Процесс написания бизнес-отчета. Как составлять бизнес-отчеты. Часть 3

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по бизнес-анализу. Чтобы читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Проведение первичного исследования

Первичное исследование предполагает сбор данных из первых рук. Другими словами, вы сами собираете информацию и анализируете ее. Это могут быть опросы, анкеты, интервью и наблюдения. Первичные исследования необходимы по трем причинам:

1. Анализируемая проблема могла ограничивать предыдущие исследования в этом направлении. Например, это могла быть проблема только в одной отрасли или регионе;
2. Вы хотите знать конкретно, чего хотят ваши клиенты, или даже конкретная группа клиентов;
3. Первичные исследования могут помочь подтвердить и дополнить вторичные источники.

Если вы планируете провести первичное исследование, вы должны быть уверены, что результаты соответствуют тем же критериям достоверности и надежности, что и вторичные источники. Как этого достичь? Задайте себе эти вопросы: что я хочу знать? Какой метод сбора данных был бы наилучшим: телефон, анкета? Как лучше всего получить доступ к конкретным участникам? Как я могу собрать объективные данные?

Предположим, вы решили подготовить анкету. Размер вашей выборки должен быть достаточно широким, чтобы вы не делали неверных обобщений на основе небольшой выборки. Кроме того, прежде чем вы начнете составлять вопросы, убедитесь, что вы знаете, какую информацию вы хотите получить из опроса. Задавайте вопросы, относящиеся только к основной цели вашей анкеты. Затем обязательно задавайте непредвзятые вопросы.

После того, как вы соберете основные данные, вы готовы их проанализировать. Вам нужно будет найти, интерпретировать и классифицировать закономерности. Затем обобщите результаты и сравните их со своим вторичным исследованием.

Например, ваше вторичное исследование показало, что две трети всех сотрудников брали больничный, когда они на самом деле посещали семейное мероприятие. Первичное исследование сотрудников вашей компании показало, что около 65 процентов указали, что они бы рассматривали возможность взять больничный, чтобы посетить школьное мероприятие ребенка.

Ваши первичные и вторичные данные близки, что подтверждает их достоверность. Первичные исследования могут быть полезны по-разному и могут быть такими же достоверными, надежными и заслуживающими доверия, как и вторичные исследования, если исследователь понимает, как разрабатывать инструменты первичного исследования и как анализировать результаты.

Проведение вторичных исследований

Вторичное исследование – это просто исследование, проведенное третьими лицами. Оно может включать как внешние, так и внутренние данные. Для внешних вторичных исследований вы можете использовать онлайн-базы, как авторитетные статьи и исследования государственных органов, промышленных и торговых ассоциаций. Другой вторичный источник – образовательные учреждения. Университеты проводят обширные исследования в самых разных областях, и результаты обычно бесплатны.

Внутренние вторичные источники – данные, собранные вашей компанией или компанией вашего клиента. Они могут предоставлять информацию о продажах, лояльности клиентов, рекламе и даже претензиях к конкретному продукту или обслуживанию.

Внутреннее исследование доступно и бесплатно. Однако оно ограничено одной конкретной компанией. С другой стороны, внешнее вторичное исследование поможет вам сравнить вашу компанию с конкурентами и, скорее всего, оно будет объективным, даже если это будет связано с затратами.

Но будьте осторожны при использовании внешних вторичных исследований. Всегда сомневайтесь в качестве исследования, его тщательности, достоверности и полноте. Вы можете сделать это, посмотрев на репутацию исследователей. Кроме того, проанализируйте, как была собрана информация, какой размер был использован для выборки и дату сбора данных.

Составление плана работы

После того, как вам или вашей команде будет поручено проанализировать данные или решить проблему, первое, что необходимо создать – это план работы. План работы обычно состоит из пяти основных разделов: проблема или ситуация, из-за которых возникла необходимость в отчете, цель вашего конкретного отчета, способ сбора данных, предварительный план и график.

