Принципы продуктивности в современном тайм-менеджменте. Часть 1

Если вы устали от теоретических, похожих друг на друга статей, заполнивших интернет по теме тайм-менеджмент, то вы сейчас открыли ту самую статью, которую так долго искали. Данный материал доверху наполнен практическим действиями, которым вы должны следовать, чтобы всегда все успевать. Настройтесь на чтение, вооружитесь ручкой и маркером, и приступайте к освоению материала.    

Многие люди склонны полагать, что новое программное обеспечение, новое поколение компьютеров или обновление смартфона сразу же улучшат их производительность благодаря передовым технологиям. Но это не так. Сама технология не сделает вас более продуктивным. Что сделает вас более продуктивным, так это использование технологий, основанных на вечных принципах, которые никогда не меняются, независимо от технологических достижений.

Например, одна из глав в данной статье, будет говорить о важности ношения с собой календаря, контактов и ваших задач, куда бы вы ни пошли. Марка телефона и его операционная система не так важны, как само правило, которого вы придерживаетесь, следуя этому вечному принципу.

В данной статье мы расскажем об этих упрощенных принципах, и что более важно, как их практиковать, чтобы они стали для вас привычкой. Именно в привычках, которые вы выработаете, будут происходить самые важные изменения. 

Прежде чем мы перейдем к самой сути статьи про тайм-менеджмент, чтобы высвободить необходимое для вас время, подумайте, что вы будете делать с этим временем, как только его получите. Прямо сейчас, запишите свой ответ на вопрос: «Когда у меня появятся дополнительные 10 часов в неделю я буду…». Поместите этот листок бумаги на видное место, чтобы вы возвращались к нему, когда будете следовать нашим советам. Он будет являться вашей личной мотивацией.

Препятствия на пути производительности

Самым большим препятствием на пути эффективного управления временем является то, что многие люди считают многозадачность эффективным способом решения данной проблемы. На самом деле, это является мифом. Когда вы пытаетесь одновременно выполнять несколько задач, требующих внимания, вы тратите больше времени на каждую из них и при этом, сокращая свою производительность. Это происходит потому, что ваш мозг физически не способен обрабатывать несколько активных задач одновременно. 

Переключение между задачами губительно для эффективного управления временем, потому что:

• когда вы переключаетесь, количество времени, необходимое для выполнения задач, увеличивается;
• когда вы переключаетесь, качество вашей работы падает или, другими словами, вероятность ошибок возрастает;
• когда вы переключаетесь, вы повышаете уровень стресса и простой список действий становится очень напряженным.

Даже с таким количеством устройств, которые экономят время, мы испытываем больший стресс и нехватку времени, чем когда-либо в мировой истории. Во многом это связано с культурным признанием многозадачности.

Чтобы сосредоточиться на поиске большего количества времени, мы рассмотрим три ключевые области: пространство, разум и время. Хотя это может показаться абстрактным, они представляют собой критические компоненты производительности, с которыми вы сталкиваетесь ежедневно.

1. Первый принцип продуктивности – это пространство, т.е. ваше рабочее пространство, физические элементы, которые находятся вокруг вас. Чем больше у вас точек сбора, тем больше переключений вы вынуждены делать. Точки сбора – это любое место, где нежелательные вещи собираются вместе. Это необработанные вещи, которые включают: кучи документов, стопки счетов, ящики, заполненные разными предметами, в том числе и почтовые ящики Outlook, Gmail, квитанции в ваших карманах и т.д.
2. Второй принцип – это ваш разум. Многие люди используют свой разум в качестве точки сбора, где разные задания, задачи и проекты постоянно вертятся в их головах. Разум, заполненный разными предметами, постоянно находится в состоянии переключения. Это ужасно неэффективно, очень напряженно и является причиной для множества ошибок.
3. Третий принцип касается самого времени, т.е. правильное распределение вашего времени по степени важности задач. Продуктивные люди овладели способностью делать осознанный выбор в отношении того, на чем они сосредоточат свое время. Они начинают с определения MVA – самых ценных занятий (Most Valuable Actions), затем создают бюджет времени, чтобы эффективно тратить его на эти занятия.

Первый принцип продуктивности: пространство

Мы начнем с определения ваших точек сбора. Помните, что точкой сбора может быть любое место, где вы собираете необработанные элементы, такие как электронная почта, задания, идеи, проекты и т.д. Необработанный означает, что вы еще четко не решили, что с этим делать, когда это делать или где для этого находится место.

Постарайтесь сделать простое упражнение, чтобы определить для себя, сколько точек сбора вы используете. Возьмите лист бумаги и начните записывать каждую точку. Например, если вы используете 3 электронных почтовых ящика, тогда напротив записи, ставьте цифру три. Если у вас на столе две стопки бумаг, то ставьте 2 и так далее. Когда закончите опись, подсчитайте результат.

Чтобы эффективно управлять временем и сократить количество переключений в течение дня, вы должны стремиться иметь не более пяти точек сбора. Назовем их «утвержденными пунктами сбора». Их вы выбираете сами, но мы рассмотрим пять пунктов сбора, которые рекомендуем вам использовать.

1. Физический почтовый ящик – это место, куда должны идти все физические и необработанные элементы: бумаги, квитанции, журналы, книги, шнуры, кабели, вещи, которые не были убраны. Если у вас есть такая возможность, то выберите большой ящик.
2. Портативный почтовый ящик. Это переносное расширение вашего физического почтового ящика, то, что вы можете взять с собой куда угодно. Это не должен быть целый портфель, рюкзак или сумка, а скорее, небольшое отделение внутри.
3. Блокнот. Они могут быть цифровыми и бумажными различных форм и размеров. Блокноты уникальны тем, что у вас будут всего лишь заметки от комбинации необработанных элементов.
4. Один электронный почтовый ящик. Вы можете иметь несколько учетных записей электронной почты, но все они должны быть синхронизированы с одним почтовым адресом. Как правило, это легко сделать с помощью всего лишь нескольких изменений настроек.
5. «Запасная» точка сбора, которую вы можете использовать на свое усмотрение.

