Управление малым бизнесом в условиях кризиса

Вопрос не в том, столкнетесь ли вы когда-нибудь с кризисом в своей предпринимательской деятельности, а в том, когда именно. В данной статье мы рассмотрим, как противостоять неопределенности в малом бизнесе. Мы сосредоточимся на трех основных направлениях.

• Первое – ваш менталитет. Убедитесь в том, что вы спокойны, организованы и собраны, когда сталкиваетесь с непредвиденными обстоятельствами.
• Второе – ваши финансы. Четкое понимание финансовых показателей будет иметь ключевое значение для преодоления кризиса.
• Третье – коммуникация. То, как вы общаетесь с сотрудниками, клиентами и поставщиками в период непредвиденных обстоятельств, имеет ключевое значение.

Ведение малого бизнеса в условиях кризиса может быть сложным предприятием, но это прекрасное время для вас, чтобы вернуться к основам, сосредоточиться на том, что необходимо, и выполнить все, что в ваших силах.

Ментальная модель мышления

Контролируйте свое сознание и выявляйте конкретные проблемы

Будь то природные факторы, такие как ураганы или пандемии, или экономические факторы, такие как рецессия или спад в экономике, неопределенность неизбежна в деловом мире, но для владельцев бизнеса она может быть особенно стрессовой.

• Определите, что вы можете контролировать. Можете ли вы контролировать погоду? Нет, не можете. Можете ли вы контролировать свои финансы? Безусловно. Не забывайте концентрироваться на тех вещах, которые вы и только вы можете контролировать.
• Определите, что поможет вам работать с максимальной отдачей. Это может быть длинный сон, занятие ежедневными физическими упражнениями или здоровое питание.
• Запишите на листе бумаги все, что вас беспокоит. Иногда простое избавление от забот помогает освободить место для решений, а это именно то, что вам нужно для выхода из кризиса.

Психологическая подготовка к предстоящим трудным временам будет иметь ключевое значение в преодолении кризиса. Как во время урагана заколачивают все окна и двери, точно так же вы поступаете и с вашим бизнесом. Вы готовите его к предстоящим тяжелым временам.

Оцените задачи, которые необходимо решить немедленно или отложить на потом

В ближайшие дни и месяцы список дел будет казаться бесконечным, как будто всегда найдется что-то, требующее вашего внимания. Но важно сосредоточиться на том, что требует вашего внимания, а не на том, что вы можете делегировать другим людям.

Возьмите ручку и бумагу и запишите все, что необходимо сделать в бизнесе. Когда список будет готов, возьмите красный маркер или любой другой цвет и поставьте точку только на тех вещах, которые вы можете сделать. Как владельцу малого бизнеса, это будут такие вещи, как юридические, банковские, финансовые, платежные ведомости, то есть те, которые действительно требуют вашего личного подхода.

После того как вы выполнили эти пункты, посмотрите на все те, которые не отмечены красной точкой. Это те пункты, которые можно передать другим людям, будь то ваши сотрудники или ваши доверенные лица. Помните, что часто люди вокруг вас хотят помочь вам, будь то сотрудники, друзья или родственники. Используйте их, никто не может быть вне зоны доступа, когда речь идет о кризисе.

Помните, что времена постоянно меняются, поэтому важно, чтобы вы практиковали это еженедельно. Не забывайте делать это по мере изменения ситуации. Таким образом, вы сосредоточитесь только на тех вещах, которые вам необходимо сделать самому, а все остальное оставите другим. Это поможет вам не только в период непредвиденных обстоятельств, но и в последующие годы.

Внутренние финансы: что вы можете сделать самостоятельно?

Инвентаризация и ранжирование расходов на ведение бизнеса

Оценка ежемесячных расходов подобна покупке продуктов первой необходимости. Мороженое и сладкое – это приятно, но для сбалансированного питания они не нужны. То же самое мы собираемся проделать и с вашими финансами, определив, что приятно иметь, а что необходимо.

• Шаг первый: достаньте маркер. Сделайте физические распечатки всех банковских выписок, всех выписок по кредитным картам, кредитных линий, электронных кошельков и т.д. Все, что имеет отношение к финансам в вашем бизнесе, вы распечатайте это. Вы должны просмотреть все это построчно.
• Шаг второй: ищите вещи, которые не являются необходимыми для вашего бизнеса. Это могут быть такие вещи, как подписка на журналы, приложения, может быть, еженедельная доставка цветов, благодаря которой ваш магазин выглядит красиво. Они не являются необходимыми для ведения бизнеса.
• Шаг третий: отмените все эти ненужные периодические платежи.

Проводите эту процедуру ежемесячно, чтобы иметь возможность перейти к основному и необходимому для ведения бизнеса. Как только вы определите основные расходы, необходимые для ведения вашего малого бизнеса, это станет ключевым моментом, когда позже мы начнем рассматривать общие финансовые прогнозы для вашего бизнеса, чтобы помочь вам пережить кризисное время.

