Skip to main content

Менеджмент

Как давать обратную связь сотруднику. Процесс, виды обратной связи и доставка

Как давать обратную связь сотруднику

Ключевой момент управления – помогать людям развиваться. И самая важная деталь в этом процессе – это предоставление обратной связи. То, как вы предоставляете отзывы, оказывает большое влияние на получателя, будь то коллега или ваш подчиненный. Конечно, каждый человек должен нести личную ответственность за свою работу.

Когда у нас правильно налажен процесс найма, то потребность в обучении и обратной связи несколько снижается. Но как показывает практика, процессы найма не идеальны, а обучение не всегда бывает эффективно. Это означает, что ваша задача как лидера – вмешиваться и предоставлять обратную связь, когда это необходимо, чтобы люди могли развиваться.

В этой статье мы рассмотрим, в чем заключается необходимость обратной связи и способы ее эффективного предоставления. После прочтения данного обучающего материала вы будете более уверенно доставлять необходимую информацию тем, кто в ней нуждается.

Процесс обратной связи

Некоторым из вас действительно не нравится идея обратной связи. Но согласитесь, что и вы сами изредка нуждаетесь в ней. Поэтому давайте рассмотрим сам процесс обратной связи.

Шаг первый – оставайтесь на связи. Вам нужно знать достаточно о том, как продвигается работа ваших подчиненных, чтобы знать, когда им нужна обратная связь. Вы остаетесь на связи с каждым сотрудником по-разному, в зависимости от их потребностей и вашего времени. Здесь есть два важных момента:

  1. Старайтесь чаще видеть сотрудников лично;
  2. Используйте текстовые сообщения и видеосвязь в разумных пределах. Вам нужен минимальный контроль, который даст вам необходимое представление об их эффективности, не становясь микроменеджером.

Шаг второй – планирование. Иногда вам нужно быстро высказаться в данный момент. Для этого постарайтесь приготовиться хотя бы за одну минуту – сделайте пару заметок, чтобы зафиксировать основные пункты списка.

Шаг третий – доставка. Цель здесь – обеспечить эффективную доставку и убедиться, что получатель действительно вас слышит. Вы должны подумать о том, кто будет предоставлять обратную связь. Чаще это будете вы, но иногда это может быть ваш коллега, который лучше подготовлен.

Также подумайте, когда следует отправить отзыв. Как правило, чем скорее, тем лучше. Не забудьте зарезервировать отдельный кабинет, чтобы предоставить отзыв наедине. Дайте отзыв, который будет конкретным и подробным, и не излишне критичным, чтобы он был полезным.

Шаг четвертый – продолжайте следить. Вы не можете предполагать, что вас услышали, согласились и начали воплощать ваши мысли в жизнь. Вместо этого, вы должны оставаться на связи и корректировать поведение, когда это необходимо.

Процесс обратной связи

Типы обратной связи

Обратная связь – это то, что мы говорим кому-то, что мы думаем об их работе. Звучит просто, но вы должны четко понимать, какие типы обратной связи вы можете использовать. Есть три основных типа обратной связи:

  1. Стандартная обратная связь. Это информация, которая позволяет узнать, соответствовал ли человек какому-либо стандарту. Обратной стороной является то, что обратная связь, относящаяся к стандартам, не всегда так полезна, как могла бы быть. Сказать человеку, что он не выполнил какую-то работу, не дает им никакую пищу для размышлений, которая могла бы помочь им улучшить свою работу.
  2. Информационная обратная связь. Этот тип связи касается навыков и поведения, лежащих в основе рассматриваемого результата. Например, вы можете сказать одному из своих сотрудников: «Привет, ваша сегодняшняя презентация была странной. Мне казалось, что вы пытаетесь собрать слишком много информации. В следующий раз давайте сосредоточимся на том, как мы собираемся решать вопрос».
  3. Эмоциональная обратная связь. Вы утверждаете свой авторитет, сохраняете позитивный настрой, а затем перенаправляете общение в более продуктивное русло.

Важно быть уверенным, что те, кто получает обратную связь, вас слышат, понимают и чувствуют мотивацию использовать ваши отзывы. Помните, что полезные отзывы носят конкретный, а не общий характер. Конкретность помогает им слышать вас и делает ваши слова действенными. Затем постарайтесь сделать все отзывы описательными и полезными, а не оценочными и карательными. Если вы информативны и полезны, вы переходите от простой оценки к правильному обучению.

Хорошая обратная связь должна исходить только от вас. Это означает, что вы признаете, что являетесь источником обратной связи. Не стоит говорить, что «так думает весь коллектив» или «высшее руководство». Говорите только от себя, например, «Я заметил, что …», «Я считаю, что вы должны сделать …». Признайте свои слова, иначе вас могут перестать уважать.

