Управление удаленной командой. Проблемы и пути решения

Мы ожидаем, что расстояние никак не повлияет на наши отношения. Это утверждение касается не только личных отношений, но и самой работы. С развитием технологий, когда информация и ресурсы становятся доступными для каждой из сторон, работа плечом к плечу становится все менее популярной.

Сегодня бизнес все больше привержен данному тренду и нанимает лучших специалистов из разных стран, а управление удаленными командами становиться новой обязанностью руководителя. Как менеджера таких команд, ваша задача – обучать, направлять и поддерживать членов команды, что само по себе является непростой задачей.

Что такое удаленная команда?

Удаленная команда – это группа профессионалов из разных часовых поясов, с разными навыками и различной культурой, работающих вместе над единым проектом. Члены команды работают из разных рабочих мест, живут в разных городах и находятся в разных временных зонах.

Когда вы управляете удаленными сотрудниками, вы должны знать о возникающих сложностях, с которыми сталкиваются ваши подчиненные, а именно управление проектами, управление группой задач и своевременное выполнение заданий. Но если говорить об удовлетворенности таких сотрудников своей работой, то можно увидеть следующие результаты опросов разных источников:

• В опросе Connect Solutions, 30% сотрудников из разных компаний ответили, что, работая удаленно, они выполняют больше работы за меньшее время;
• 82% работников говорят, что испытывают более низкий уровень стресса;
• Согласно опросу Harvard Business Review, 87% сотрудников считают новые инструменты видеоконференцсвязи очень эффективными в командной работе.

Проблемы в управлении удаленными командами

Поскольку работа на дому становится более распространенным явлением, перечислим самые часто встречающиеся проблемы, связанные с удаленным управлением командой:

• нет необходимого инструмента поддержания связи с командой;
• сложность найма нужных сотрудников;
• отсутствие программы подотчетности;
• уважение к личному времени;
• нет четких ролей и задач;
• создание общего расписания;
• сложность в отслеживании производительности сотрудника;
• отсутствие сплоченности в команде;

Проблемы, с которыми сталкивается руководитель в управлении удаленной командой

В этой главе мы рассмотрим проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры:

1. Доступность необходимых инструментов для удаленной работы

Чтобы работа удаленных групп сотрудников была более продуктивна, компаниям необходимо использовать правильные инструменты. Адаптированных под русскоязычный рынок не так много, но если мы говорим об интернациональных командах, то вам будут полезны приложения с англоязычным меню. Здесь уже есть широкий выбор инструментов, как Basecamp, ProofHub, Asana, GoToMeeting и другие.

2. Сотрудничество в проектах

Сотрудничество часто было важной частью бизнеса, а также второй проблемой удаленных команд. Отсутствие координации приводит к отсутствию управления проектами, что в результате отражается на качестве работы. Руководителям таких команд очень трудно держать всех на одной волне.

3. Культурные различия

Одна из самых больших проблем в управлении сотрудниками из разных стран, так как люди по-разному относятся к карьере и имеют разные семейные традиции. Поэтому многим менеджерам не хватает знаний в управлении командами с разными культурными различиями. Люди из разных культур имеют разную трудовую этику, и вы удивитесь, насколько по-разному они подходят к своему рабочему дню.

Очевидно, что технологический прогресс делает работу с удаленными командами намного проще, чем это было еще 5 лет назад, но даже сейчас такая работа считается сложной, с точки зрения контроля. Но вы можете решить эту задачу с помощью следующих советов.

4. Четкие требования

Работая удаленно, члены команды имеют невероятную свободу. Но как вы узнаете, что люди ответственно выполняют свою работу и собираются решать задачи точно в срок? Это один из самых больших страхов из-за отсутствия видимости и контроля. Поэтому здесь критически важными являются два фактора: прозрачность и ответственность.

Чтобы обеспечить прозрачность вам необходимо придерживаться следующих советов:

• установите четкие роли и обязанности;
• обсудите с каждым членом команды его цели в проекте, чтобы в случае чего он смог отчитаться о проделанной работе;
• обсудите график работы, праздники, встречи и другие основные правила в команде;
• отслеживайте ключевые показатели проекта;
• держите возникающие проблемы под своим контролем.

5. Организовывайте встречи один на один

Поскольку вы работаете со своей командой удаленно, у вас нет возможности поговорить с ними лично. Поэтому уделите больше времени встречам один на один, связавшись с подчиненными по Skype или любому другому приложению без конфликта часовых поясов.

Не скрывайте свой статус в коммуникационных приложениях, так как ваши подчиненные не будут знать, когда ваша дверь действительно открыта. Раз в неделю или две организовывайте встречи 1 на 1, чтобы обсудить их проблемы и дать им новые инструкции.