Создание прогнозов движения денежных средств

Использование знаний о финансах в периоды неопределенности является ключевым моментом в ведении малого бизнеса. Теперь, когда вы выяснили, сколько денег уходит из вашего бизнеса, пришло время определить, сколько денег у вас есть в наличии и как долго их хватит.

Вы можете построить собственный анализ с помощью Excel или Google Sheets. На самом деле это несложно. Откройте Excel. Создайте четыре разных заголовка: "Денежные средства", "Дебиторская задолженность", "Месячные расходы" и "Текущие расходы". Заполните эти ячейки соответствующими суммами. Если Excel вам не подходит, найдите бухгалтера, который сможет создать для вас более удобную версию.

Определите количество наличных денег, имеющихся у вас на руках. Посмотрите выписки из банковских счетов, чтобы выяснить, сколько наличных денег у вас сейчас в банке. Не забудьте также сослаться на дебиторскую задолженность. Это количество денег, которые должны поступить к вам от других лиц, но у вас их еще нет.

Определите свои ежемесячные расходы и текущие расходы. Ежемесячные расходы – это периодические затраты, которые производятся каждый месяц. Это, может быть, заработная плата, аренда, страхование. Текущие расходы – это расходы по кредитной карте или кредитной линии. Вы должны их оплачивать, но они могут быть нерегулярными.

Далее разделим имеющуюся у вас наличность на ваши ежемесячные расходы. Это позволит определить, на сколько месяцев хватит денег для поддержания текущих накладных расходов. Допустим, у вас на руках имеется 500 000 рублей. Сложив все свои ежемесячные расходы, вы выяснили, что на зарплату, аренду и прочие товары вы тратите примерно 100 000 рублей в месяц. Разделив 500 000 на 100 000, вы увидите, что у вас есть примерно пять месяцев, прежде чем у вас официально закончатся деньги.

Как только вы узнаете, каков у вас "запас хода", важно проанализировать это с бухгалтером. Не будем скрывать, что вам предстоит пережить трудные времена и сделать выбор. Но именно анализ финансовых прогнозов поможет вам пережить кризис более грамотно.

Правдиво доносите информацию до своего коллектива

Вам может показаться хорошей идеей оградить свой коллектив от плохих новостей, однако в периоды непредвиденных обстоятельств данный подход не всегда оправдан. Приведем три успешных способа общения с коллективом в период неопределенности.

• Первое – сообщайте необходимые факты, хорошие, плохие, ужасные, но только те, которые необходимы. Если знание деталей не поможет им, то нет необходимости делиться ими, но не забывайте быть честными.
• Второе – дайте им возможность помочь. После того как вы рассказали своим сотрудникам суровую правду, спросите их, чем они могут помочь. Есть ли области, в которых они могут помочь бизнесу? Если у них нет возможности помочь в ближайшее время, тогда возможно, пришло время заняться старыми делами, которые уже давно лежат в вашем списке дел и, похоже, никогда не будут выполнены. Возможно, вы обнаружите какие-то старые наработки или идеи, которые будут весьма кстати.
• Третье – посмотрите на три самые серьезные проблемы, с которыми сталкивается ваша компания, и попросите команду высказать свое мнение.

Помните, что вы и ваши сотрудники – одна команда. Все хотят, чтобы компания процветала и добивалась успеха. Именно сплоченность команды и нацеленность на решение проблем помогут вам пережить эти нестабильные времена. Ориентация на решение проблем – это именно то, что нужно вам и вашей команде.

Внешние финансы: для чего вам нужны другие источники средств?

Доступные финансовые возможности: кредитные карты и кредитные линии

В нестабильные времена вам, скорее всего, потребуется рассмотреть новые варианты финансирования, когда речь идет о денежных потоках и вашем бизнесе. Хотя мы рассмотрим здесь два варианта, помните, что всегда следует консультироваться с профессионалами, когда речь идет о финансовых возможностях вашего бизнеса, будь то банки, компании, предоставляющие кредитные карты, или кредитные ассоциации. Всегда приглашайте специалиста для рассмотрения любого предложения, прежде чем подписывать его.

Первое, с чего можно начать поиски – это компания, выпускающая кредитные карты. Большинство крупных компаний, выпускающих кредитные карты, имеют целые подразделения, которые занимаются малым бизнесом и такими же владельцами малого бизнеса, как вы. У них есть специальные продукты, планы и услуги, разработанные специально для вас.

Второе, что вы должны рассмотреть – это кредитные линии. Кредитные линии могут быть предложены вашим банком или ассоциацией малого и среднего бизнеса, расположенной в вашем регионе. Это дает вам возможность получить деньги в тот момент, когда они вам нужны, особенно если вы знаете, что получите доход позже.

