Процесс управления изменениями. 9 важных пунктов

Какую бы сферу бизнеса мы ни взяли, везде периодически необходимы изменения. Если мы не сможем идти в ногу со временем, если мы не будем постоянно стремиться к улучшению и росту, наши предприятия будут стагнировать, что вскоре может привести их к исчезновению с рынка. Но сопротивление людей переменам почти так же неизбежно, как и сами перемены. Процесс управления изменениями – это непростая задача, которая определит, успешно ли мы реализуем наши решения.

Вашими целями в процессе управления изменениями являются понимание стоящих перед вами задач, надлежащая подготовка к изменениям и доведение важного этапа их внедрения до успешного завершения. Чтобы помочь вам успешно пройти процесс управления изменениями, мы объясним некоторые основные понятия в управлении изменениями и проведем вас через необходимые шаги в этом направлении.

Что такое управление изменениями?  

Когда вы и остальное руководство компанией определитесь в необходимости изменений, важно соблюсти правильную стратегию подготовки и перехода к новым процессам. Для этого есть ряд причин:

1. Во-первых, вы должны подготовить свою команду к изменениям: почему это необходимо, и что в себя включают данные изменения.
2. Во-вторых, важно поддерживать сотрудников в процессе изменений. Это может включать предоставление дополнительного обучения или ресурсов, но, прежде всего, это будет означать, что изменения не повлияют на производительность или моральный дух, а бизнес-процессы продолжат работать без сбоев.

Управление изменениями – довольно сложный процесс. Ваши сотрудники выполняют процесс определенным образом, и это всегда был «правильный» способ сделать это. Теперь вам необходимо убедить их, что им необходимо перестроиться на новый процесс. Сопротивление переменам практически неизбежно.

Исследования McKinsey&Company показали, что 70 процентов инициатив по изменениям никогда не достигают своих заявленных целей. Это не означает, что вы должны отказаться от изменений до того, как начнете сам процесс, но это означает, что вам нужно очень, очень тщательно управлять самим процессом, чтобы добиться успеха. Получение полной поддержки каждого менеджера и сотрудника является жизненно важным шагом. Без этого ваши попытки добиться изменений будут обречены с самого начала.

9 критических шагов в любом процессе управления изменениями

Каждый процесс управления изменениями будет уникальным. Цели, стоящие перед вашим бизнесом, среда, в которой вы работаете, и культура, которую вы создали в своей компании – все это делает ваш процесс изменений единственным в своем роде. И хотя шаги, которые способствуют изменению, технические детали и люди, с которыми вы работаете, будут отличаться от действий любой другой компании, общие принципы остаются теми же. Данные шаги являются вашей дорожной картой на пути к успешной реализации изменений.

Шаг 1. Начните с цели.

Прежде чем отправиться в путешествие, вам необходимо знать пункт назначения. Готовясь к переменам, вам необходимо знать, где вы находитесь сейчас и где вы хотите оказаться. Убедитесь, что вы определили это как можно точнее. Вам нужно, чтобы остальная часть компании внесла свой вклад в ваше видение.

Вы также должны быть уверены, что изменение, которое вы надеетесь осуществить, соответствует нынешней миссии компании и видению будущего развития. Конечно, общее видение будущего развития вашей компании и, следовательно, ее миссия также могут развиваться, поэтому когда вы рассматриваете радикальные изменения, вам следует сначала учесть и цель, и миссию компании. Небольшие изменения могут не иметь большого влияния, но даже они должны соответствовать бизнес-целям, которые в конечном счете служат вашей стратегической целью.

Шаг 2. Убедите ваше руководство в необходимости изменений.

Хотя у вас может быть уже хорошее представление о том, что вы хотите изменить и почему вы хотите это изменить, вам необходимо, чтобы и все остальные были увлечены вашей идеей. Чтобы получить поддержку ключевых игроков, вы должны привлечь их в сам процесс.

Определите предполагаемую угрозу, которую вы хотите устранить, или возможность, которую вы хотите исследовать, и попросите команду внести свой вклад. Получение разных точек зрения на необходимость изменений и различные предложения о том, из чего они должны состоять, может быть для всех откровением. В ходе этих обсуждений вы начнете формулировать взаимное заключение, и, поскольку все внесли свой вклад, у вас уже есть значительный уровень поддержки от ключевых сотрудников компании.

Шаг 3. Определитесь с чемпионами.

Не все участники, которые способствуют процессу изменений, являются менеджерами. Определите влиятельных сотрудников на каждом организационном уровне. Эти сотрудники должны стать вашими сторонниками перемен. Они должны за вас говорить, слушать и просить, каждый на своем участке. Будьте честны в том, что вам нужна их поддержка, и сделайте их частью вашей руководящей команды по управлению изменениями.

Шаг 4. Продвигайте свое видение будущих изменений.

