Skip to main content

Менеджмент

Завершение проекта. Заключительные действия. Управление проектами (Project Management). Часть 8

Завершение проекта

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по управлению проектами. Чтобы начать читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Когда результаты вашего проекта получены, вы можете подумать, что проект завершен, но у вас есть несколько действий, которые нужно выполнить, прежде чем вы сможете назвать проект выполненным.

  • Самая важная часть процесса закрытия – это заставить клиента согласиться с тем, что проект успешно завершен. Получите согласие в письменной форме. Проведите встречу, чтобы клиент и заинтересованные стороны могли подписать форму принятия выполненных работы.
  • Следующий заключительный шаг – задокументировать уроки, извлеченные в ходе проекта. Вы можете повысить эффективность будущих проектов, определив, что сработало хорошо, а что нет и как можно было бы сделать лучше.
  • Подготовьте окончательную документацию и отчет о завершении проекта, который подводит итоги выполнения проекта.
  • Подпишите все окончательные документы, заархивируйте информацию о вашем проекте, чтобы другие могли иметь к нему доступ и подготовьте вашу проектную команду к следующему заданию.

Теперь пройдемся по пунктам немного подробнее.

Как получить подтверждение клиента

Проект незавершен, пока об этом не говорит заказчик, но это не значит, что заказчик может продолжать просить вас сделать больше. Во время закрытия вы используете критерии успеха, разработанные во время инициации и планирования, чтобы доказать, что проект завершен.

Менеджер проверяет проект

Во время инициации и планирования вы должны задокументировать результаты проекта и определить четкие и поддающиеся количественной оценке критерии успеха. Вы работаете с заказчиком и другими заинтересованными сторонами над разработкой тестов, чтобы продемонстрировать, соответствуют ли результаты поставленным задачам.

Вы также документируете процедуры для выполнения этих тестов. Приемочные испытания также могут включать выполнение различных презентационных задач. После успешного завершения приемочных испытаний проведите короткое, но важное совещание, чтобы убедить клиента и любые другие заинтересованные стороны подписать документ, подтверждающий, что результаты завершены и они успешны.

Документация извлеченных уроков

В каждом проекте что-то идет хорошо, а что-то не очень. Не позволяйте этому опыту пропасть зря. Выявляя и документируя извлеченные уроки, вы фокусируетесь на повторении своих успехов и улучшении своих результатов. Существует несколько методов, позволяющих получить эту важную информацию от членов вашей команды.

  • Во-первых, назначьте время для регулярных встреч по извлеченным урокам (раз в несколько недель). Не ждите окончания проекта, чтобы спросить о них, так как со временем детали забываются и реальные примеры начинают искажаться.
  • Во-вторых, сохраняйте позитивные и продуктивные встречи. Начните с того, что прошло правильно. Попросите каждого человека дать совет или методику, которые помогли им в их работе, например, что сэкономило им больше всего времени или какая самая сложная задача, которую они решили, и как они это сделали.
  • В-третьих, переходите к урокам из проблем, с которыми столкнулись сотрудники. Задавайте вопросы о проблемах в положительном ключе, например, «что бы вы сделали по-другому в следующий раз?».
  • В-четвертых, дайте людям возможность быть открытыми и честными. Попробуйте планировать встречи без менеджеров. Подумайте о включении анонимного метода для отправки извлеченных уроков, например, ящика для предложений.
  • В-пятых, задокументируйте извлеченные уроки. Например, поместите их в записную книжку проекта, но вы также можете создать веб-страницу с часто задаваемыми вопросами, советами и приемами или базу знаний. Таким образом, каждый в вашей компании может узнать то, что уже знает ваша проектная группа.

Сделав извлеченные уроки важной частью вашего процесса, вы даете своей организации возможность учиться и расти с каждым новым проектом.

Как подготовить отчет о завершении проекта

Отчет о завершении проекта подводит итоги проекта в кратком информативном документе: что сделал проект, как он это сделал, и насколько хорошо он прошел. Отчет начинается с краткого описания проекта и того, был ли проект успешным. Краткое изложение проекта освещает основные моменты. Получил ли проект то, что предполагалось? Завершился ли он вовремя и в рамках бюджета? Если нет, то почему?

Затем включите информацию, которой вы хотите поделиться с другими, например, о значительных изменениях, проблемах, извлеченных уроках или рисках. Например, если в проекте не было выполнено все, что указано в заявлении о содержании, определите объем, который не был выполнен.

Подготовка отчета о проекте

Что касается рисков, опишите, как вы с ними справились, и каков результат. Вы также можете указать на возникшие риски, которые не были определены в первоначальном плане управления рисками, чтобы другие не упустили их в будущем.

Еще один раздел, который следует включить – это эффективность вашей практики управления проектами. Как и в случае с извлеченными уроками, вы можете описать, что сработало хорошо и как вы планируете по-другому управлять в будущем. Таким образом, ваш опыт будет полезен для других проектов.