План работы может быть представлен как предварительный взгляд на направление отчета. Если над отчетом работают несколько человек, то план работы помогает убедиться, что все понимают проблему и цель, на какие вопросы нужно ответить и когда нужно завершить каждый этап или шаг.

Как только проблема установлена, цель отчета должна быть ясна. Цель может быть сформулирована как вопрос или как утверждение. Хотя это может показаться легкой частью, но это не всегда так. Если каждый четко не поймет, в чем проблема и какова конечная цель отчета, авторы могут легко сбиться с пути. Проблема и цель, определенные для рабочего плана, также становятся частью введения к заключительному отчету. Таким образом, эти две части помогают авторам при написании отчета, а также служат руководством для читателей будущего отчета.

Далее в плане работы перечислены методы, которые будут использоваться для сбора достоверной, актуальной и надежной информации. Само исследование начинать не нужно, скорее, просто убедитесь, что все авторы понимают, какие методы исследования будут использоваться и какой тип исследования потребуется.

Все авторы должны понимать, что это не окончательный план, а только те области, которые, как вы знаете, вам нужно будет исследовать. Если над отчетом работают более одного автора, определение областей, которые необходимо исследовать, может помочь предотвратить повторяющиеся, перекрывающиеся исследования.

Наконец, установите даты завершения для каждого шага и для каждой части отчета, чтобы проект соответствовал графику. Этот план работы может быть только для вас и вашей команды, или это может быть что-то, что может захотеть увидеть лицо, утвердившее отчет. План работы – важная часть процесса написания отчета.

Подготовка описательного плана

Описательный план является окончательным, поскольку именно по нему вы будете писать свой отчет. Заголовки носят описательный характер, что означает, что читатель может увидеть в заголовке краткое изложение вашего анализа или вашу рекомендацию. Этот окончательный план станет оглавлением, а заголовки будут заголовками разделов по всему отчету.

Сразу хочется сказать, что написание отчета – не самая сложная часть. Подготовка к написанию отчета или предварительное написание и проверка орфографии, переписывание определенных частей – это этапы, требующие много времени.

Итак, проблема четко определена, цель вашего отчета ясна, все исследования собраны и проанализированы. Заключение и рекомендации были определены. Все, что осталось – это предоставить читателю исследование, подтверждающее эти выводы и рекомендации.

Включение графиков

Как правило, наглядные пособия дополняют письмо, а не заменяют слова. Но график, безусловно, может сыграть ключевую роль в бизнес-отчете, помогая прояснить или подчеркнуть мысль, которую вы пытаетесь донести.

Чтобы понять, нужно ли добавлять график в конкретной части вашего отчета, задайте себе следующие вопросы:

• Поможет ли наглядное пособие прояснить или выделить данные? Если да, то какой график или диаграмму лучше всего применить? Конечно, можно также выбрать таблицы, изображения, инфографику или блок-схемы.
• Насколько большим должно быть изображение? Изображение должно быть пропорционально и легко читаться. Не стоит пытаться его сжимать для экономии места, но в ущерб читаемости.
• После того, как размер определен, возникает следующий вопрос: где его разместить? Если он поддерживает определенную часть отчета, то его следует разместить как можно ближе к месту, где он впервые обсуждается. Если это сводный наглядный материал, он будет включен в приложение к отчету.
• Как следует процитировать данное наглядное пособие? Если наглядное пособие подготовлено на основе первичного исследования, примечание к источнику под визуальным элементом не включается. Если оно основано на вторичных исследованиях, то под иллюстрацией необходимо сделать примечание к источнику и проставить ссылку.
• Какая дополнительная информация должна быть включена в визуальный элемент? У каждого элемента есть номер и заголовок. Название должно быть полным и кратким. Будьте последовательны с размещением номеров и заголовков.