На начальных этапах процесса вы сформулировали видение того, чего вы хотите достичь. Чем больше изменений вы хотите сделать, тем более убедительным должно быть это видение. Как мы уже писали, значительные изменения могут даже привести к изменениям в общем видении и миссии самой компании. Поэтому для успешной реализации перемен, вы не должны держать в тайне ваше видение будущих результатов.

Чем больше людей вы сможете убедить в том, что вы увлечены своим видением, тем меньше будет противодействия. Помните, что сопротивление переменам – это довольно большая часть человеческой натуры. Вам нужно преодолеть это, насколько это возможно. Чем больше людей приверженных будущим переменам, тем лучше. Даже те, кто все еще сомневается, могут стать на сторону изменений, если руководители и коллеги, которых они уважают, верят в них.

Когда люди выражают беспокойство, вы должны внимательно слушать. Они могут выразить справедливое замечание, которое вы должны принять во внимание. Будьте открыты, будьте честны и держите каналы связи открытыми. Изменение – это командная работа.

Шаг 5. Ищите возможные проблемы и вовремя их устраняйте.

Подготовка ваших людей к принятию изменений довольно важная деталь в процессе управления изменениями, но вам также необходимо искать возможные проблемы, которые могут помешать сотрудникам реализовать задуманное. Данные проблемы могут быть следующими:

• потребность в дополнительном обучении или новых навыках;
• организационная структура компании, которая препятствует осуществлению изменений;
• потребность в новом софте или инструментах, для успешной реализации новых процессов;
• порядок поощрения сотрудников и разработка новых оценок эффективности, чтобы все это соответствовало вашим целям.

Шаг 6. Установите контрольные показатели.

Изменения всегда служат цели, и эта цель может показаться далекой и даже недостижимой в начале пути. Контрольные показатели не только помогают вам отслеживать прогресс движения к цели, но и дают вашей команде чувство гордости и удовлетворение своей работой.

С другой стороны, вы не должны самостоятельно нести ответственность за результат. С вашей стороны требуется поставить цели чемпионам и лидерам команд, обсудить их и распределить подотчетность, а также обеспечивать поддержку на всем этапе реализации процесса изменений.

Шаг 7. Стремитесь к быстрым победам.

Нет ничего более мотивирующего, чем успех. Но когда мы терпим неудачу, особенно если это происходит на ранних этапах процесса изменений, очень легко разочароваться. Вы также хотели бы показать тем сотрудникам, кто все еще противится переменам, что ваш план работает и что они должны его поддержать. Поэтому начальные цели должны быть легко достижимы, давая вам и вашей команде повод для празднования и большей уверенности в успехе.

Шаг 8. Следите за реализацией.

Как и другие формы управления, мы можем рассматривать управление изменениями как процесс, который состоит из планирования, организации, руководства и контроля (или мониторинга). Если вы достигли этапа реализации изменений, то это уже является поводом для радости, но ваше путешествие еще не закончено.

Первые несколько месяцев потребуют дополнительной бдительности. Как происходит процесс реализации изменений? Какие непредвиденные проблемы становятся на пути реализации? Есть ли неожиданные негативные последствия? Вы должны не только ставить цели, но и поддерживать процесс реализации ваших идей. Назначайте регулярные встречи, на которых ваши чемпионы по реализации изменений могут свободно обсуждать свой прогресс и любые препятствия, с которыми они сталкиваются. Отслеживайте прогресс в достижении контрольных точек, корректируйте и улучшайте свои планы по мере необходимости.

Шаг 9. Включите изменения в организационную культуру

Когда изменения, к которым вы приступили, становятся частью вашей организационной культуры, считайте, что вы прошли уже 2/3 пути – даже если еще многое предстоит сделать. Всегда есть возможности для совершенствования, и соблюдение принципа постоянного совершенствования повлечет за собой дальнейшие изменения на этом пути. Некоторые из них могут быть небольшими и простыми в реализации, другие будут более масштабными и окажут большее влияние на организацию.

Более подробно по данной теме вы можете прочитать в нашей статье «Изменение корпоративной культуры в условиях перемен».

Заключение

Даже если вам удалось пройти все 9 этапов без каких-либо проблем на своем пути, вы все равно столкнетесь с последним вызовом – сделать ваши изменения постоянными. Допустим, вы создали новый процесс для ваших сотрудников, который делает производство значительно дешевле. Сначала ваши сотрудники стремятся следовать новому процессу, но в какой-то момент они возвращаются к старой рутине.

Чтобы гарантировать, что ваши изменения останутся неизменными и новые процессы будут работать в течение длительного времени, вы должны научиться работать в разного рода программах по обеспечению контроля и управлению рабочими процессами, таких как ЛидерТаск, Аспро.Agile, Adesk, Битрикс24 и другие.