Также обращайте внимание на проблемы, а не на людей. Если вы хотите, чтобы вас слышали, не говорите о них, говорите о важных проблемах. Затем не забудьте дать людям нужное количество отзывов, с которыми они смогут справиться за определенное время. Еще важно сделать свой отзыв диалогом, а не просто разговором. Это позволяет им открыться, что помогает вам уточнить ваши отзывы.

Не забывайте, что эффективная обратная связь отслеживается, а не забывается. То, что вы поделились словами, не означает, что их эффективность улучшится. Это не значит, что вы должны ходить тенью за человеком, но пару раз в неделю проверить прогресс будет полезно.

Составные части эффективной обратной связи

Подготовка и предоставление обратной связи

Одна из важных составных частей лидерства, которую многие недооценивают – это искусство наблюдения. Думайте обо всем, что вы говорите и делаете как лидер, так как все это в идеале должно основываться на вашем понимании своих сотрудников. Некоторую информацию о сотрудниках вы получаете от третьих сторон, но в основном это происходит из ваших непосредственных наблюдений во время взаимодействия с вашей командой.

Вам есть за чем именно наблюдать, включая личность человека и отношения, навыки межличностного общения, технические и деловые навыки и характер. Все это можно разделить на три категории:

  1. Положительные примеры. Хорошее поведение и характеристики, добавляющие ценность и достойные небольшой похвалы. Что касается задачи, это может включать в себя решение проблемы клиента или улучшение рабочего процесса.
  2. Отрицательные примеры. Если вы видите дефектные продукты или даже работу, которая приемлема, но не так хороша, как вы думаете или если вы стали свидетелем плохой межличностной коммуникации.
  3. Хорошее поведение, которое мы хотим видеть. Если человеку для развития нужны определенные качества и ему необходимо об этом знать.

После любого интересного вам взаимодействия не забудьте зафиксировать то, что вы наблюдали, и любые связанные с этим мысли, которые могут у вас возникнуть. Использование вдумчивого наблюдения не только позволяет вам оставаться на связи с командой посредством взаимодействия, но также упрощает оценку производительности, поскольку вы регулярно делаете наблюдения и заметки.

Затем вам нужно потратить немного времени на подготовку обратной связи. К сожалению, люди обычно не тратят время на планирование, потому что полагают, что точно знают, что сказать. Найдите несколько минут наедине в тихом месте и начните с простого описания поведения. Запиши это.

Будьте ясны, кратки и очень конкретны. Никаких обобщений и намеков. Затем четко изложите свою реакцию. Сделайте несколько заметок. Ваше намерение дать отзыв может заключаться в том, что кто-то оскорбляет других, создает некачественный товар или что клиент расстроен.

Подумайте о последствиях и тоже запишите это. Вы не оставляете отзыв только для того, чтобы поднять вопрос. Вы хотите, чтобы люди знали, что может случиться, если ситуация не улучшится. Это начало ответственности. Им необходимо понимать возможные последствия своего поведения. Будь то изменение роли, запись в их личном деле или какая-то форма обязательного обучения. Дайте им понять, что может случиться.

С другой стороны, важно чтобы и вы понимали особенности взаимодействия с обратной связью и научились всем этим правильно управлять. Во-первых, прежде чем приступить к делу, нужно помнить, как выглядит процесс обратной связи. Начните с выбора времени и места для встречи. Когда вы встретитесь, начните с того, что скажете им, что хотите поделиться своим мнением.

Переходите сразу к делу и говорите кратко. Сообщите о поведении, непродуктивном воздействии, которое вы наблюдали, и некоторых мыслях о потенциальных последствиях, если поведение не изменится, и не поддавайтесь перебиваниям. Если вас прерывают, вежливо поднимите вашу руку, скажите, что вы их выслушаете, но сначала вам нужно закончить.

Руководитель предоставляет обратную связь

Когда вы закончите, подтвердите, что они действительно вас услышали, спросив, есть ли у них какие-либо вопросы. Затем пора послушать минуту или две и сосредоточиться на основах эффективного слушания. Сначала посмотрите говорящему в глаза. Будьте расслаблены и сосредоточьтесь только на нем. Если он/она не скажет что-нибудь возмутительное, не перебивайте.

Затем по-настоящему постарайтесь понять, что он/она говорит вместо того, чтобы преждевременно осуждать и формировать ответ, пока сотрудник все еще говорит. Когда работник закончит свою речь, предложите зачитать очень краткое резюме, чтобы показать, что вы слушаете и понимаете.

