Как составлять бизнес-отчеты. Виды отчетов. Часть 1

Бизнес-отчеты бывают разных форматов, могут служить разным целям и иметь разные требования. Поскольку не существует единого стандартного бизнес-отчета, данный курс поможет вам понять их общие принципы. Знание этой общей информации даст вам необходимые знания для адаптации к любой конкретной ситуации написания отчета, с которой вы можете столкнуться.

Мы рассмотрим типы отчетов, части отчетов и способы их написания. Каждая часть отчета будет проиллюстрирована по мере обсуждения ее отношения ко всему отчету. Так что мы объединим все эти преимущества в одно целое. В конце данного курса вы поймете, как каждый шаг, этап и часть объединяются для создания профессионального бизнес-отчета.

Изучаем бизнес-отчеты

В более широком смысле умение писать профессиональный бизнес-отчет – необходимый навык для передачи идей в бизнес-среде. Бизнес-отчеты помогают компаниям принимать решения и решать проблемы. Формы, цели и механизмы написания отчетов отличаются от компании к компании. Таким образом, утверждение, что существует один правильный стиль или один механизм написания, было бы неверным и вводящим в заблуждение.

Давайте рассмотрим некоторые общие черты большинства бизнес-отчетов:

• Во-первых, отчеты обычно касаются выявленной проблемы. Их целью, может быть, просто предоставление справочной информации в виде информационного отчета. Или цель может заключаться в том, чтобы предложить рекомендации по решению проблемы, как в аналитическом отчете.
• Во-вторых, отчеты должны содержать факты. Деловые отчеты должны быть убедительными и учитывать фактические данные, хотя мнения экспертов могут быть включены в него. Ваше мнение не должно присутствовать.
• В-третьих, будь то одна страница или сто, все отчеты должны быть удобными для чтения. Следует использовать внутренние заголовки, маркированные или нумерованные списки, а также абзацы длиной не более шести-десяти строк.

Ключом к написанию любого хорошего отчета, независимо от его типа, цели, формата, является соблюдение основного процесса написания отчета. Этот процесс включает четкое понимание цели отчета, сбор и описание достоверных данных, подготовку схемы описания, а также краткое и ясное написание отчета, который будет являться высококачественным и профессиональным.

Официальные и неформальные отчеты

Одно из решений, которое вы как составитель отчета должны принять, заключается в том, будет ли ваш отчет официальным или неформальным. Часто это понятие понимают неправильно. Кто-то может подумать, что все деловые письма должны быть формальными.

На самом деле, подавляющее большинство деловых писем носит неформальный характер. Это недоразумение возникает из-за терминологии. Когда речь заходит о неформальном письме, то многие думают, что здесь присутствует сленг, отсутствие необходимости обращать внимание на детали и другое.

Но давайте кратко проясним разницу между формальными и неформальными отчетами. Неофициальные отчеты обычно короткие, от одной до трех страниц без предварительных частей, информативны, не содержат исследований, используют прямой подход и простой язык. С другой стороны, официальные отчеты обычно длиннее, содержат множество дополнительных частей, требуют исследования и анализа, а формулировки более косвенные.

Начало для этого более короткого, неформального отчета о поездке может начинаться непосредственно с: «Вот обзор моей недавней поездки на конференцию в Будапешт». Однако более длинный официальный отчет должен подготовить читателя к исследованию и убедить читателя в фактах, прежде чем представлять рекомендацию. Введение в официальный отчет будет включать проблему и цель отчета до представления исследования.

В неформальном отчете могут использоваться слова и структура предложений, которые больше ориентированы на автора. Например, трехстраничный отчет об успехе вашей команды в заключении нового контракта может включать следующее: «В результате трех наших телефонных разговоров с компанией «Конкорд» они согласились встретиться с нами на следующей неделе». Официальный отчет, однако, сформулирован более объективно, опираясь на проблему и ее решение.

