Менеджмент

Виды общения в команде. Коммуникации в проектной команде. Часть 3

Виды общения в команде

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по коммуникациям в проектной команде. Чтобы читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Общение на командных встречах

В одной из наших статей о командных встречах, мы уже рассматривали способы решения проблем организации и проведения ежедневных собраний. Так что здесь мы рассмотрим данный вид коммуникации немного короче.

При планировании командных встреч мы предлагаем использовать 5 вопросов, которые улучшат коммуникацию вашей команды до, во время и после ваших встреч. Начните с вопроса «Почему?». Важно подумать, почему вы хотите организовать встречу. И для этого полезно определить цель встречи. Какие темы или действия вы обсудите, которые нельзя затронуть в электронном письме или сообщении?

Подумайте, чего вы пытаетесь достичь за выделенный отрезок времени? Наиболее распространенные цели встреч – это информирование, принятие решений, планирование и мозговой штурм. Заранее сообщайте о цели вашей встречи. Это даст всем время подготовиться к обсуждению, что значительно увеличивает вероятность того, что вы эффективно потратите свое время.

Следующий важный вопрос – кто должен быть вовлечен в это конкретное обсуждение? Как и при любом общении, очень важна аудитория. Тщательно подумайте о том, кого вы приглашаете на встречу. Все ли сотрудники должны быть там? Причина, по которой они должны присутствовать, связана с содержанием собрания или с одним из рассматриваемых вопросов?

Вы определили необходимость встречи и имеете четкую цель. Теперь подумайте, когда должна состояться встреча. Есть ли в повестке дня срочные темы? Есть ли вопросы, на подготовку которых людям нужно время? Эти вопросы помогут вам принять решение о том, когда вы должны встретиться.

Если вы не планируете встречу онлайн, тогда подумайте о месте встречи. Собрания в вашем офисе могут быть наиболее удобными для вас, но, возможно, это не лучшее место для остальной части вашей команды. При выборе места подумайте о цели и повестке дня данной встречи.

Если на собрании планируется мозговой штурм, тогда вам может пригодиться место с большими досками или флипчартами. Однако для информационной встречи может потребоваться комната с проектором, чтобы вы могли делиться слайдами на экране.

Ответы на эти пять простых вопросов поможет вам организовать более продуктивную встречу. Поэтому не забывайте задавать себе вопросы «Почему?», «Кто?», «Что?», «Когда?» и «Где?» перед началом планирования будущего собрания.

Общение через электронную почту

Электронная почта – это довольно удобный и эффективный способ общения. Обратной стороной является чрезмерное ее использование и то, что не всегда можно правильно определить суть полученного письма.

По этой теме мы также уже написали статью, которую можно прочитать по этой ссылке. Здесь мы коротко опишем основные нюансы. Итак, как мы можем улучшить наше общение по электронной почте? Прежде чем нажать кнопку "Отправить" в следующем электронном письме, подумайте о его цели, получателях и содержании.

Начнем с цели. Почему вы отправляете это сообщение? Мы привыкли слать электронные письма по любому поводу, но не стоит забывать, что эти письма можно легко распечатать или отправить в чужие руки. Поэтому подумайте, не лучше ли будет обсудить эту тему лично или по телефону?

Если вам обязательно нужно отправить электронное письмо, то кто должен быть получателем? Нужно ли всем в команде получать ваше сообщение? Ваша команда может решить, кого следует включать в электронные письма, когда вы в самом начале обсуждаете нормы общения и разрабатываете устав своей команды, о котором мы писали в первой части данной темы.

Вы также можете установить ожидания внутри своей команды. Например, если вас добавили в получатели электронного письма, то данное сообщение предназначено только для вашей информации, и вам не нужно на него отвечать. Если вы хотите ответить на письмо, тогда не отвечайте всем, а лишь тому, кто прислал сообщение.

Один из самых неприятных моментов для людей, работающих в команде – это количество писем с выражением благодарности за письмо и других ответов, которые могут быстро засорить ваш почтовый ящик. Если мы регулярно получаем ненужные электронные письма, то в спешке по очистке нашего почтового ящика можем удалить действительно важное сообщение.

Теперь затронем важную часть электронного письма как тема. Используйте очень конкретные темы. Вместо того чтобы отправлять электронные письма с расплывчатыми темами, такими как «Наша встреча», постарайтесь резюмировать ключевой момент вашего сообщения. Например, «Наша встреча на этой неделе откладывается».

Поскольку все мы получаем много электронных писем, короткий и конкретный посыл в строке темы позволяет читателям быстро сканировать свои входящие сообщения. При ответе на электронное письмо вы даже можете обновить тему, чтобы краткое изложение вашего ответа было новой строкой темы.

Постарайтесь ограничить свои электронные письма одной темой вашего сообщения. Если нужно донести до читателя больше, чем одну тему, тогда кратко изложите их вначале самого письма, а затем переходите к конкретным деталям. Для большей видимости важных деталей используйте маркеры, подчеркивание или курсив.