6. Разные часовые пояса

Большая проблема в управлении удаленной командой заключается в разнице часовых поясов, что приводит к проблемам общения. Когда руководитель управляет удаленными сотрудниками, раскиданными по всему миру, планирование встреч может быть сложной задачей, потому что действительно трудно выбрать время, чтобы оно было удобно и для вас, и для отдельных работников.

7. Работа над сплочением команды

Когда вы руководите удаленной группой людей вы не можете провести собрание в коридоре офиса или встретиться возле кофейного аппарата, чтобы лучше узнать друг друга. Поэтому чтобы сплотить коллектив, вам всем необходимо оставаться на связи. Для этого вам помогут следующие методы:

1. Раз в год собирайте свою команду в каком-нибудь месте или офисе.
2. Когда вы связываетесь со своими сотрудниками по разным рабочим вопросам, начинайте беседу с вопросов о том, как у них дела. Не давайте им повода думать, что они лишь инструмент для выполнения работы.
3. Оценивайте общие достижения по достоинству. Не скупитесь на благодарственные электронные письма, GIF-файлы и другие заметки, чтобы оценить работу подчиненных и общую победу.
4. Будьте честны со своими работниками и будьте честны со своими ожиданиями.

Как управлять удаленной командой

В мире уже есть целые компании, которые на 100% работают удаленно. Тем не менее многие компании проходят через все трудности, чтобы повторить их успех в качестве удаленно работающих компаний. Если вы постоянно задаетесь вопросом «Как управлять удаленными командами» и ищете идеи, как это правильно организовать, то мы подготовили для вас несколько советов.

1. Установите границы с удаленными работниками

Удаленным командам часто нужны какие-то границы, чтобы отделить работу и личную жизнь. Поскольку члены команды работают из разных часовых поясов, любые уведомления, сообщения чата или электронные письма могут нарушить чей-то сон или нарушить личное время их семьи. Обсудите график работы с каждым членом команды, показывая им, что вы заботитесь об их личном времени. Это поможет в построении позитивных отношений с сотрудниками и даст им понять, что нет ничего сложного в соблюдении оговоренного графика.

2. Учитывайте культурные различия

Неудивительно, что при управлении удаленными командами руководители сталкиваются с культурными препятствиями. Проблема с мультикультурными командами связана с недопониманием и конфликтами, которые разделяют команды на части. Простой способ справиться с этим – это выяснить, насколько разные люди из разных областей открыты к получению обратной связи. Распространяйте образ мышления, что их коллеги – это люди с разными культурными традициями. Поощряйте уважительное отношение к национальным праздникам.

3. Четко и заранее определите правила и ваши ожидания

У каждого бизнеса есть ожидания, поэтому обсуждение правил с сотрудниками позволит более эффективно добиваться поставленных целей. Здесь вы должны установить следующие ожидания:

• часы работы;
• доступность;
• способы общения;
• присутствие на командных встречах;
• ключевые проекты и сроки;
• своевременное реагирование на ваши запросы и электронные письма.

4. Совершенствуйте свои навыки общения в интернете

Многие удаленные рабочие группы при работе над проектами сталкиваются с проблемами в общении. В онлайн-коммуникациях довольно нелегко донести до сотрудников главную мысль, так как вы не взаимодействуете с командой так, как вы это можете делать в офисе.

Начав разговор, будьте быстры и лаконичны, чтобы члены команды не перегружались информацией. Развивайте свои навыки письма, четко выражайте свои мысли, используйте правильные инструменты передачи информации, так как общение жизненно важно в управлении удаленной командой.

5. Помогайте подчиненным, когда им это нужно

Когда сотрудник находится вне поля вашего зрения, вы можете не заметить, как он сталкивается с проблемами и сложностями в процессе выполнения работы. Это могут быть сложности, связанные с проектом или проблемы с коллегой, или с тем, как выполняется его работа. Если что-то действительно беспокоит ваших сотрудников или они чувствуют себя неуверенно, вы должны улавливать их намеки и протягивать руку помощи.

6. Инвестируйте в правильное программное обеспечение для удаленного управления проектами

Вы можете эффективно управлять удаленной командой, когда у вас имеется правильное программное обеспечение, которое позволяет планировать задачи, проекты и даже количество людей. Вы также можете:

• общаться с удаленной командой;
• следить за развитием проекта;
• отслеживать производительность;
• управлять расписаниями;
• делиться информацией в режиме реального времени;
• взаимодействовать в разных часовых поясах и т.д.

Заключение

Современный глобальный рынок и сложившаяся ситуация в мире с эпидемией Коронавируса привели к тому, что многие работники перешли на удаленную работу. Эта тенденция сохранится и после окончания пандемии. Для менеджмента сейчас необходимо перестроиться и пересмотреть свои навыки управления коллективом.

Имея правильные советы и рекомендации по эффективному управлению удаленными сотрудниками, вы сможете и дальше сохранять продуктивность своего отдела. Вы можете удивиться, чего можно добиться от вашей команды при правильном ее управлении и мотивации.