Чем занимается бизнес-аналитик. Суть работы, роль и навыки. Часть 1

Каждому проекту, от самого маленького дома, строящегося на улице, до самой сложной ИТ-системы нужен кто-то, кто может воплотить идеи данных проектов в жизнь. В этом состоит роль бизнес-аналитика, который разбивает идеи, потребности и требования на более мелкие части, которые, впоследствии, объединяются для создания общей картины. Он делает это через определение потребностей организации, а затем собирает, управляет и проверяет информацию, чтобы решать бизнес-проблемы.

В данном курсе из серии статей вы узнаете, что такое бизнес-анализ, а также роль и образ мышления бизнес-аналитиков. Вы узнаете об инструментах и методах, используемых на протяжении всего проекта, и о сборе информации для создания требований к проекту. Наконец, вы узнаете о проверке и тестировании идей, и как все это объединяется для получения общей картины.

Быть хорошим бизнес-аналитиком – значит помогать вашей организации принимать более обоснованные решения.

Суть работы бизнес-аналитика

Каждому кораблю нужен капитан и штурман, и мир проектов ничем не отличается от корабля. Без капитана и штурмана корабль бы плыл в никуда. В большинстве организаций капитаном является менеджер проекта, контролирующий ход реализации проекта. Это делает роль штурмана довольно важной, так как корабль должен следовать наилучшему и наиболее разумному пути к месту его назначения. Как бизнес-аналитик, вы выступаете в роли штурмана. И вы должны использовать инструменты и методы, чтобы поддерживать проект в правильном направлении для вашей организации.

На первом этапе вы управляете бизнес-целями проекта. Вы также должны гарантировать, что цели действительны и подходят для организации в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Поскольку идеи проекта иногда видоизменяются и живут своей жизнью, вы гарантируете, что основная идея проекта остается приоритетной, а ее реализация является главной целью проекта.

На втором этапе планирования проекта вы управляете сбором требований. Поскольку в большинстве организаций множество ключевых лиц, выполняющих важные роли, бизнес-аналитик следит за эффективностью обмена информацией и идей. Новый бизнес-процесс, который хорош для одной части бизнеса, но наносит вред другой – бесполезен. Как бизнес-аналитик, вы гарантируете, что все ключевые стороны будут услышаны, их идеи будут включены в проект, и что направление проекта всегда будет в интересах бизнеса.

Во время выполнения третьего этапа проекта вы гарантируете, что изменения в проекте учитываются и управляются соответствующим образом. Бывает, что потребности и требования организации во время реализации проекта могут существенно измениться. Во многих случаях это также требует изменений в самом проекте. По этой причине, вам, как бизнес-аналитику, необходимо выполнить три действия для управления изменениями в ваших проектах:

• Прежде всего, вам необходимо проверить любые предлагаемые изменения, чтобы убедиться, что они должным образом отражают изменения, необходимые в рамках проекта.
• Далее, вам необходимо определить, когда могут потребоваться изменения и добиваться их утверждения, в зависимости от потребностей бизнеса.
• Наконец, в случае утверждения изменений в проекте, вы должны помочь с изменением планов, чтобы обеспечить надлежащее продвижение проекта.

Во время последнего этапа выполнения проекта бизнес-аналитик должен играть важную роль в тестировании продукта. Тестирование продукта гарантирует, что все наработки в рамках проекта подходят для бизнеса и достигают целей проекта.

Последняя значимая роль, которую бизнес-аналитик играет в жизненном цикле проекта – это закрытие проекта. Это когда вы подтверждаете, что все критерии для завершения проекта выполнены. Иногда из-за исправлений в последний момент или из-за поспешного включения новых идей в проект, продукт может не полностью соответствовать потребностям организации. Ваша роль как бизнес-аналитика – гарантировать, что этого не произойдет.

Роль бизнес-аналитика в реализации проектов

От начала проекта и до его завершения бизнес-аналитики играют решающую роль в успехе проектов и достижении результатов. Ваша первая роль – подтвердить цели организации. Проекты используются для реализации изменений. Эти изменения могут значительно улучшить возможности и эффективность бизнеса компании.

Без надлежащего анализа попытки улучшить работу компании могут обернуться неудачей, что приведет к путанице и трудностям в достижении целей организации. Как бизнес-аналитик, вы стремитесь понять сильные и слабые стороны процессов, которые использует компания, а затем проверять любые улучшения, которые будут реализованы в проекте.

Вторая роль бизнес-аналитика – управлять процессом требований к проекту. Для этого вы работаете с командой сотрудников организации и получаете представление того, что бизнес делает сегодня и что сделает его более эффективным. Затем вы фиксируете эту информацию с помощью нескольких из следующих инструментов:

• Блок-схемы, которые шаг за шагом представляют процессы, как они есть сейчас, и какими они будут в будущем. Они фиксируют текущее состояние организации, а также новое желаемое состояние и ожидаемые результаты.
• Пользовательские истории, которые дают представление о том, чего люди хотят достичь в организации.
• Контекстные диаграммы, которые описывают отношения между сферами бизнеса, клиентами и их совместимость.

Мы будем говорить подробнее об этих инструментах чуть позже. Ваша третья роль как бизнес-аналитика – управлять соответствующими изменениями в ходе проекта, и это включает в себя проверку любых изменений, предложенных в ходе проекта, и продвижение изменений, которые организация считает важными для выполнения своей миссии. Также, вы будете следить за тем, чтобы любые происходящие изменения внутри организации были должным образом отражены в продуктах проекта.

Четвертая роль, которую вы выполняете как бизнес-аналитик – это управление тестированием продуктов проекта. Проекты создают продукты, которые применяются для утверждения позиции организации. Как бизнес-аналитик, вы, как правило, лучше всех можете гарантировать, что процессы и технологические продукты, созданные в рамках проекта, делают то, что задумано.