Хотя это всего лишь два направления, существует множество способов внешнего финансирования бизнеса. Именно поэтому особенно важно проконсультироваться с финансовым консультантом, поскольку в вашем регионе или городе могут быть различные варианты или решения, доступные именно вам.

Как определить, какие расходы следует приостановить или исключить

После того как вы проанализировали все мелкие расходы, настало время перейти к крупным. Это самые крупные статьи расходов в балансе, которые необходимо сократить в период кризиса. И начать стоит с арендной платы. Изучите договор аренды и посмотрите, какие планы платежей могут быть доступны для вас, чтобы помочь вам сэкономить деньги в нестабильные времена.

Другая важная статья расходов – это персонал. Иногда сотрудники являются самыми большими расходами в малом бизнесе. Для экономии средств можно рассмотреть возможность сокращения рабочего времени или уменьшения зарплаты. Как пример, приходит на ум пример компании Gravity Payments во время COVID-19.

Данная компания сильно пострадала, и ее доходы упали почти до нуля. Владелец компании Дэн Прайс представил эту проблему своим сотрудникам и спросил их как им сэкономить деньги. Его сотрудники собрались вместе, и пришли к невероятному результату. Некоторые из высших руководителей добровольно отказались от зарплаты. Остальные сотрудники согласились снизить свою зарплату на 20%.

Хотя существует множество способов сократить расходы на балансе компании, эти способы являются одними из наиболее эффективных. Это может показаться сложным, но принятие жестких решений по крупным статьям расходов поможет вам сохранить денежные средства в вашем бизнесе и быть уверенным в том, что вы сможете пережить кризисные времена.

Общение с банком в нестабильные времена

Кажется удивительным, как много владельцев малого бизнеса, которые не знают реальных людей в банке, в котором они обслуживаются. Они открывают банковские счета онлайн, осуществляют все банковские операции виртуально и никогда не встречаются с реальным человеком. Если это относится и к вам, то пора поменять данный подход.

Прежде всего, определите, кто является вашим банкиром. Возможно, вы не осознаете этого, но, когда вы открываете счет в банке, за вами закрепляется реальный человек. Узнайте, кто этот человек, и договоритесь с ним о встрече – личной или по телефону. Вам необходимо убедиться в том, что у вашего бизнеса есть лицо и имя.

Далее вы должны рассказать банкиру обо всем, что происходит в вашем бизнесе – о хорошем и плохом, плохом и не очень, особенно сконцентрируйтесь на денежных потоках. Это необходимо для того, чтобы банкир имел четкое представление о том, на каком этапе находится ваш бизнес. Наконец, необходимо попросить предоставить варианты. Помните, что среди предлагаемых банком продуктов и услуг могут быть такие, о которых вы просто не знаете.

Иметь в союзниках своего банкира – огромное преимущество в период кризиса. Помните, что они обладают огромным количеством информации, и только от вас зависит, сможете ли вы на нее опереться.

Маркетинг и коммуникации

Своевременное и честное общение с клиентами

После того как вы разобрались с внутренним устройством своего бизнеса, настало время ориентироваться во внешнем мире. Общение с клиентами, поставщиками и продавцами в период кризиса будет иметь для вас ключевое значение. Перечислим три направления, на которых следует сосредоточиться.

1. Будьте открытым. Прятаться под одеялом и надеяться, что все пройдет само собой – не самая лучшая стратегия. Важно прямо говорить о трудностях, с которыми сталкивается ваш бизнес.
2. В период кризиса также необходимо быть оперативным и следить за тем, чтобы все ваши коммуникации с клиентами, продавцами и поставщиками были частыми. Это означает, что необходимо регулярно обновлять социальные сети, следить за актуальностью своего веб-сайта и увеличивать количество электронных рассылок, которые вы отправляете своим клиентам.
3. В период кризиса необходимо четко представлять себе ситуацию. Существует множество факторов, которые постоянно меняются, поэтому четко определите, как люди могут получить доступ к вашим продуктам или услугам и какие ограничения могут быть в это время. Убедитесь, что вы регулярно отвечаете на электронную почту и что есть телефонный номер, по которому люди могут получать своевременную информацию от вас и вашей компании.

Наша цель в период непредвиденных обстоятельств – создать как можно меньше недопониманий между предлагаемыми вами товарами и услугами, и вашими потребителями. Помните, что в период кризиса связь между вами и вашими клиентами не должна прерываться.

Партнерство с другими собственниками бизнеса для расширения сферы деятельности

Здесь мы рассмотрим два способа использования отношений в период кризиса. Во-первых, ищите похожие предприятия, которые могут помочь вам заработать. Это будут компании, чьи услуги похожи на ваши, с которыми вы можете сотрудничать. Приведем несколько примеров, чтобы помочь вам понять, что имеется здесь ввиду.

