Составные части бизнес-отчета. Как составлять бизнес-отчеты. Часть 2

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по бизнес-анализу. Чтобы читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Написание заголовка или титульного листа

Заголовок или титульный лист – это первое, что видит читатель, а значит, внешний вид должен быть привлекательным и производить хорошее первое впечатление. Титульный лист будет иметь заголовок, графику (в зависимости от типа отчета), а также идентификационные данные автора и читателя, и дату подачи.

Составлению заголовка следует уделить столько же внимания, как и любой другой части отчета. Он должен быть полным и лаконичным. Задавая такие вопросы, как Кто, Что, Когда, Где, Почему и Как, и отвечая на них, вы сможете составить именно такой заголовок. Не все вопросы могут относиться к каждому отчету, но задайте каждый из них и дайте максимально краткий ответ.

Чем длиннее отчет, тем короче заголовок и, наоборот, чем короче отчет, тем длиннее заголовок. Если вам принесли отчет с заголовком «История автомобильной промышленности», вы, вероятно, ожидаете длинный отчет. С другой стороны, если бы заголовок был «История производства Лады Калины 2008-го года», то вы бы ожидали увидеть более краткий отчет, так как здесь тема намного уже.

Написание передачи

Вы можете добавить в свой отчет так называемую «Передачу». Она делает именно то, на что указывает ее название – передает отчет от автора к читателю. Если отчет подготовила внутренняя команда, тогда обычно используется внутренний формат памятки. Если отчет был подготовлен сторонней консалтинговой фирмой для своего клиента, формат письма более стандартный, но содержание в основном такое же.

Передача официального отчета - единственная часть, в которой используется неформальное письмо от первого лица. Писателю необходимо подумать о том, что он сказал бы, если бы фактически вручил отчет читателю. Поскольку автор говорит читателю: «Мы даем вам законченный отчет», первые два слова обычно являются прямым «Вот отчет».

Первый абзац будет кратким. Он может включать дату утверждения отчета и проблему, которую автору было поручено исследовать и проанализировать. Для нашего образца отчета мы могли бы написать: «В этом отчете проводится анализ, почему компания «Феникс» должна расширять свой онлайн-рынок, концентрируя внимание на существующих товарах».

Затем следующие один или два абзаца дадут обзор результатов и убедят читателя в том, что рекомендованные стратегии были хорошо изучены. Использовались ли как первичные, так и вторичные исследования? Если да, подумайте о том, чтобы подчеркнуть достоверность и обоснованность этого исследования. Также включите обзор того, что показало исследование.

Например, «Наши рекомендации основаны на обширных первичных и вторичных исследованиях. Онлайн-опрос наших целевых клиентов, рассмотренных демографических групп показывает, что они ...», и затем вы можете продолжить изучение результатов своего исследования.

Потом вы можете указать, что ваше вторичное исследование показало аналогичные результаты для крупных розничных продавцов и т.д. Данный абзац может заканчиваться тем, как это обширное исследование привело вас к рекомендуемому стратегическому плану повышения продаж и укреплению позиций на розничном рынке.

Глубина обзора частично определяется тем, есть ли в отчете содержание. Если в отчете есть краткое изложение, тогда в сопроводительной документации содержится только общая информация о результатах. В некоторых отчетах сопроводительное и исполнительное содержания объединены.

Наконец, последний абзац – это благодарность. Вы выражаете признательность за возможность подготовить отчет и предлагаете себя поучаствовать в других проектах. Если отчет является внутренним, то вы надеетесь, что качество вашей работы приведет к тому, что вас попросят поучаствовать в будущих проектах. Если отчет внешний, то вы надеетесь, что он будет рассматриваться как подробный отчет, в результате чего ваша консалтинговая компания снова будет нанята.

Вы можете начать последний абзац со слов «Спасибо за возможность поработать с вашей компанией». Затем предложите ответить на любые последующие вопросы. Даже если у читателя, вероятно, есть ваша контактная информация, вы можете включить ее в последний абзац.

Написание содержания и списка иллюстраций

В бизнес-отчетах содержание дает читателю обзор, то есть предварительное руководство. Первым элементом оглавления, вероятно, будет список иллюстраций, за которым следует краткое изложение. Здесь должен быть указан заголовок каждого раздела отчета вместе с номером его начальной страницы.

Несмотря на то что титульный лист и передача являются первыми двумя или тремя страницами отчета, они обычно не указываются в оглавлении, даже если они учитываются в количестве страниц, потому что содержание является руководством только для следующих за ним страниц.

Затем добавляются номера страниц и линии выноски. Это цепочка точек используется между заголовком и номером страницы, чтобы направить взгляд читателя по странице от заголовка к номеру. Когда читатели смотрят оглавление, они должны видеть разные уровни разделов. Основные разделы имеют свои подразделы, которые, в свою очередь, имеют вторичные подразделы.