Когда использовать документацию

Независимо от того, основан ли ваш отчет на вторичном или первичном исследовании, вам будет необходима документация. Отсутствие документального оформления приводит к плагиату, что является серьезным правонарушением. Использование чужих слов или идей допустимо, если указана ссылка на этот источник.

Так почему же так важна документация? По трем основным причинам: во-первых, вы проявляете этичность и защищаете себя. Вы также добавляете достоверности своему анализу. И последнее, вы даете читателю возможность продолжить изучение темы или возможность прочитать весь источник.

Что вам необходимо документировать? Необходимо цитировать прямые цитаты, использующие точные слова кого-либо. Если фраза состоит из четырех или менее строк, кавычки ставятся вокруг всей цитаты в теле абзаца. Если цитата состоит из пяти или более строк, то цитата смещается примерно на пять пробелов от обоих полей, с одинарным интервалом с двойным пробелом до и после цитаты и заканчивается обозначением источника. Кавычки не используются, поскольку формат определяет их как прямые кавычки.

Еще один символ, который вы будете использовать в цитатах – это троеточие. Троеточие (…) означает, что все в кавычках в точности так, как было написано, но цитата дана не полностью. Вы хотите показать своему читателю, что часть цитаты была исключена. В противном случае вы можете вырвать что-то из контекста, исключив часть оригинала.

Единственный случай, когда вам не нужно использовать цитирование – если информация считается общеизвестной. Например, если вы пишете отчет об автомобильной промышленности, и используете фразу из википедии, что первым серийным автомобилем является Форд, то вам не нужно цитировать энциклопедию, поскольку эта информация хорошо известна.

Цитируете ли вы непосредственно из источника или перефразируете что-либо, кроме того, что считается общеизвестным, вы должны указывать свои источники. Источник должен быть указан в точном месте в теле отчета. А затем также включите его как часть полного списка источников в конце отчета. Мы рассмотрим каждый из этих примеров.

Во-первых, давайте разберемся, использовать ли в тексте цитаты, простые сноски или концевые сноски. Цитата в тексте идентифицирует источник в точном месте тела отчета, заключая в круглые скобки имя автора или заголовок статьи. Другой выбор автора отчета – использовать сноски. Этот метод позволяет читателю сразу получить полную информацию об источнике, не заглядывая в обратную сторону отчета.

Наконец, последний и, вероятно, наименее предпочтительный вариант – это концевые сноски. Термин указывает, где они находятся – в конце отчета. Снимите все свои сноски с нижней части каждой страницы и поместите их на одну страницу в конце отчета. Это не то же самое, что окончательный алфавитный список источников. Они показывают конкретный источник каждой цитаты, поскольку пронумерованы по всему отчету.

Оптимальный формат бизнес-отчета

В формат бизнес-отчета входят такие элементы, как поля, интервалы, шрифты и нумерации страниц. Несмотря на то, что содержание отчета должно быть хорошо организованным и хорошо написанным, первым впечатлением от отчета может быть его внешний вид. Вы хотите, чтобы первое впечатление было положительным, чтобы отчет выглядел профессионально.

Поля, интервалы, шрифт и номера страниц повышают надежность отчета. Поля могут различаться в зависимости от способа переплета отчета. Например, если отчет должен быть сшит по левому краю, то левое поле обычно составляет 3.80 сантиметров. В этом случае верхнее, нижнее и правое поля имеют стандартный размер в 2.50 сантиметров. Некоторые отчеты могут быть не сшиваемые. Тогда поля будут одинаковы сверху, снизу, слева и справа. Цель состоит в том, чтобы создать эффект фоторамки.

Фактический интервал между содержимым отчета также должен быть определен. Безусловно, существуют исключения, и, как всегда, вам следует изучить предыдущие отчеты вашей компании. Но, как правило, абзацы имеют одинарный интервал с двойным интервалом между абзацами. Поля должны быть выровнены по левому краю. Рассмотрите возможность использования двойного или даже тройного интервала до и после заголовков основных разделов, а также до и после визуальных элементов.

