Командные встречи. Общие проблемы и их решение

Любая встреча считается самой скучной частью работы любого сотрудника. Согласно опросу о потере времени, проведенным сайтом salary.com, 47% сотрудников считают, что встречи – это самая большая трата их рабочего времени. 

Так оно и есть, большинство командных встреч действительно скучны и кажется, что можно потратить это время намного эффективнее. Но собрания неизбежны, и они могут быть очень полезны, если все сделано правильно. Проводите ли вы собрания или вы просто участник, эта статья поможет вам найти способы улучшить командные встречи как для вас самих, так и для остальных участников.

Мы рассмотрим такие явления, как опоздания, отвлекающие факторы, телефоны, плохое поведение, что часто бывает на собраниях, а также отсутствие прогресса и отсутствие решений. В целом вы найдете здесь решения 10-ти основных проблем, возникающих на традиционных командных встречах.  

Основные проблемы командных встреч и их решение

Прежде чем назначать какую-либо встречу следует решить, нужна ли она вообще? Может быть, кто-то не в состоянии принять самостоятельное решение или встречи стали просто привычкой и исчерпали свою полезность? Может быть, все просто предполагают, что командная встреча необходима, и никто в этом не сомневается? Или организатор собраний просто любит проводить их, потому что так он подчеркивает свою важность?

Любая встреча забирает значительное количество времени и, следовательно, финансовых ресурсов. Вам нужно продумать варианты проведения командных встреч. Может, вам стоит сократить длительность собраний, может, их вообще не стоит проводить или оставить, но обсуждать только самые необходимые темы?

Чтобы пересмотреть полезность и необходимость собраний нужно начать со следующих трех групп вопросов:

1. Какие задачи постоянно обсуждаются, но прогресс по ним никогда не достигается? Можем ли мы сосредоточиться только на одной задаче и искать решение только для нее?
2. Если на собрании обсуждается множество проблем, можем ли мы делегировать их командам, которые будут над ними работать, но отчитываться на собрании? Встреча становится более отчетной, а не дискуссионной, что сэкономит немало времени.
3. Можем ли мы поменять тематику собраний для большей эффективности? Например, вместо проверки прогресса можно обсуждать улучшение процессов. От отчетов о продажах или производстве, до поиска идей, как можно увеличить продажи или улучшить качество. Встреча становится уже не отчетной, а собранием по поиску идей.

Если командную встречу невозможно изменить в лучшую сторону по каким-либо причинам, тогда мы дадим вам пять способов плавно избавиться от нее:

• Постепенно приглашайте все меньше и меньше людей. Это также может повлиять и на динамичность встречи, т.к. меньшее количество дает большую вовлеченность.
• Готовьте меньше пунктов повестки дня. Какие-то пункты вы можете выслать по электронной почте, от каких-то можете избавиться, но убедитесь в том, что время встречи тоже будет сокращено, в противном случае вам придется растягивать время на обсуждение каждого пункта.
• Сократите время встречи. Это хорошо сочетается с меньшим количеством людей и меньшим количеством пунктов повестки дня.
• Встречайтесь реже. Делайте это еженедельно, а не ежедневно, затем раз в две недели, затем ежемесячно, и, в конце концов, ежеквартально, до того момента, когда вы сможете прекратить встречи, и никто не заметит.
• Делайте больше вне собраний. Поручайте задания и их решение командам, а встречи проводите в том случае, если ваше вмешательство необходимо.

Вы, наверное, замечали, что некоторые люди часто опаздывают на встречи. Кто-то может себе позволить пропустить первую часть собрания, но еще хуже то, что иногда требуется отложить начало встречи, так как именно всем заинтересованным сторонам необходимо присутствовать на встрече.

Мы подготовили для вас несколько хороших идей, чтобы вы могли бороться с этой проблемой. Пройдитесь по ним и выберете те методы, которые, по вашему мнению, будут работать в соответствии с культурой вашей организации.

1. Старайтесь назначать встречи в необычное время, примерно 11:15 или 11:20. Это заставит людей сосредоточиться на времени начала собрания.
2. Уберите все оставшиеся стулья после начала собрания, чтобы для опоздавших их не осталось, и им приходилось идти за одним в другую комнату или присутствовать стоя.
3. Закройте дверь, или лучше заприте. Это лишний раз покажет опоздавшим, что встреча началась и их вторжение считается не совсем уместным.
4. Следует сказать что-то напористое, когда опоздавший появляется на встрече. Что-то вроде: «Наталия, встреча уже началась». Можно также спросить, почему они опаздывают, что заставит их больше почувствовать свое опоздание и пошлет сигнал для всех остальных, что опоздать – это плохая идея.
5. Высылая всем приглашенным повестку дня, подчеркните, что вы действительно хотите начать вовремя.
6. Не возвращайтесь к пройденной теме из-за опоздавшего. Если должны были обсуждаться вопросы по его работе, работе его отдела и т.д., скажите, что все уже решено и у вас нет времени к этому возвращаться.
7. Если постоянно опаздывают одни и те же люди, обсудите с ними причины и возможность переноса времени ваших собраний.