Не забудьте указать окончательную стоимость и дату завершения всего проекта. В зависимости от заинтересованных сторон вы можете включить стоимость основных частей проекта, отклонения в стоимости, окупаемость инвестиций и другие финансовые показатели. Если проект был завершен намного раньше или значительно позже, укажите отклонения от ваших первоначальных дат и причины.

Важно заархивировать подробную информацию о вашем проекте. Электронное архивирование информации упрощает поиск в будущем. В зависимости от технологии, доступной в вашей компании, вы можете хранить файлы проекта на сетевом диске, в базе данных или в системе управления документами. Как только вы подготовите отчет о закрытии и уберете информацию о вашем проекте в его архив, вы будете готовы к закрытию проекта.

Закрытие и передача проекта

В самом конце проекта у вас есть несколько скучных, но важных действий, которые нужно совершить.

  1. Закройте подписанные вами контракты. Если ваш проект включал контракт с заказчиком, подписи в форме согласия клиента являются ключом к соглашению о том, что контракт завершен. В зависимости от условий контракта, у вас может быть несколько других обязанностей, например, поддержка результатов проекта или выполнение последующих действий через несколько месяцев. Если вы заключаете контракты с поставщиками или подрядчиками, убедитесь, что другие стороны сделали то, что должны были делать. Затем выполните шаги, чтобы закрыть эти контракты.
  2. Закройте счета, которые вы использовали для выставления счетов по проекту. Для большинства проектов финансовые книги остаются открытыми в течение короткого времени, обычно несколько месяцев после завершения проекта.
  3. Как руководитель проекта помогите своим людям перейти к их следующим заданиям. Лучший способ сделать это – заранее уведомить функциональных менеджеров о том, что их сотрудники будут задействованы.

Когда эти задачи решены, ваш проект действительно завершен, и ваша работа в качестве менеджера проекта завершена. Пришло время перейти к следующему проекту.

Заключение

Мы изучили основные процессы в области управления проектами и обнаружили множество методов эффективного управления проектами. Это был длинный курс, но даже при таком объеме нам не удалось подробно описать множество деталей в управлении проектами. 

В будущих статьях мы обязательно вернемся к этой теме, как, например, в статье "Чем занимается бизнес-аналитик. Суть работы, роль и навыки".

 

Список инструментов для управления проектами:

  1. ЛидерТаск – многофункциональный сервис для управления временем, задачами и проектами;
  2. Аспро.Agile – российская платформа управления проектами по принципам Agile;
  3. O!Task – новый сервис управления проектами, идеально подходящий для фрилансеров и небольших команд;
  4. ПланФикс — это система-трансформер, предназначенная для управления работой всех подразделений компании;
  5. Worksection – это платформа для управления работой, проектом и командой.

Подробнее об этих сервисах и не только, вы можете прочитать в нашей статье "Лучшие отечественные приложения для ведения бизнеса".

 


 

Что еще почитать

  • 9 шагов по созданию баланса между работой и личной жизнью
    Баланс между работой и личной жизнью
  • Планирование профессиональной карьеры. Как составить план карьеры?
    Планирование профессиональной карьеры

    Планирование профессиональной карьеры

    Хотя мы часто надеемся, что все пойдет так, как мы этого хотим, не всегда удача бывает на нашей стороне, особенно когда речь идет о карьерных целях. Вот почему так важно эффективно планировать будущее независимо от того, учитесь ли вы или какое-то время работаете.

    Что такое план карьеры?

    План карьеры – это практическая стратегия, которая позволяет вам определять свои навыки и интересы, ставить карьерные цели и принимать меры, которые помогут вам их достичь. Это непрерывный процесс, включающий в себя обзор:

    • ваших текущих навыков и ваш опыт;
    • ваших карьерных целей;
    • ваших интересов и приоритетов;
    • ваших предполагаемых действий.

    Почему планирование карьеры так важно?

    Планирование карьеры – отличный способ убедиться, что ваша карьера идет в правильном направлении. Это не только помогает вам реализовать свою страсть, но и способствует достижению ваших карьерных целей с конкретными действиями и целями. По крайней мере, это поможет вам ответить на вопросы о карьерных целях на следующем собеседовании. Оценив свою ситуацию, вы сможете определить и восполнить любые пробелы в своих знаниях или опыте, которые могут удерживать вас от работы вашей мечты.

    Каждый может получить выгоду от создания плана карьеры. Неважно, учитесь ли вы, только что окончили школу, хотите сменить карьеру или жаждете повышения по службе – план карьеры гарантирует, что ваши действия будут соответствовать вашим целям. Карьерный план помогает осуществить не только большие изменения. Вы также можете использовать его, чтобы получить новые навыки и расширить свои знания в определенной области.

    Как составить план карьеры?