Теперь давайте внимательнее рассмотрим некоторые из различий в формулировках. Во-первых, давайте посмотрим на фактический выбор слов. Неформальное письмо может использовать первое лицо: я, меня, наш; второе лицо: ты, вы; и третье лицо: они, их. Здесь же мнение писателя может быть учтено.

С другой стороны, формальное письмо не использует местоимений первого или второго лица. Только местоимения третьего лица. Так что никаких местоимений, относящихся к писателю или группе, частью которой является писатель: я, мы, мой, наш или нас. И никаких местоимений, относящихся к вашему читателю: вы, вас или ваш. Допускаются только местоимения третьего лица: они, их и т.д.

Наконец, в официальных отчетах следует избегать высказываний или бессмысленных комментариев, таких как «Лучший из всех» или «Мы быстро увеличим продажи». В вашем неофициальном отчете о поездке может быть сказано, что на конференции, которую вы посетили, были великолепные выступающие. Это ваше мнение, выраженное в превосходной степени «Великолепный». Даже если вы можете включить это в неофициальный отчет, вы должны понимать, что не все согласятся с вашей оценкой.

Однако в официальном отчете вы излагаете факты и позволяете читателю решать. Например, вместо того чтобы говорить о быстром росте продаж, вы должны предсказать, основываясь на фактах, что продажи могут вырасти на два процента в течение 12 месяцев. Затем вы позволяете читателю решить, будет ли это «быстро».

Взгляните на эти примеры:

• Неофициальная версия: «Мы внедрим новую процедуру расчета заработной платы, как только вы и ваши коллеги сообщите нам, какую форму вы предпочитаете».
• Официальная версия: «Новая процедура расчета заработной платы будет внедрена, как только все сотрудники определят предпочтительную форму».

Использование сокращений – еще одно различие между формальным и неформальным письмом. Сокращения никогда не используются в формальном письме, но осторожно приемлемы в большинстве неформальных писем.

Давайте посмотрим на еще одно различие, которое следует учитывать – длина абзацев. Абзацы в более коротких, менее формальных отчетах, как правило, не должны превышать шести-восьми строк. Длина абзаца в официальных более длинных отчетах может составлять от 10 до 12 строк. Хотя, если абзацы будут такими длинными, отчет может потерять удобство для чтения.

Информационные отчеты

Цель информационных отчетов – предоставить информацию организованным, объективным образом, без анализа или рекомендаций. Другими словами, сообщать факты. Автор должен резюмировать эту информацию. Предоставленная информация может быть самостоятельной или использоваться в качестве основы для принятия решения. Следовательно, включенная информация должна быть конкретной, полной и актуальной.

Большинство информационных отчетов являются неофициальными и написаны в виде служебных записок или писем. Некоторые информационные отчеты могут быть подготовлены по шаблону компании, в котором указано, что необходимо включить и в каком порядке. Эти узкоспециализированные информационные отчеты, как правило, являются наиболее простым типом отчетов.

Общие примеры информационных отчетов включают отчеты о поездках, отчеты о конференциях, инструкции и должностные инструкции. Другими примерами являются отчеты о продажах, отчеты о ходе работы, также иногда называемые промежуточные отчеты, отчеты о деятельности и даже годовые отчеты. Информационный отчет может даже включать несколько типов таких отчетов. Отчет о поездке и отчет о конференции, безусловно, могут частично совпадать, как и отчет о ходе работы и отчеты о деятельности.

Каждая компания может иметь собственное название для типов отчетов. Просто убедитесь, что вы знаете, что нужно в них включить. Например, отчеты о поездках и конференциях будут включать конкретные даты и места. Отчеты с инструкциями и описанием работы должны включать точную информацию, которой читатель может легко следовать при выполнении задачи. Отчеты о деятельности, отчеты о продажах и годовые отчеты будут предоставлять обновленную информацию вашим подчиненным, вашему руководителю или акционерам компании.