Другая частая проблема на собраниях связана с неудовлетворительным поведением некоторых личностей. Мы приведем девять видов такого поведения и ответные меры, которые вы можете применить к такого рода действиям. Ваша задача – решить, с каким поведением вы собираетесь бороться, а затем выбрать, какой вариант из нижеприведенных ответов вы собираетесь использовать.

Перечислим для начала виды нежелательного поведения:

1. люди, которые слишком много говорят, и как часто это бывает, забирают на себя большую часть времени;
2. люди, которые очень долго выступают;
3. лидер или участник, который доминирует на встрече, контролирует то, что обсуждается, и не позволяет несогласным людям, высказывать свое мнение;
4. люди, которые при обсуждении проблем считают, что проблему не стоит пытаться решать, или отвергают чужие предложения, не внося собственных;
5. люди, которые активно критикуют идеи других коллег или даже устно нападают на них;
6. люди, которые любят использовать жаргон, чтобы выглядеть разумными, или просто потому, что они умны, не замечают, что коллеги их не понимают;
7. люди, которые оказываются неготовыми к встрече;
8. люди, которые говорят, что будут на встрече, но на нее не являются;
9. когда начальник лидера собрания присутствует на встрече, таким образом, вводя лидера в небольшой ступор, а участники не могут себе позволить участвовать в обсуждении в полной мере.

Это довольно широкий круг проблем, не так ли? Но с учетом всего вышесказанного, есть только три метода, которые являются подходящими ответными действиями.

Первый метод заключается в том, что на любое неудовлетворительное поведение участника сделать мягкое и конструктивное замечание. Например, «Спасибо Артур за твое предложение. Можем ли мы теперь услышать, что думают другие?». Или: «Артур, можете ли вы мне напомнить еще раз, что значит ПоНТГ?» или «Артур, имеется ли более реальный способ решить данную проблему, как вы думаете?».  

Второй метод состоит в том, чтобы указать людям, что у них есть привычка, аккуратно используя последовательность, которая называется «я замечаю, я понимаю, я прав?».

Это может выглядеть так: «Артур, я заметил, что вы используете много жаргона, и я так понимаю, что вы не замечаете, что люди, подобные мне, не понимают его. Я прав?». Или: «Артур, я вижу, что ты сидишь со сложенными руками и смотришь в стол, и я интерпретирую это, что ты считаешь, что обсуждение не имеет смысла и проблему невозможно решить. Я прав?».

Данная постановка вопроса заставит их согласиться, что проблема существует, или стараться отрицать проблему, но улучшить свое поведение в будущем.

Наконец, третий метод самый сильный из всех перечисленных. Он должен сказать присутствующим, как вы относитесь к плохому поведению некоторых личностей. Вы можете сделать это во время собрания или после него, в зависимости от того, считаете ли вы, что эффективнее будет поговорить с этими людьми наедине или высказаться перед группой.

Если вы указываете на опоздание, то вы говорите от имени всех присутствующих, так что имеет смысл сказать это перед всеми на собрании. Лучший формат для посыла выражается в такой формулировке «я понимаю, я чувствую, я хочу, мы договорились?».

Начните мягко с «я понимаю»: «я понимаю, что у вас в данный момент много дел». Затем переходите к тому, как вы себя чувствуете: «Но мне очень неудобно проводить эту встречу, когда все пришли вовремя, кроме вас». Теперь скажите, что вы хотите: «было бы здорово, если бы вы пришли вовремя на следующую встречу». Теперь вы должны дать этому человеку повод взять на себя обязательство с помощью вопроса «мы договорились?». Это может выглядеть так: «Сможете ли вы взять на себя обязательство сделать это?». 