Размер и стиль шрифта, иногда в сочетании с полужирным шрифтом или курсивом, и даже отступы, будут различать уровни для читателя. Убедитесь, что каждый подраздел имеет свой уровень и ничего не выбивается из общей картины.

Приложения также должны быть указаны и перечислены. Они могут включать глоссарий, сводные наглядные пособия или копии вопросов для опроса вместе с необработанными данными, которые были собраны, а также предварительными и последующими анализами.

Итак, оглавление предназначено для ознакомления читателя со всем содержанием отчета. Кроме того, читатель должен ориентироваться на наглядные материалы в отчете. После оглавления у нас должен идти список иллюстраций. Он может быть на отдельной странице или, если доступно достаточно места, его можно добавить на ту же страницу, что и оглавление.

Для каждого визуального элемента в списке указывается номер визуального элемента, его заголовок и страница, на которой этот элемент может быть найден. Между этими заголовками и номерами страниц также используются линии выноски, которые помогают направлять взгляд читателя по странице.

Написание краткого содержания

Краткое содержание - одна из наиболее часто читаемых частей отчета. Это, может быть, даже первая и единственная прочитанная часть. Это также лучший тест на умение составителя отчета писать кратко и полно. Один из лучших способов составить краткое изложение – следовать заголовкам доклада. Старайтесь объединять ключевые идеи, а не просто копировать полные предложения из отчета.

В кратком изложении также должны использоваться внутренние заголовки, графики и маркированные списки, чтобы помочь читателю разобраться в ключевой информации. Поскольку краткое содержание является частью официального отчета, оно должно иметь такой же формальный тон. Если необходимо использовать какие-либо технические термины, кратко определите их для возможных вторичных аудиторий.

Помните, что краткое изложение появляется перед полным отчетом, но это одна из последних статей в вашей работе. Отчет не может быть сокращен, пока он не будет завершен.

Написание введения

Цель введения в отчете – подготовить читателя к содержанию отчета. Разные читатели подходят к отчету с разными знаниями и вовлеченностью в проект. Поэтому, чтобы решить, что включить во вступление, вы должны учитывать потребности вашего основного читателя и ожидать, что второстепенные читатели будут знакомы с целью отчета.

Автор отчета обычно рассматривает семь возможных областей, которые следует включить, чтобы подготовить читателей к фактическому анализу информации:

• Первые две области, которые почти всегда включаются – это проблема и цель. Проблема рассказывает читателям, что привело к необходимости исследования. Как только проблема установлена, цель отчета должна быть ясна. Цель может быть сформулирована как вопрос или как утверждение.
• Третья область – это предыстория. Что читатели знают о том, что привело к этой ситуации? Или что им нужно знать о ситуации, чтобы понять цель отчета, а также его содержание и рекомендации? Если отчет был утвержден руководителем, столкнувшимся с проблемой, то справочная информация не требуется. Если руководитель вашего подразделения отправляет отчет в другое подразделение или вышестоящему руководству, рассмотрите возможность включения справочной информации о проблеме.
• В четвертой области подумайте, нужны ли вам определения? Будут ли использоваться технические термины, которые сбивают с толку нетехнического читателя? Если да, их следует включить. Они могут быть включены как вводный сегмент, или в глоссарий, добавленный в приложение.
• Пятая потенциальная область – определить для читателя точный объем отчета, чтобы он не ожидал большего, чем то, что написал автор. Например, составителям отчета могло быть сказано не включать данные о затратах. Возможно, они будут изучены финансовым отделом компании после того, как будут представлены общие рекомендации.
• Шестая область, которую следует рассмотреть – это раздел ограничений. Здесь автор откровенен с читателем относительно смягчающих обстоятельств, которые могли повлиять на анализ. Например, первичная выборка включала клиентов только из Краснодарского края и данные из других географических регионов могут отличаться.
• Последняя, седьмая область введения – это предварительный просмотр отчета. Теперь вы готовы предъявить данные, т.е. конкретные факты из фактического исследования и ваш анализ. Например, в отчете анализируется влияние розничной торговли через интернет, проблемы, которые необходимо решить, и прогнозы будущих тенденций розничной торговли в целом, а также рекомендации о том, как компания Х может лучше конкурировать в сфере розничных онлайн-продаж.

Написание тела отчета

Тело отчета содержит все исследования, которые были собраны и проанализированы. Основная часть отчета – авторский раздел. Здесь представлена вся поддержка выводов и рекомендаций. Введение уже подготовило вашего читателя к основным моментам отчета. Вывод и рекомендации подтверждаются тем, что включено в текст отчета.

Так что между введением и заключением есть доказательство того, что ваш анализ подтвержден авторитетными источниками и тщательным анализом через факты и цифры. Вы показываете своему читателю, что у вас есть исследования, подтверждающие ваши утверждения.