Давайте рассмотрим более подробно три из этих общих информационных отчетов:

Отчет о проделанной работе. Поскольку руководство не любит сюрпризов, отчет о ходе работы является часто запрашиваемым в бизнесе документом. Вы информируете руководство о ходе выполнения проекта. Вы указываете, что было выполнено, что выполняется, кто что делает, правильны ли прогнозируемые затраты и, если необходимо, части, которые не выполняются по графику, и почему.

Предупреждение руководства о возможных задержках через два месяца после четырехмесячного проекта поможет руководству внести необходимые корректировки сейчас, а не узнать о задержке за день до предполагаемого завершения проекта.

Отчеты о поездках и конференциях. Эти отчеты будут содержать подробную информацию, такую как даты поездок, места и понесенные расходы, даже если вы, вероятно, также заполните стандартный отчет о расходах.

Кроме того, вы будете включать знания, полученные во время участия в мероприятиях. Например, если вы посетили конференцию, чтобы узнать о передовых технологиях в своей области, вам нужно будет поделиться тем, что вы узнали. Руководство может использовать эту информацию, чтобы решить, следует ли отправлять других сотрудников на аналогичные конференции, или может даже попросить вас поделиться на собрании тем, что вы узнали.

Отчеты о деятельности также распространены. Они могут быть написаны для предоставления информации о продажах и показателях прибыли, уровнях запасов, текучести кадров или отсутствии на работе, обновлениях строительства или, возможно, о развитии команды. Такие отчеты помогают руководителям и высшему руководству оставаться вовлеченными в деятельность отдела и в конечном счете могут помочь руководству принимать решения.

Итак, информационные отчеты пишутся по разным причинам. Несмотря на то, что их легко подготовить, они должны быть полными, включая все необходимые детали. Воспринимайте их как окончательные отчеты, которые, вероятно, будут прочитаны руководством. Они могут быть использованы в качестве основы для принятия будущих решений компании, которые могут иметь далекоидущие последствия.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты также предоставляют информацию, но они также оценивают, интерпретируют и анализируют данные для читателя и предлагают ему выводы и рекомендации, основанные на этом анализе. Сбор достоверных данных, их оценка и интерпретация, а затем выводы и рекомендации относительно действий – все это суть аналитического отчета.

Так как остальная часть данного курса будет посвящена данному виду отчетов, давайте взглянем на основные его характеристики. Аналитические отчеты, как правило, длиннее информационных. Однако отчет не должен быть определенной длины. Каждый отчет должен быть настолько длинным, насколько это необходимо для достижения его цели. Сосредоточьтесь на краткости и полноте при написании всех отчетов.

Аналитические отчеты иногда называют отчетами с рекомендациями, если они предназначены для внешней аудитории. Их цель – убедить отдельного человека или группу лиц к выполнению рекомендованного автором курса действий на основе исследования и полноты анализа.

Например, ваша консалтинговая фирма была нанята для анализа высокой текучести кадров в компании вашего клиента и предоставления рекомендаций по снижению донного явления. Основываясь на записях компании и собеседованиях с сотрудниками вашего клиента, вы можете определить, что отсутствие ухода за детьми является основной причиной высокой текучести кадров. Ваша группа консультантов проанализирует ситуацию, представит доказательства исследования, а затем порекомендует местный детский сад.

Несмотря на то, что всегда необходима исчерпывающая и полная информация, аналитический отчет направлен не столько на простое предоставление данных, сколько на значение этих данных и то, как данные были объективно проанализированы для разработки этого решения или рекомендации. Аналитический отчет представляет собой не просто исследовательский отчет, он предназначен для конкретного читателя, о ситуации этого конкретного читателя и для его пользы.