Так выглядит процесс обратной связи и важность эффективного слушания, но есть еще одна часть процесса, которая связана с трудными реакциями. Даже если вы отличный коммуникатор, иногда людям не нравится ваша обратная связь. Это отражается во многих формах. Кто-то может предположить, что вы не понимаете сути проблемы. Они могут винить других или могут предположить, что вы их недооцениваете.

Вы не можете контролировать свои чувства, но можете контролировать свою реакцию на их реакцию. Правило номер один: никогда не реагируйте на сильные эмоции сильными эмоциями. Сделайте глубокий вдох и сохраняйте спокойствие, затем следуйте процессу. Если вы видите слегка повышенные эмоции, не реагируйте.

Если вы видите сильные отрицательные эмоции, ваша реакция должна заключаться в том, чтобы остановиться, посидеть немного и ничего не говорить. Пространство, которое вы создаете, обычно помогает людям осознать, что они сделали, и успокаивает их. Это займет всего несколько секунд.

Однако, если вы видите вторую сильную вспышку, ваш ответ должен быть более сильным. Скажите сотруднику, что вы не собирались его расстраивать. Перенаправьте его обратно к проблеме, а затем продолжайте. Если подчиненный упорствует, четко заявите, что его реакция неуместна, и попросите ее прекратить. Если он не успокоится, вы можете попросить его вернуться к работе и поговорить позже. Или вы можете поговорить с отделом кадров о своих возможностях.

Заключение

Надеемся, что вы готовы к более продуктивному использованию обратной связи на работе, и первым шагом будет для вас – получение обратной связи о себе. Поговорите со своим начальником, тренером или наставником, чтобы получить советы и поговорить о развитии, и начните оценивать свой текущий уровень навыков в качестве поставщика обратной связи.

Не спрашивайте их, насколько вы хороши с точки зрения обратной связи. Вместо этого, задайте несколько острых вопросов. Что я могу сделать иначе, чтобы улучшить обратную связь, которую я даю людям? Как вы думаете, я даю слишком много или слишком мало отзывов? Как бы вы в межличностном общении описали мой стиль?

Следующий шаг – собрать команду и сообщить, что в вашей деятельности, как руководителя, будет предоставление обратной связи. Обсудите новые поведенческие нормы, связанные с обратной связью.

Выбирайте откровенность даже больше, чем вежливость. По возможности говорите лицом к лицу. То, что может показаться напряженным началом, скоро станет комфортным и нормальным, если вы будете говорить быстро и уважительно, когда видите, что люди не соблюдают установленные нормы. Помните, что полезность обратной связи зависит от вас.


 

Что еще почитать

  • Как разделять работу и личную жизнь
    Разделение работы и личной жизни
  • Типы инноваций в современном бизнесе
    Множество типов инноваций
  • Как укомплектовать коллектив для продуктивной работы. Как создать эффективную команду. Часть 3
    Как укомплектовать коллектив для продуктивной работы

  • 9 шагов по созданию баланса между работой и личной жизнью
    Баланс между работой и личной жизнью
  • Как управлять своими эмоциями на работе
    Мужчина эмоционально кричит на коллегу

  • Разработка плана проекта. Структура распределения работ, бюджет, риски. Часть 4
    Разработка плана проекта
  • Как начать бизнес без вложений. 8 главных правил
    Построение бизнеса без вложений

  • Управление стратегическими изменениями и проведение организационных преобразований
    Управление стратегическими изменениями
  • Удержание клиентов с помощью социальных сетей
    Удержание клиентов с помощью социальных сетей

  • Какие ваши сильные стороны указывать в резюме
    Сильные стороны в резюме

  • Управление личными финансами. Подробное исследование вопроса
    Управление личными финансами

  • Планирование профессиональной карьеры. Как составить план карьеры?
    Планирование профессиональной карьеры

    Планирование профессиональной карьеры

    Хотя мы часто надеемся, что все пойдет так, как мы этого хотим, не всегда удача бывает на нашей стороне, особенно когда речь идет о карьерных целях. Вот почему так важно эффективно планировать будущее независимо от того, учитесь ли вы или какое-то время работаете.

    Что такое план карьеры?

    План карьеры – это практическая стратегия, которая позволяет вам определять свои навыки и интересы, ставить карьерные цели и принимать меры, которые помогут вам их достичь. Это непрерывный процесс, включающий в себя обзор:

    • ваших текущих навыков и ваш опыт;
    • ваших карьерных целей;
    • ваших интересов и приоритетов;
    • ваших предполагаемых действий.

    Почему планирование карьеры так важно?

    Планирование карьеры – отличный способ убедиться, что ваша карьера идет в правильном направлении. Это не только помогает вам реализовать свою страсть, но и способствует достижению ваших карьерных целей с конкретными действиями и целями. По крайней мере, это поможет вам ответить на вопросы о карьерных целях на следующем собеседовании. Оценив свою ситуацию, вы сможете определить и восполнить любые пробелы в своих знаниях или опыте, которые могут удерживать вас от работы вашей мечты.