Теперь хотелось бы затронуть такую тему, как концентрация внимания на встречах. Если люди не сконцентрированы на повестке дня и обговариваемых вопросах, тогда такая командная встреча может слишком затянуться и закончиться практически без результата. Мы рассмотрим три действия, которые мешают концентрации:

1. Кто-то из присутствующих постоянно пытается вернуться к предыдущим обговоренным темам, т.к. недоволен результатом, который уже достигнут и старается добиться его пересмотра. Здесь важно лишний раз напомнить таким людям, что данный вопрос обсуждался и нет необходимости к нему возвращаться.
2. Вторым признаком отсутствия фокуса является отклонение от повестки дня с помощью вопросов, которые вообще к ней не относятся. В таком случае вы можете сказать в таком ключе: «Извини, Петр, я думаю, что это интересно, но я просто не понимаю, как это связано с проблемой, которую мы обсуждаем?». Это имеет право сказать любой присутствующий, а не только лидер собрания.
3. Третьим пунктом отсутствия внимания являются люди, которые слишком часто вдаются в подробности. Вместо того чтобы сосредоточиться на общей картине того, чего должна достичь встреча, они зарываются в детали, потому что действительно заинтересованы в решении задачи. Это проблема и ее нужно тоже решать. Лучший способ – вежливо предложить таким людям обсудить все вопросы на совещании в качестве члена специальной проектной группы, и на следующем собрании доложить о достигнутом прогрессе. В крайнем случае вы можете попросить их обговорить все вопросы после встречи.

Теперь немного зацепим вопрос по поводу гаджетов, таких как ноутбуки, телефоны, планшеты. Это наше будущее и нам определенно придется еще долго иметь с ними дело на командных встречах.

Вы можете разрешить в качестве лидера собрания пользоваться ноутбуками и планшетами, если они необходимы для самого собрания. Например, люди могут делать в них заметки, читать свои заметки во время выступления или визуально демонстрировать какой-то материал. Но вы должны сразу договориться, что данные предметы не будут использоваться для проверки и отправки электронной почты, и, конечно же, интернет-серфинга.

На наш взгляд, с телефонами немного сложнее. Если вы запланировали длительную, важную встречу, тогда, вначале, попросите всех перевести телефоны в режим «в самолете». Те присутствующие, которые ждут действительно важных звонков, могут перевести телефон в виброрежим. Если встреча ожидается короткая, тогда не имеет смысла заострять на этом внимание.     

На наш взгляд, самым большим страхом перед собранием является то, что оно может затянуться. Почти не имеет значения, что происходит в отведенное время, но если длительность встречи превышает допустимые пределы, то это влияет на остаток дня.

Чтобы предотвратить такого рода проблему, необходимо устранить все четыре причины длительных командных встреч:

1. Слишком много людей на собрании. Каждый лишний человек, которого вы приглашаете, делает собрание более длительным и скучным, потому что каждая тема и каждое обсуждение не может быть на 100% актуально для всех, это просто неизбежно. Старайтесь организовывать встречи для небольших групп.
2. Слабый лидер или вообще не назначенный лидер. Мы уже рассмотрели множество способов, с помощью которых присутствующие могут разбалансировать встречу. Лидер должен использовать приведенные нами методы, чтобы собрание проходило более эффективно.
3. Слишком амбициозный график, когда планируется рассмотреть множество пунктов, но выделено слишком мало времени. Вы можете попросить выступающих заранее выслать вам вопросы, которые они собираются обсудить, но с указанием времени на рассмотрение каждого пункта. Если выступающим будете только вы, тогда также предварительно вышлите всем заинтересованным сторонам вашу повестку дня.
4. Один из пунктов повестки дня неожиданно начинает забирать большую часть времени. Если вы заранее подозреваете, что данная тема может забрать много времени, то перед обсуждением скажите присутствующим, что вы не готовы тратить на нее более 15, 20 или 25 минут. В случае когда команде все равно не удается договориться в отведенное вами время, можно прибегнуть к такому шагу: вы, как лидер, можете сказать, что «если вы не можете решить, как команда, тогда я приму решение, как лидер (или менеджер), но вы, скорее, этого не хотите». Данный подход всегда заставляет группу решать быстрее.

Часто бывает такое, что на собрании не удается решить все вопросы повестки дня, и возникает чувство, что вы потратили много времени, но прогресс практически не ощутим. Почему так получается и что с этим можно сделать?

На наш взгляд, одна часть проблемы заключается в том, что люди не думают о предмете между встречами. Они не делают никакой «домашней работы». В таком случае они приходят неподготовленными даже, если им было дано задание на последней встрече. Вероятно, люди были загружены работой, которую назначил им начальник. Они не считают встречу настолько важной, как задание начальства, и они правы. Но как руководитель собрания, вы должны быть заинтересованы в выполнении «домашних заданий».