    Об этом мы уже писали в нашей статье «Как составить план профессиональной карьеры», а здесь коротко пройдемся по основным моментам:

    1. Оцените свои варианты. Для начала вам нужно выяснить, какая карьера вам подходит. Расставьте приоритеты в своем выборе исходя из ваших интересов и сильных сторон, и учитывайте важность таких факторов, как заработная плата, корпоративная культура, часы работы и время в пути на работу.
    2. Составьте список ваших текущих навыков. Перечисление ваших текущих навыков, способностей и опыта не только поможет вам понять, какой карьерный путь вам подходит, но и поможет понять, достаточно ли вы квалифицированы, чтобы выбрать определенный путь. Области, в которых вам не хватает знаний, будут определять действия, которые вы планируете предпринять в плане обучения и развития.
    3. Ставьте цели. После того как вы определились с идеальной карьерой, пора поставить перед собой несколько целей, которые помогут вам решить, какие действия вам нужно предпринять. Они могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными, большими или маленькими.
    4. Определите временные рамки. Установление крайних сроков для каждой из ваших целей будет мотивировать вас добиваться результатов. Независимо от того, работаете ли вы с конкретными сроками или выбираете более широкий временной интервал (например, конкретный месяц). Добавление этого в свой план карьеры придаст вашим целям реалистичный контекст, не говоря уже о том, что вы будете мотивированы продолжать идти вперед.
    5. Делайте проверку вашего плана. Карьерный план – это не универсальное решение. Чтобы убедиться, что ваши цели актуальны, важно постоянно проверять свой план карьеры. Это не только позволит вам отслеживать свой прогресс, но и означает, что вы сможете вносить изменения, если ваши обстоятельства изменятся.

    Девушка следует своему карьерному плану

    Как структурировать свой карьерный план?

    План карьеры может быть составлен по-разному, в зависимости от того, насколько конкретно вы хотите достичь своих целей, и от того, что конкретно вы хотите достичь. Ниже мы приведем пример плана карьеры.

    План карьеры

    Персональный обзор

    Включите краткое описание того, кто вы и что ищете. Включите свои самые сильные качества и интересы, а также то, где вы находитесь в текущей ситуации.

    Образование

    Добавьте свое образование.

    Трудовая история

    Напишите краткое изложение вашей истории занятости.

    Цели

    • Краткосрочные: например, надежная работа с возможностью повышения квалификации (через 6 месяцев);
    • Среднесрочные: например, получить повышение (через 2-5 лет);
    • Долгосрочные: например, стать руководителем отдела (через 5+ лет).

    Текущие навыки, знания и опыт

    Обобщите свои ключевые навыки и компетенции, независимо от того, получены ли они в результате работы, учебы или хобби.

    Требования к обучению и развитию

    Используйте этот раздел, чтобы оценить, какое обучение и развитие необходимо для достижения ваших целей.

    План действий

    Дайте себе четкое пошаговое руководство по действиям, необходимым для достижения ваших целей, включая временные рамки для каждого из них. Вы можете включить столько действий, сколько захотите, но, возможно, будет наиболее полезно ограничиться меньшим числом, чтобы вы могли добавлять новые по мере своего продвижения.

    Как мне придерживаться своего карьерного плана?

    Итак, вы создали идеальный план карьеры, но что теперь? Хотя составление плана – это всего лишь первый шаг, без постоянных усилий он не сработает. Это означает, что вы будете использовать свой план карьеры для повседневной информации, внося при этом постоянные изменения. Сюда будут входить:

    • отслеживание вашего прогресса;
    • фиксация достигнутых целей;
    • изменение или добавление шагов или направлений после того, как вы поняли, что двигаетесь не совсем в правильном направлении.

    Работая со своим планом карьеры, вы должны сохранять мотивацию, поэтому подумайте о том, чтобы вознаграждать себя за каждую цель, которую вы достигаете.

    Заключение

    Помните, что ваша карьера – это марафон, а не спринт. Попытки выполнить слишком много дел за короткий промежуток времени только настроят вас на неудачу в долгосрочной перспективе.

  • Как составить план профессиональной карьеры
    составление профессионального плана карьеры
  • Как укомплектовать коллектив для продуктивной работы. Как создать эффективную команду. Часть 3
    Как укомплектовать коллектив для продуктивной работы

  • 8 основных преимуществ удаленной работы для работников
    Преимущества удаленной работы
  • Стратегическое планирование. Практические шаги по поиску перспективных проектов
    Руководитель по стратегическому планированию

  • 21 стратегия как стать позитивным на работе и в жизни
    как стать позитивным на работе
  • Облако OneDrive – что это за программа. Практический курс из 2-х уроков
    Практический курс по OneDrive

  • Что говорить о себе на собеседовании
    Что говорить о себе на собеседовании
  • Управление и контроль удаленных сотрудников. 4 основных обязанностей руководителя
    Контроль удаленных сотрудников

  • Стресс-менеджмент. Практические советы по управлению стрессом
    Сотрудники управляют стрессом

  • Стратегия развития бренда. Часть 1: Введение, позиционирование компании и создание обещания бренда
    Стратегия развития бренда

  • Последнее обновление: .
  • Просмотров: 16391