    Каждый может получить выгоду от создания плана карьеры. Неважно, учитесь ли вы, только что окончили школу, хотите сменить карьеру или жаждете повышения по службе – план карьеры гарантирует, что ваши действия будут соответствовать вашим целям. Карьерный план помогает осуществить не только большие изменения. Вы также можете использовать его, чтобы получить новые навыки и расширить свои знания в определенной области.

    Как составить план карьеры?

    Об этом мы уже писали в нашей статье «Как составить план профессиональной карьеры», а здесь коротко пройдемся по основным моментам:

    1. Оцените свои варианты. Для начала вам нужно выяснить, какая карьера вам подходит. Расставьте приоритеты в своем выборе исходя из ваших интересов и сильных сторон, и учитывайте важность таких факторов, как заработная плата, корпоративная культура, часы работы и время в пути на работу.
    2. Составьте список ваших текущих навыков. Перечисление ваших текущих навыков, способностей и опыта не только поможет вам понять, какой карьерный путь вам подходит, но и поможет понять, достаточно ли вы квалифицированы, чтобы выбрать определенный путь. Области, в которых вам не хватает знаний, будут определять действия, которые вы планируете предпринять в плане обучения и развития.
    3. Ставьте цели. После того как вы определились с идеальной карьерой, пора поставить перед собой несколько целей, которые помогут вам решить, какие действия вам нужно предпринять. Они могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными, большими или маленькими.
    4. Определите временные рамки. Установление крайних сроков для каждой из ваших целей будет мотивировать вас добиваться результатов. Независимо от того, работаете ли вы с конкретными сроками или выбираете более широкий временной интервал (например, конкретный месяц). Добавление этого в свой план карьеры придаст вашим целям реалистичный контекст, не говоря уже о том, что вы будете мотивированы продолжать идти вперед.
    5. Делайте проверку вашего плана. Карьерный план – это не универсальное решение. Чтобы убедиться, что ваши цели актуальны, важно постоянно проверять свой план карьеры. Это не только позволит вам отслеживать свой прогресс, но и означает, что вы сможете вносить изменения, если ваши обстоятельства изменятся.

    Девушка следует своему карьерному плану

    Как структурировать свой карьерный план?

    План карьеры может быть составлен по-разному, в зависимости от того, насколько конкретно вы хотите достичь своих целей, и от того, что конкретно вы хотите достичь. Ниже мы приведем пример плана карьеры.

    План карьеры

    Персональный обзор

    Включите краткое описание того, кто вы и что ищете. Включите свои самые сильные качества и интересы, а также то, где вы находитесь в текущей ситуации.

    Образование

    Добавьте свое образование.

    Трудовая история

    Напишите краткое изложение вашей истории занятости.

    Цели

    • Краткосрочные: например, надежная работа с возможностью повышения квалификации (через 6 месяцев);
    • Среднесрочные: например, получить повышение (через 2-5 лет);
    • Долгосрочные: например, стать руководителем отдела (через 5+ лет).

    Текущие навыки, знания и опыт

    Обобщите свои ключевые навыки и компетенции, независимо от того, получены ли они в результате работы, учебы или хобби.

    Требования к обучению и развитию

    Используйте этот раздел, чтобы оценить, какое обучение и развитие необходимо для достижения ваших целей.

    План действий

    Дайте себе четкое пошаговое руководство по действиям, необходимым для достижения ваших целей, включая временные рамки для каждого из них. Вы можете включить столько действий, сколько захотите, но, возможно, будет наиболее полезно ограничиться меньшим числом, чтобы вы могли добавлять новые по мере своего продвижения.

    Как мне придерживаться своего карьерного плана?

    Итак, вы создали идеальный план карьеры, но что теперь? Хотя составление плана – это всего лишь первый шаг, без постоянных усилий он не сработает. Это означает, что вы будете использовать свой план карьеры для повседневной информации, внося при этом постоянные изменения. Сюда будут входить:

    • отслеживание вашего прогресса;
    • фиксация достигнутых целей;
    • изменение или добавление шагов или направлений после того, как вы поняли, что двигаетесь не совсем в правильном направлении.

    Работая со своим планом карьеры, вы должны сохранять мотивацию, поэтому подумайте о том, чтобы вознаграждать себя за каждую цель, которую вы достигаете.

    Заключение

    Помните, что ваша карьера – это марафон, а не спринт. Попытки выполнить слишком много дел за короткий промежуток времени только настроят вас на неудачу в долгосрочной перспективе.

  • Последнее обновление: .
  • Просмотров: 3537