Допустим, у вас есть пекарня. Посмотрите на местные рестораны, которые, возможно, делают заказы на вынос. Попробуйте сделать специальное предложение по ужину + (ваш) десерт за небольшую доплату. Или, допустим, вы владеете автомойкой. Обратитесь к местным клининговым службам и посмотрите, не можете ли вы объединить свои предложения, чтобы сделать общую чистку "два по цене одного". Это отличные способы использовать партнерские отношения для получения прибыли обеими компаниями.

Во-вторых, рассмотрите возможность сотрудничества с другими компаниями, которые могут помочь вам сэкономить деньги. Это могут быть компании, не относящиеся к вашей отрасли, но использующие схожие вещи, которые вы можете использовать для покрытия расходов.

Например, у вас ресторан, и вы пользуетесь услугами курьеров. Посмотрите на другие предприятия, где также используются работники службы доставки. Это могут быть цветочные или канцелярские магазины. Попробуйте заключить с ними партнерство и разделить расходы на этих работников.

Другой пример. Вы владеете службой уборки, и вам нужна дополнительная помощь на неполный рабочий день. Попробуйте обратиться в гостиницы или школы и выяснить, нет ли там людей, которых недавно уволили или сократили их рабочий день, и вы могли бы взять их как дополнительных сотрудников. Во время кризиса люди будут искать возможность заработать деньги, где только можно, даже если это будет подработка.

Командная работа и партнерство с другими предприятиями – отличное решение в период кризиса. Это поможет вам сократить расходы, привлечь новых клиентов и, что самое главное, продолжать предлагать продукты и услуги своим основным клиентам.

Анализируйте конкурентов и свои стратегии в нестабильные времена

Как бы ни пугали нестабильные времена в бизнесе, помните, что кто-то уже был там, где вы находитесь в данный момент. Возможно, сейчас не время придумывать новые решения старых проблем. Отличным способом решения проблем в кризисный период является изучение того, что делают другие. Вам необходимо выявить ближайших конкурентов или компании-единомышленники.

Отличный способ сделать это – использовать социальные сети. Вы можете использовать хэштеги в Instagram, VK или Facebook, чтобы найти другие компании, похожие на вашу. И помните, что они не обязательно должны находиться рядом с вами. Они могут находиться в любой точке мира, если они предлагают продукт или услугу, очень похожую на вашу.

Вы должны изучить все, что они делают, коммуникации, товарные предложения и т.д. Подпишитесь на их рассылку электронной почты, следите за ними в социальных сетях. Изучите все сообщения, которые они публикуют. Ваша цель – взять что-то из того, что они делают, немного усовершенствовать и распространить от своего имени.

Помните, что никогда нельзя копировать и вставлять. У каждого бизнеса есть своя индивидуальность, и мы хотим быть уверены, что ваши клиенты видят вашу, а не чужую копию. Помните, что в период неопределенности сделанное всегда лучше, чем идеальное. Сейчас не время заниматься доработкой. Вы должны идти по пути наименьшего сопротивления и быстро переходить к следующей задаче.

Расскажите другим, как можно поддержать ваш бизнес

Семья, друзья и клиенты хотят, чтобы вы добились успеха. Они болеют за вас, и только от вас зависит, как именно они могут помочь вам. Для начала, определите, чем именно они могут помочь. Может быть, это привлечение новых клиентов, может быть, привлечение новых рефералов или увеличение числа подписчиков. Выясните, что это такое, а затем сделайте так, чтобы людям было как можно проще это сделать.

Например, если вы знаете, что подарочные карты помогут вашему бизнесу, создайте веб-страницу, на которой люди смогут легко купить подарочные карты, и принимайте все основные кредитные карты. Или, если вы думаете, что рефералы помогут увеличить ваши продажи, то создайте шаблон электронного письма, который люди смогут легко настроить и разослать от вашего имени.

Также важно то, что вы делаете, будет доступным для распространения. Например, если вы размещаете посты в социальных сетях, всегда указывайте свой веб-сайт, чтобы люди возвращались к вашему бизнесу. Или если вы создаете электронную рассылку, всегда указывайте внизу ссылку на подписку, на случай если кто-то перешлет ее своему другу.

Люди хотят поддержать ваш бизнес. Ваша задача – позволить им сделать это. Отбросьте свою гордость и попросите о помощи. Сделайте это четко, лаконично и позвольте другим людям помочь вам.

Заключение

На основе рассмотренных шагов по преодолению кризиса, важно сделать для себя следующий вывод. Первое – необходимо привести в порядок свои финансы. Второе – подготовить план коммуникации с клиентами и коллективом. Третье – определение способов, с помощью которых другие люди смогут вам помочь. Если вы сможете сосредоточиться на этих трех ключевых областях, это поможет вам добиться успеха в кризисный период.