Попробуйте за неделю до собрания выслать участникам напоминание, например, подготовить слайды, просчитать затраты и т.д. Если люди все еще приходят на встречи неподготовленными, начните делать метки. Например, вы можете иметь большой календарь, где при всех участниках зачеркиваете дни, которые потрачены впустую. Если люди приходят неподготовленными в следующий раз – зачеркивайте еще часть дней, чтобы все могли видеть. Со временем они начнут понимать, что существует проблема с производительностью.

Если данная история с зачеркиванием затянулась, поинтересуйтесь, нужна ли им какая-нибудь помощь в выполнении заданий. Иногда группы не в состоянии решать задачи, если в ней нет лидера. В таком случае назначьте его на следующем собрании. Другая проблема может заключаться в недостаточной информации для выполнения «домашнего задания». В таком случае выясните необходимые пробелы и позаботьтесь о том, чтобы предоставить необходимую информацию к следующей встрече.

Последняя проблема в отсутствии прогресса может заключаться в том, что лидер собрания не назначает конкретные действия участникам. Просто обговорить вопросы, разойтись, и затем ожидать результата не совсем эффективно, т.к. люди будут стремиться избегать работы или риска совершить какое-либо действие. Поэтому лидер должен назначить задание определенному лицу или группе, и проконтролировать, что все всем понятно и они готовы выполнить задачу.   

Виртуальные встречи

В наше время встречи становятся все более виртуальными благодаря аудио и видеоконференции через такие программы как Skype, Teams или Basecamp, что делает их более удобными и дешевыми. С ростом удаленных работ и международного сотрудничества, все чаще и чаще люди будут встречаться через экран компьютера. Но такие виртуальные встречи имеют свои специфические проблемы.

Проблемы делятся на две основные области: технические проблемы (обеспечение работы программного и аппаратного обеспечения) и человеческие проблемы, которые в основном связаны с тем, что в процессе общения не задействована такая важная его часть, как язык тела, особенно при аудиоконференциях. 

Мы предоставили вам 10 отличных советов, как можно устранить недостатки во время виртуальных встреч: 

1. Больше используйте видеоконференции. Аудиоконференции с тремя и более участниками менее успешны, т.к. не используется язык жестов.
2. Проверьте оборудование и программное обеспечение хотя бы за 15 минут до звонка и уделите этому достаточно времени.
3. Если вы часто используете аудиосвязь, позаботьтесь о качестве звука. Старайтесь использовать гарнитуру.
4. Заранее обменяйтесь номерами телефонов со всеми участниками конференции. Это нужно для того, что, если у вас возникнут проблемы с интернетом, программой, оборудованием, вы смогли сообщить всем о проблеме, что вы для этого делаете и когда она будет решена.
5. Потратьте время и ознакомьтесь со всеми функциями программы, которой вы пользуетесь для виртуальных встреч. Узнайте, какие функции будут наиболее полезны и сколько времени необходимо, чтобы воспользоваться ими.
6. Подумайте об участниках виртуальной конференции. Количество людей здесь имеет еще большее значение, чем при личных встречах. Старайтесь приглашать как можно меньше участников.
7. Если на собрании присутствует пять и более человек, рассмотрите возможность записи конференции. Это может быть не полная запись всей встречи, а лишь итоги, когда вы суммируете полученную информацию и договариваетесь о выполнении конкретных задач.
8. Если это аудиозвонок, и вы не очень хорошо знакомы друг с другом, коротко представьтесь перед всеми участниками и задайте тон для всех остальных сделать то же самое.
9. Рассмотрите возможность отправки визуальной информации перед звонком, чтобы у каждого было немного времени ознакомиться с ней. Это полезно сделать даже если во время встречи вы будете демонстрировать ее через свой экран.
10. Создайте профессиональный фон. Что у вас находится за спиной? Стоит ли что-то убрать, передвинуть или, наоборот, продемонстрировать?

Мы рассмотрели десять полезных советов. Старайтесь следовать им, чтобы сделать ваши виртуальные встречи более полезными, эффективными и профессиональными.

Заключение

Даже если вы не ведете собрание, вы можете его изменить, т.к. это ваше время, которое вы теряете на плохих командных встречах. Вы можете и должны говорить, если считаете, что встречу можно улучшить. На самом деле, все будут благодарны вам за это. Представьте, что все участники просто сидят и ждут, пока вы их спасете. 

Поэтому запишите все негативные действия, которые будут иметь место на следующей командной встрече и прочитайте данную статью еще раз, чтобы подготовить план по улучшению ваших собраний. Вы также можете обратить внимание и на свое поведение. Не являетесь ли вы тем участником, который своими действиями, негативно влияет на ход встречи? Если это так, тогда постарайтесь исправиться.