Составитель аналитического отчета должен объективно подходить к любому проекту или исследованию. Сначала решить, какими будут рекомендации, а затем попытаться найти исследование, подтверждающее их – это верный способ написать предвзятый отчет и потерять доверие руководства. Авторы также должны определить, писать ли им отчет напрямую, что означает сначала давать рекомендацию, или косвенно, что подразумевает, в первую очередь, выявить и проанализировать проблему.

Чтобы решить, какой механизм будет более эффективным, вам нужно задать такие вопросы, как:

1. Утвержден ли отчет? В таком случае читатель, скорее всего, знаком с ситуацией и ожидает получить отчет. Например, внешние консультанты представляют свой отчет читателям, которые попросили решение по теме «Как мы можем снизить текучесть кадров?».
2. С другой стороны, отправляете ли вы незапрашиваемый отчет, основанный на ваших наблюдениях, а также на вашем опыте и опыте коллег? Вы сами решили изучить ценность местного центра по уходу за детьми. Рекомендованный на территории детский садик может обойти вниманием руководство. В этой ситуации, вероятно, будет использоваться косвенная договоренность, потому что читатель вряд ли сразу воспримет идею.

Аналитический отчет является более сложным и трудоемким, чем информационный отчет, потому что вы не представляете информацию, а постоянно изучаете полученные данные. Вы делаете прогнозы, ищете тенденции и предлагаете решение своему читателю, или, другими словами, необходимо много анализировать другие данные. Вот почему это называется аналитическим отчетом.

Периодические и специальные отчеты

Названия этих типов отчетов четко определяют, когда они готовятся. Периодические готовятся в определенный период времени: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно в течение определенного периода времени. Специальные отчеты готовятся по конкретной ситуации и происшествию.

Периодические отчеты обычно имеют стандартный формат, шаблон, который был разработан для удовлетворения потребностей и требований конкретного отдела или компании. В Microsoft Word есть шаблоны для еженедельного отчета о статусе проекта. Данный стандарт облегчает жизнь как составителю отчета, так и его читателя. Писатель точно знает, что и куда включить. Читатель точно знает, чего ожидать, какая информация будет предоставлена и где найти каждый раздел.

Информация, включенная в периодический отчет, может быть обновлением за предыдущий период времени или заранее установленный интервал. Прогулы, контакты с клиентами, новые клиенты, деятельность филиалов, продажи, отчеты о происшествиях. Это все примеры информации, которая будет предоставляться на постоянной основе.

Команду также могут попросить подавать еженедельный командный отчет, в котором будут указаны достижения команды за прошлую неделю. Или текущая повестка дня на следующую неделю или перед следующей встречей.

Журнал проекта – это еще один отчет, который, возможно, потребуется регулярно отправлять и обновлять. Шаблон включает название проекта, дату начала и дату окончания, ввод запланированных и фактических дат с указанием того, когда каждый элемент был завершен. Также отмечается конкретная задача, за которой могут следовать инициалы лица, ответственного за эту часть задачи.

Независимо от типа и конкретной цели этих периодических отчетов, они являются информационными. Поскольку составитель отчета знает, какая информация потребуется, и дату ее предоставления, он может легко отслеживать информацию, заполняя отчет конкретными деталями. Человек, получающий эти периодические отчеты, вероятно, объединит информацию в более подробный отчет, показывающий данные по отделам или филиалам.

Вопросы, которые необходимо проанализировать и ответить в специальном отчете, будут включать следующее: что вызвало ситуацию? Что было сделано, чтобы преодолеть данное негативное происшествие? Имеются ли варианты для предотвращения данной ситуации в будущем? Факты сложившейся ситуации станут информационной частью специального отчета.

Как повторяющиеся, так и неожиданные ситуации возникают во всех сферах бизнеса. Если вы знаете общие принципы и рекомендации по написанию бизнес-отчета, вы можете адаптироваться к любой ситуации и подготовить подробный и содержательный отчет.

Чтобы читать далее, пожалуйста, перейдите к следующей статье "Составные части бизнес-отчета. Как составлять бизнес-отчеты. Часть 2".