Однако основная часть отчета – это не просто массив информации или исследований. Эта масса исследований должна показать свои последствия для компании, читающей ваш отчет. Необходимо постоянно и последовательно делать упор на исследование применительно к ситуации вашего читателя.

Для восприимчивого читателя вы, вероятно, указали «что», затем «почему», а затем – «как». Теперь, как писатель, вы должны показать читателю логический ход повествования, чтобы он мог следить за развитием идей и разделов вашего отчета. Переход необходим как внутри идей, так и между идеями. Вы должны вводить читателя в каждую идею и выходить из нее. Читателю необходимо понять, как часть, которую он читает, связана с тем, что было раньше, и как она связана со всем отчетом.

Здесь могут использоваться переходные слова: первое, второе, третье или «как бы то ни было», и, например, «они также показывают отношения». Повторение ключевых слов и использование четких синонимов и местоимений – это еще один способ связать идеи.

При написании тела отчета старайтесь использовать эффективный дизайн документа, удобную для чтения длину абзаца. Для отчетов, которые обычно содержат максимум 8–10 строк, используются маркированные или нумерованные списки. Наглядные пособия также могут помочь прояснить массу информации и разбить тяжелый текст.

Согласно статистике процесса написания документа, на написание отчета следует потратить наименьшее количество времени, только около 1/5. Тем не менее итоговая часть отчета является кульминацией всего времени, затраченного на планирование, исследование и анализ, которое ушло на стадию планирования.

Написание заключения

Если отчет носит чисто информационный характер, например, отчет о поездке или отчет о проделанной работе, он будет заканчиваться сводкой. Если отчет является аналитическим, и вас просят указать, почему возникла проблема, или вам, возможно, было поручено найти решение проблемы. В таком случае финал будет заключением, на котором основаны эти конкретные рекомендации.

Раздел «Выводы и рекомендации» не должен содержать новой информации. Каждый из конкретных выводов и рекомендаций должен быть уже подтвержден в тексте отчета. Читатель должен ясно видеть, как ваше исследование привело к вашему окончательному анализу, и должен быть уверен, что ваши рекомендации верны и должны быть выполнены.

Добавление приложений

Как определить, нужны ли вам приложения? Для этого задайте следующие вопросы: «Есть ли у меня информация, которая не является существенной для объяснения моих выводов, но поддерживает мой общий анализ?». Или такой вопрос: «Имеется ли у меня такая информация, которую мой читатель может захотеть увидеть», но не в момент прочтения отчета?».

Одним из примеров информации, которая может быть включена в приложение, является сводная графика или визуальные элементы, которые не поддерживают информацию в теле отчета, но показывает сводку всех статистических данных в нем и, возможно, в удобной для чтения таблице.

Например, в теле отчета может быть диаграмма, сравнивающая продажи в четырех филиалах на севере, юге, востоке и западе страны. Но читатель может захотеть увидеть больше, чем эти четыре локации, которые вы анализируете. Таким образом, продажи по всем филиалам могут быть представлены в таблице, размещенной в приложении. Вы даже можете добавить карту, показывающую все местоположения, как еще один дополнительный элемент.

Еще один элемент, который стоит добавить в приложения – это анкета, если вы ее подготовили и использовали. Вы, конечно, проанализировали и представили результаты анкеты в тексте отчета, но читатель может захотеть просмотреть задаваемые вопросы, чтобы определить для себя, были ли они сформулированы объективно. Так что включите копию анкеты в приложение и, возможно, даже необработанные данные.

Также подумайте, не использовалось ли несколько технических терминов, которые могут быть незнакомы вашему читателю. Если да, то одним из вариантов того, где найти эти термины, может быть список в приложении. В приложении также будет представлен анализ до и после SWOT. Нет ограничений на то, что может быть помещено в приложение, если информация имеет отношение к цели отчета и является полезной для читателя.

Порядок включения элементов обычно определяется порядком их упоминания в теле отчета. Каждое отдельное приложение должно быть обозначено буквами, например, Приложение A, Приложение B, и озаглавлено. И каждому нужна ссылка в отчете.

Например, продажи по всем 32 филиалам см. Приложение C. Это позволит вашему читателю решить, хочет ли он увидеть добавленный материал в этот момент или хочет продолжить чтение отчета и просмотреть дополнительную информацию после его прочтения. Каждый элемент в приложении будет указан в оглавлении по его буквенным обозначениям A, B, C, заголовку и номеру страницы, на которой его можно найти.

Большинство бизнес-отчетов имеют несколько приложений. Подумайте, какую дополнительную информацию ваш читатель может захотеть увидеть, и включите ее. Это могут быть конкретные шаги процесса, упомянутые в отчете, вопросы в вашем исследовании, а также предварительные и последующие SWOT-анализы.

Чтобы читать далее, пожалуйста, перейдите к следующей статье "Процесс написания бизнес-отчета. Как составлять бизнес-отчеты. Часть 3"