Последняя роль бизнес-аналитика в жизненном цикле проекта – обеспечить выполнение всех критериев завершения проекта. Все проекты нужно начинать с учетом конечной цели. Затем проект должен включать критерии завершения, которые подробно описывают, что необходимо сделать, прежде чем проект будет считаться завершенным.

В общих чертах бизнес-аналитик – это человек, который может проанализировать общие достижения проекта и возможности созданных процессов и инструментов, а также определить, были ли эти цели выполнены, как предполагалось. Он гарантирует, что все работает так, как задумано в рамках проектов.

Какие навыки необходимы бизнес-аналитику?

Есть определенные характеристики и навыки, которые помогут вам стать отличным бизнес-аналитиком. В первую очередь – это любопытство. Очень важно понимать, в каких сферах бизнеса вы работаете и как они сочетаются друг с другом. Именно с помощью любопытства, к вам приходит детальное понимание того, как это все вписывается в контекст организации, чтобы вы могли раскрыть все свои возможности. 

Второй навык после любопытства – это умение задавать вопросы и слушать. Наблюдение за выполняемой работой – очень эффективный способ получить информацию о том, как работает организация. Однако вы не поймете всего, просто наблюдая. Именно задавая вопросы и внимательно слушая, что говорится, имеет решающее значение для понимания того, что на самом деле происходит в организации.

Учитывая, что подход, основанный на наблюдении, вопросах и ответах, для получения информации может занять время, еще одним фундаментальным навыком бизнес-аналитиков является терпение. Чтобы потратить необходимое количество времени на сбор, анализ и проверку информации и выводов, потребуется терпение.

Два других фундаментальных навыка бизнес-аналитика, которые идут нога в ногу – это коммуникативные навыки и дипломатия. Каждый аспект бизнес-анализа включает в себя ту или иную форму коммуникации. Обычно вы либо поглощаете информацию с помощью коммуникационных подходов, либо собираете и делитесь этой информацией с помощью ваших собственных средств коммуникации. Тактичная дипломатия – это навык, который вам нужно будет часто использовать, поскольку вы будете оценивать подходы и предлагать улучшения.

Проекты могут длиться от нескольких недель, до нескольких лет. Следовательно, еще один навык, который вам необходим – это энтузиазм. Вы понимаете все улучшения, которые сулит проект, вы полностью преданы им и мотивируете других в достижении цели проекта. Энтузиазм – важная деталь достижения изменений, особенно когда вам нужно время, чтобы претворить их в жизнь.

Последний навык – это логика. Она лежит в основе определения и понимания возможностей для улучшения. Вам необходимо применить логику и понимание того, что происходит сегодня в организации, и уметь лучше представить себе способы достижения цели.

Направления мышления бизнес-аналитика

Всякий раз, когда вы пытаетесь сделать что-то в организации, желание знать «Почему?» лежит в основе мышления хорошего бизнес-аналитика. Рассмотрение причины помогает понять уровень желания, приверженности и потребности в изменении, а также то как это изменение влияет как на процессы, так и на другие области организации. Понимание контекста также помогает в обосновании необходимости изменения.

Чтобы добиться успеха в своей деятельности, вы должны часто задавать себе вопрос «Почему?». Он даст вам образ мышления, который включает постоянное убеждение в существовании неэффективности. Темпы изменений в современном деловом мире достаточно значительны. Меняется все: клиенты, руководство, приоритеты и сам рынок. Изначально хорошо продуманные процессы работы со временем просто устаревают.

Вот почему неэффективность присутствует практически в каждом бизнесе и каждом бизнес-процессе. Как эффективный бизнес-аналитик, вы это осознаете и испытываете желание найти и исправить эти недостатки.

Вторая характеристика мышления бизнес-аналитика – это понимание того, что любые предпосылки для изменений должны начинаться с осознания положения дел в организации в данный момент. Вы должны потратить время на понимание существующих процессов, чтобы облегчить эффективные изменения в организации.

Следующее важное направление мышления – это стремление к пониманию деталей и знание всей картины в целом. Изучение и документирование бизнес-процессов может оказаться очень детальной работой. Требуется терпение и способность задавать вопросы об исключениях и других нюансах процессов. Эффективные бизнес-аналитики стремятся понять и оптимизировать взаимодействие процессов друг с другом.

Поддержка общих целей и задач организации также имеет решающее значение для успеха в бизнес-анализе. Короче говоря, общее представление о том, что происходит и может произойти в бизнесе, так же важно, как и сбор и отслеживание процедурных деталей.

Наконец, точка зрения бизнес-аналитика должна служить мостом между бизнесом и техническим персоналом. Это касается проблемы понимания и ожиданий этих двух групп. Техническая группа говорит о потоках данных, ошибках последовательности, технических характеристиках и т.д. Бизнес-персонал говорит о сроках выполнения работ, предпочтениях клиентов и управлении возможностями.

Диалог между этими двумя группами может быть почти бесполезным. Здесь бизнес-аналитик выступает в роли координатора и переводчика между заинтересованными сторонами, которые запрашивают изменение, и теми, кто его осуществляет.

Чтобы продолжить чтение, переходите в статью "Этапы подготовки проекта в бизнес-анализе. Часть 2".

Список курсов по обучению бизнес-анализу:

1. Полный курс по анализу данных от Skillfactory;
2. Бизнес-аналитик от Академии Eduson;
3. Аналитик данных с нуля от Skillbox;
4. Аналитик данных от SF Education;
5. Бизнес-аналитик: быстрый старт в профессии от GeekBrains.

Более подробно об этих школах и не только, вы можете прочитать в нашей статье "Обзор 10-ти онлайн-школ профессионального образования".