие решения при совместном участии наиболее уместен, когда вам предстоит принять глобальное решение, однако его принятие не терпит отлагательств. Причина, по которой вы выбираете данный стиль, заключается в том, что при принятии крупного решения вы хотите иметь большое число участников. Поэтому вам нужно привлечь других людей, чтобы быть уверенным в правильности своего решения. Вы также можете минимизировать собственный риск, собирая дополнительную информацию от других людей и добиваясь их участия в принятии решения, так что, когда вам придется его выполнять, вы будете уверены, что оно будет выполнено.

Последний стиль принятия решений - демократический. Вы используете данный стиль, когда у вас много времени, срочность достаточно низкая и несложные решения. Таким образом, вы можете собрать людей в одном месте, дать им возможность высказаться, затем проголосовать и принять решение.

Существует также три вида решений, которые вы можете принимать для эффективной работы вашей команды:

Первый вид — это решение без отрицательных сторон. Это решение, при котором неважно, что будет в будущем — это все равно правильный выбор.
Второй вид решений предполагает благоприятные вероятности. Другими словами, взвесив риски и выгоды, кажется вполне возможным, что вы окажетесь правы и выиграйте от этого решения.
Третий вид решения – это случайное решение. Существует большая неопределенность относительно того, что произойдет в конкретной ситуации, но вы должны действовать сейчас, иначе потеряете возможность.

Когда вы, как руководитель, думаете о принятии решения, вам необходимо учитывать весь цикл принятия решений, в котором вы готовитесь к принятию решения, затем принимаете его, сообщаете о нем, выполняете решение, а затем измеряете и корректируете. Вы должны обдуманно выбрать стиль принятия решения, исходя из его срочности и масштаба, а затем четко определить, какое именно решение вы пытаетесь принять. И если вы думаете о принятии решений как о процессе и рассматриваете эти элементы принятия решений с учетом стиля и типа решения, тогда вы будете принимать решения более эффективно и быстро, как лидер высокоэффективной команды.

Политика и личные интересы, как факторы негативного влияния на команду

Личные интересы и политика могут свести на нет эффективность работы всей вашей команды. Вы должны заставить команду сосредоточиться на главном и дать возможность каждому члену команды подняться над политикой и личными интересами. Здесь мы затронем разницу между дальновидностью и политикой. Дальновидность — это понимание влиятельных людей внутри организации и способы достижения успеха. Если вы знаете людей, которые имеют влияние на различных уровнях организации, вы можете обратиться к ним и попросить их помощи в продвижении программы своей команды.

Быть политиком — значит делать что-то для личного продвижения и думать о том, как продвинуть свои личные интересы невзирая ни на что, даже если это вредит результатам команды. Ваша задача как руководителя - понять разницу между этими двумя понятиями и исключить последнее.

Опасность того, что люди играют в политику, заключается в том, что это вредит моральному духу. Люди расстраиваются, когда замечают, что они теряют свою энергию во благо коллектива, тогда как кто-то преследует свои личные интересы. Если вы позволите политике продолжаться, со временем вы создадите разрушительную культуру.

Поэтому необходимо помнить о том, что такое политика, но не участвовать в ней. Если вы хорошо разбираетесь в этом, понимаете, как проявить наблюдательность и определить, что у некоторых людей имеются политические и личные интересы, вы сможете обойти эти вопросы и поможете своей команде добиться положительных результатов.

Грамотное проведение собраний внутри команды

Когда вы управляете эффективной командой, одним из ваших самых ценных активов является время, а большая часть нашего времени тратится на второстепенные действия. Самыми бесполезными из них являются бесцельные и неэффективные встречи. Поэтому здесь мы предложим несколько советов, которые помогут вам более эффективно проводить собрания, а именно сосредоточиться на ключевых показателях и умением управлять исключениями, поскольку вы должны тратить меньше времени на совещания и больше на достижение результатов.

Есть множество причин, по которым ваши встречи превращаются в пустую трату времени, но, чтобы уменьшить их количество, старайтесь следовать этим рекомендациям:

Во-первых, поделитесь информацией заранее. Разошлите документы заблаговременно, до начала совещания и скажите всем, чтобы они ознакомились с информацией до начала собрания. Если большее количество приглашенных не ознакомились с предоставленной информацией, следует прервать встречу и перенести ее на другое время. В противном случае время будет потрачено неэффективно.
Во-вторых, заранее определите цель встречи и убедитесь, что на ней будут присутствовать нужные люди и что они “принесут” нужную информацию. Если не будет ключевых участников или информация не будет готова, перенесите встречу, потому что ее проведение в любом случае будет пустой тратой времени.
В-третьих, на встрече, говорите только о показателях, которые выходят за рамки нормы. Забудьте о тех показателях, которые соответствуют ожиданиям, и подумайте о том, как можно решить проблему возникающих отклонений.
В-четвертых, используйте закон Парето 80/20. Всегда есть только несколько показателей или несколько проектов, которые действительно важны и определяют результаты, и на них следует тратить подавляющее большинство времени. Все проекты, которые выполняются по графику и в рамках бюджета, отмечайте, быстро упоминайте и переходите к тем, которые не выполняются.
В-пятых, пересмотрите свой календарь. Возможно, у вас там много встреч, которые проводятся уже давно. Пройдитесь по каждой запланированной встрече и спросите себя, служит ли она все еще вашей цели? Если нет, то следует прекратить совещание и перестать его проводить.
В-шестых, с точки зрения эффективности встреч, если необходимо принять решение, убедитесь, что все участники совещания знают, что было решено, и немедленно сообщите об этом остальным членам организации. Нельзя, чтобы люди уходили с совещания не понимая, какое решение было принято, равно как и нельзя проводить совещания, на которых принимается решение, но люди не знают, что от них требуется.

Правило Парето

Совещания отнимают у вас один из самых ценных ресурсов - ваше время и время вашей команды. Поэтому проводите встречи эффективно. Сосредоточьтесь на главном, управляйте встречами по принципу исключения, четко определите цель, примите решение и доведите его до сведения команды, чтобы она могла сосредоточиться на достижении показателей.

Чтобы читать далее, пожалуйста, перейдите к следующей статье: Развитие эффективной команды. Как создать эффективную команду. Часть 7