Общение команды через конференцсвязь

Большинство звонков по конференцсвязи начинаются с набора технических проверок, что задает не лучший тон для командного общения. Как руководитель группы вы можете сделать несколько вещей, которые помогут облегчить коммуникацию с командой с помощью таких встреч.

Общение через конференцсвязь

Сперва попробуйте присоединиться к звонку пораньше. Если вы первый на линии, вы услышите, как каждый человек присоединяется к разговору. Это даст вам возможность пообщаться с коллегами и избавит вас от необходимости спрашивать, кто в данный момент на линии. Вы также поймете, работает ли технология должным образом.

Когда все присоединятся, и вы будете готовы начать, попросите участников отключить звук в своих гарнитурах, когда они не говорят. Из-за фонового шума довольно часто участники звонка не слышат говорящего, либо отвлекаются на исходящий звук.

Как и во всех собраниях, сразу начните с повестки дня. Убедитесь, что в повестке дня указаны темы и кто будет за них отвечать. Так как во время конференцсвязи очень легко отвлечься, придерживайтесь повестки дня как можно точнее. Если вам нужно перевести тему по ходу разговора, тогда дайте понять команде, что вы обсуждаете новую тему.

Используйте разного рода указатели, чтобы удерживать внимание всех присутствующих, а особенно докладчиков. Например, вы можете поблагодарить Ирину из отдела маркетинга за ее отчет, а затем добавить, что следующий пункт «о проблемах использования новой программы» расскажет Дмитрий.

Начинайте вопросы с имени человека, от которого хотите получить ответ. Если вы спросите «что вы думаете об этой идее, Виктор?», то вы можете застать его врасплох или он начнет долго искать кнопку включения микрофона, что обычно приводит к неловкой паузе, за которой следует заикание. Вместо этого спросите: «Виктор, что вы думаете об этой идее?».

В конце разговора обязательно подведите итоги обсуждения и наметьте следующие шаги. Также будет полезным отправить электронное письмо с кратким описанием обсуждения и дальнейшими шагами.

Общение в многопрофильных командах

Сочетание разнообразного опыта – это преимущество работы в команде. И как обычно, здесь не только преимущества, но и свои недостатки, особенно в коммуникациях. Давайте рассмотрим несколько предложений в этом направлении.

Рассмотрите три «П» по каждому сотруднику вашей группы: его предварительный уровень знаний, потенциальную реакцию и предполагаемую выгоду. Начиная с предварительного уровня знаний, рассмотрите следующие вопросы: что каждый член команды уже знает по обсуждаемой теме? Состоит ли ваша команда из профильных экспертов? Если это так, тогда вы можете с комфортом использовать отраслевой язык или жаргон.

Если есть люди, которые не так хорошо разбираются в теме, вы оттолкнете их, говоря слишком техническим языком. С другой стороны, если вы слишком упростите обсуждение, вы можете создать ощущение бесполезной траты времени у профильных специалистов. Подумайте, будет ли полезным отправить предысторию темы неосведомленным сотрудникам до самой встречи?

Еще один важный нюанс – это потенциальная реакция людей в команде на обсуждаемую информацию. Если на собрании обсуждаются положительные изменения, то вам не стоит об этом переживать. Но если есть вероятность, что кто-то из членов коллектива может быть разочарован содержанием встречи, вам нужно хорошо подумать о том, как вы сформулируете начало обсуждения. И наверняка будут ситуации, когда реакции будут смешанными.

И последнее, но не менее важное – это предполагаемая выгода для ваших сотрудников. Имеется в виду их личные интересы. Выгодно ли каждому члену команды участвовать в ваших обсуждениях? Если да, то как? Знание того, что каждый член вашей команды может получить или потерять в ходе проекта, может быть полезным для вас, как руководителя коллектива.

Коммуникация без слов

Хотите верьте, хотите нет, но большая часть всего общения невербальная. На самом деле психологи, изучающие общение, отмечают, что только 7% приписывается словам. Ваш тон составляет 38%, а невербальные сигналы, которые вы посылаете, составляют большинство – 55% всего общения.

Перечислим главные невербальные сигналы, которые составляют все ваши сообщения: язык тела, выражение лица, управление временем и положение вашего тела.

Вы когда-нибудь смотрели видео, на котором вы проводите встречу или презентацию? Вряд ли это вам понравилось. Мы не любим смотреть видеозаписи самих себя, потому что представление о том, как мы выглядим и звучим, редко бывает таким, каким оно нам видится на экране. Эта разница между тем, как мы видим себя в своем воображении, и тем, как нас видят другие, называется разрывом восприятия.

Но вернемся к невербальным сигналам. Для начала, следите за своим языком тела. Например, делайте заметки, слушая своих подчиненных или коллег. Написание даже нескольких заметок будет сигналом для группы и докладчика, что информация, которой они делятся, важна для вас. Обязательно смотрите в глаза говорящему и старайтесь не смотреть слишком сильно вниз, даже когда делаете заметки.