Какой использовать стиль и размер шрифта — это ваш индивидуальный выбор. Как всегда, если ваша компания предоставляет эти стилистические рекомендации, следуйте им. Если вы работаете на клиента, вы можете даже спросить его, есть ли у него предпочтительный шрифт.

Если нет никаких предпочтений, то знайте, что для официальных отчетов обычно используются Arial или Times New Roman. Calibri, Tahoma также являются допустимым выбором. Размер шрифта должен быть 11 или 12. Последний определяющий фактор – выглядит ли размер и стиль шрифта профессионально и легко читаемым?

Четвертый элемент формата – это нумерация страниц. Нумерация страниц может быть немного сложной. От формальности отчета и количества вводных частей будет частично зависеть последовательность нумерации. Каждая страница отчета, включая заголовок и титульную страницу, если они включены, считается страницей. Однако первая страница, на которой фактически появляется номер – это страница после оглавления.

Две другие проблемы с нумерацией страниц в официальном бизнес-отчете связаны с использованием римских и арабских чисел и их расположением. Как правило, вводные части используют строчные римские цифры и располагаются по центру внизу страницы. Затем, собственно, сам отчет, введение, основной и заключительный разделы, используют арабские числа. 

Помните, что это рекомендации. Вам следует адаптировать их к потребностям и ожиданиям вашей компании и читателя. Важно быть последовательным и сделать все, чтобы первое впечатление у читателя было положительным.

Редактирование и вычитка

Вы написали весь отчет, но что еще осталось вам сделать? Собственно последний решающий шаг – редактировать и корректировать. На этот этап должно быть потрачено 40% времени всего процесса написания отчета. Это трудоемкий, ответственный этап.

В идеале после того, как вы закончите письменную часть, вы должны подождать день или больше, прежде чем редактировать отчет. Вы, вероятно, потратили часы, дни или даже недели на этот отчет. Вы знаете его содержание и то, как вы пришли к анализу. Возможно, вам кажется, что вы запомнили его наизусть. Проблема может заключаться в том, что вы слишком хорошо с ним знакомы и не сможете объективно рассмотреть его.

Исправление может означать изменение нескольких слов или добавление предложения здесь или там, но это также может быть гораздо более сложным процессом. Может быть такое, что вам понадобится добавить четкий переход. Возможно, вам придется переписать или даже изменить порядок абзацев и предложений. Дважды проверьте точность подтверждающих доказательств.

Другими словами, пересмотр вашего отчета может означать реструктуризацию его, чтобы удалить ненужные детали или информацию. Или, с другой стороны, чтобы добавить детали или сузить переход, чтобы читатель четко понимал связи.

Не забывайте проверить орфографию в вашем отчете. Microsoft Word не всегда укажет вам на ошибку, особенно, если вы использовали «неправильное» слово, которое написано по-русски правильно. Например, «пара» и «тара». Для проверки таких вещей лучше пользоваться сторонними программами, например, orfogrammka.ru.

Заключение

Теперь, когда мы рассмотрели части, из которых состоит бизнес-отчет, и шаги, которые необходимо предпринять, чтобы довести вас до конца процесса, одним из следующих шагов для вас должен быть просмотр ваших прошлых отчетов, которые вы написали в прошлом. Проанализируйте эти примеры. Они хорошо организованы? Легко читать? Все ли они были сделаны правильно? Какие изменения можно или нужно внести? Такое сравнение поможет вам по-другому взглянуть на отчеты.

Еще один шаг, который вы можете предпринять – это изучить любые шаблоны, которые использует ваша компания, шаблоны, которые предоставляет Microsoft Word, или шаблоны, которые вы найдете в интернете. Если в вашей рабочей среде часто требуются похожие отчеты и нет определенного шаблона, вы можете разработать его или адаптировать из другого источника, который соответствует вашим потребностям.

{