Невербальная коммуникация как вид общения в команде

Еще один признак активного слушания, который вы можете использовать – это кивнуть в знак согласия. Кроме того, вам следует избегать одновременного выполнения нескольких задач во время встречи, которую вы проводите или посещаете. Если вы не хотите, чтобы во время встреч ваши подчиненные отвлекались на технические средства, вам также следует убрать свои.

Постарайтесь следить за выражением своего лица, особенно если обсуждаемая тема вызывает у вас негативное или даже нейтральное впечатление. Спикер и остальные участники встречи будут пытаться прочитать то, что у вас на лице.

Еще одно важное невербальное сообщение, которое вы отправляете как руководитель группы, касается вашего управления временем. Начинайте и заканчивайте встречи вовремя и убедитесь, что вы готовы к работе. Если вы сразу же приступите к делу, вы отправите убедительный сигнал своей команде. Это показывает, что вы цените их время.

Напоследок рассмотрим положение вашего тела. Если вы стоите, а все остальные сидят, это может показаться немного авторитарным или как будто вы разговариваете с группой свысока. Если вы сидите во главе стола, это отправляет другое сообщение, чем если бы вы сидели посередине. Здесь нет правильного или неправильного положения, но важно знать, какое сообщение вы отправляете, в зависимости от вашего выбора.

Хотя мы проводим большую часть времени, готовясь к тому, что мы скажем, мы часто не думаем о более значимом послании, которое отправляем невербально. Постарайтесь больше уделять внимание перечисленным четырем сигналам невербального общения.

Межкультурная коммуникация

Сейчас, как никогда раньше, технологии позволяют нам сотрудничать с людьми по всему миру. Хотя технология легкодоступна, межкультурные команды по-прежнему сталкиваются с серьезными проблемами, связанными с общением. Основные проблемы связаны с самим языком и невербальным общением. Здесь мы перечислим несколько стратегий, которые помогут вам решить данные проблемы.

Может быть довольно сложно вести бизнес, когда за столом сидят люди разного уровня владения языком. Если вы не можете полагаться на профессионального переводчика, вы можете сделать несколько вещей, которые помогут вам сохранить межкультурную коммуникацию вашей команды на должном уровне.

Во-первых, отправьте заранее материалы, которые будут обсуждаться на встрече. Если вам необходимо заслушать отчет члена команды, родной язык которого не является языком, на котором вы общаетесь на встрече, то сообщите ему это заранее. Предоставьте свои вопросы или рекомендации относительно того, какую информацию следует включить в отчет.

Во-вторых, делайте все по-простому. Используйте прямой и ясный язык, чтобы донести свои идеи. Старайтесь избегать фигур речи, популярных выражений, пословиц и любых других риторических приемов, которые могут сбивать с толку.

В-третьих, люди, которые менее уверены в своих языковых навыках обычно хранят молчание на собраниях, независимо от того, есть ли у них хорошие идеи или нет. Команды часто полагаются на человека, которому удобнее всего говорить просто потому, что так легче всего понять его идеи. Но вы, как профессионал, должны вытянуть идеи из каждого сотрудника, и выбрать лучшую из альтернатив.

Помимо языка, сама культура – это еще одна область общения, в которой товарищи по команде могут отличаться. Всегда полезно попытаться узнать о культурных нормах людей, с которыми вы работаете. Это особенно касается невербального общения.

Старайтесь исходить из лучших побуждений к членам команды другой культуры, когда вы сталкиваетесь с ситуацией, что вы либо не понимаете значения невербального жеста, либо его значение в вашем культурном контексте является отрицательным. Поскольку нормы общения различаются в разных культурах, дайте друг другу преимущество в сомнениях. Помните, что, когда дело доходит до межкультурного общения, легко непреднамеренно кого-то обидеть.

Когда ваша команда решает глобальные задачи, помните об этих простых стратегиях, чтобы обеспечить беспрепятственное общение в любом культурном контексте. Сохраняя простой язык и используя различные невербальные сообщения, ваша команда сможет избежать общих ловушек общения, с которыми регулярно сталкиваются межкультурные команды.

Заключение

Независимо от того, возглавляете ли вы недавно сформированную или уже существующую команду, эффективное общение поможет вам и вашим подчиненным получить максимальную отдачу от совместной работы. Те инструменты и советы, которые мы предоставили в данной статье, помогут вам всем в достижении ваших целей.

Мы начали нашу статью с того, что создали устав команды. Затем рассмотрели передовые методы управления коммуникациями в вашей команде, где вы решаете любые проблемы, с которыми сталкиваетесь. И наконец, мы обсудили некоторые виды общения, которые вы будете использовать в своей команде. Желаем удаче в настройке эффективной коммуникации в вашем коллективе!

  • Последнее обновление: .
  • Просмотров: 288