Начнем с изучения первой утвержденной точки сбора, вашего физического почтового ящика. Он является наиболее важным инструментом, когда речь идет о сохранности вашего пространства. Данный ящик должен быть основным местом хранения для всех необработанных физических предметов, которые либо являются нерешенными, либо будут решаться в будущем. Там должны находиться бумаги, квитанции, письма, книги, журналы, т.е. то, что является физическим предметом.

Некоторые люди сталкиваются с проблемой продуктивности, когда они позволяют этим вещам накапливаться в разных местах, а затем не найдя нужного документа, откладывают дело на потом. Вместо этого развивайте привычку помещать вещи в данный ящик, а не просто убирать их куда-то. Затем, в назначенное время вы работаете с ним по системе, которую мы рассмотрим позже.

Далее, у нас идет портативный почтовый ящик, который является мобильным расширением ранее рассмотренного нами основного места хранения физических вещей. Его вы можете взять с собой в дорогу с работы, когда идете в магазин, на встречу и т.д.

Когда кто-то вручает вам визитку, квитанцию или лист бумаги, вы просто кладете это в свой портативный ящик. Опять же напомним, что под данным ящиком мы имеем ввиду слот в вашем портфеле или кошельке, а не сам портфель. Если вы не носите с собой портфель, сумку или кошелек, тогда приобретите надежную симпатичную папку для документов и носите ее с собой. Затем, когда вы возвращаетесь в офис просто выгрузите все вещи из нее в ваш основной почтовый ящик. 

Далее рассмотрим блокнот, который является гибкой точкой сбора, которую вы можете взять с собой куда угодно, чтобы очень быстро записать идеи, заметки или следующие шаги ваших действий. Блокнот сочетает в себе рукописные заметки без каких-либо обязательных действий с другими элементами конкретных действий, которые следует предпринять.

Какой блокнот вы можете использовать? Есть два основных варианта: цифровой и бумажный. Многие смартфоны или планшеты позволяют записывать рукописные или быстро набранные заметки в программу блокнота как, например, Evernote. Его можно использовать для сбора рукописных заметок, фотографий или записей голоса. Если вы разбираетесь в технологиях, использование такого приложения для блокнота может быть очень эффективным. Просто убедитесь, что все, что вы используете, синхронизируется на всех устройствах.   

Некоторые люди до сих пор предпочитают пользоваться бумажным блокнотом или в сочетании со смартфоном. Какой бы из блокнотов вы ни использовали, вот несколько рекомендаций по сбору элементов в нем:

• Во-первых, поскольку в блокноты вы часто будете записывать общую информацию и методы решений необработанных задач, старайтесь четко указывать элементы действий. Отделите их от общих заметок, используя какой-либо символ. Вы можете использовать открытый флаг или круговой знак, чтобы знать, что вам стоит сконцентрироваться на данной задаче.
• Второе действие заключается в том, что, когда вы возвращаетесь в офис к своему основному пункту сбора, если вы используете бумажный блокнот, срывайте все страницы, чтобы он оказался пустым и поместите в свой основной ящик. В этом случае вы не забудете вернуться к этим страницам, чтобы просмотреть отмеченные действия. Такая практика позволяет вам начинать день с чистого листа, а также избежать многозадачности, отвлекаясь на другие неразрешенные задачи, записанные вами ранее.
• Если вы используете цифровой блокнот, перемещайте элементы после их обработки в архив.

Теперь настало время обсудить вашу электронную почту. Более детально мы разберем ее в отдельной главе, но здесь немного рассмотрим рекомендации по сокращению количества точек сбора информации. Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, например, учетная запись Gmail, Apple, mail.ru или ukr.net, корпоративная учетная запись Outlook, независимо от того, сколько учетных записей у вас имеется, вам нужно их синхронизировать, чтобы использовать только один сервис.

Некоторые люди предпочитают отделять рабочую и личную почту. Также это может противоречить корпоративным правилам, когда компании требуют использовать их ресурс только в рабочих целях. Если это так, тогда стоит подумать о дополнительной точке сбора. Но если у вас есть такая возможность, то обязательно воспользуйтесь ею.

На самом деле вы получите гораздо большую эффективность и продуктивность, если будете обрабатывать всю почту в одном месте. Это также влияет на скорость принятия решений. Синхронизация позволяет вам отвечать на личные сообщения с вашего личного адреса, а на рабочие, соответственно, с рабочего. Это же касается и ваших личных и рабочих подписей в конце ваших писем.  

И последнее, что мы должны рассмотреть, это «запасная» точка сбора, которая может вам понадобиться в соответствии с вашей уникальной ситуацией. Она может служить как дополнительный электронный ящик для ваших личных писем или программа для обмена текстовыми сообщениями типа Viber или Messenger. Еще одной опцией «запасной» точкой может выступать Список дел. Такой список люди используют непосредственно перед самим выполнением задачи. То есть сначала вы вносите задания в этот список, а затем выполняете их один за одним.    

Нужна ли вам «запасная» точка сбора или нет, смотрите по вашей ситуации, но старайтесь не превышать пяти точек сбора всех элементов, с которыми вы работаете. Помните, что все эти места существуют для того, чтобы вы их использовали по их назначению. Старайтесь хранить нежелательные предметы только в этих точках сбора. Привыкайте к тому, чтобы все необработанные предметы находились на своих местах. Это не только уменьшит беспорядок в целом, но и поможет вам оставаться более сосредоточенным и продуктивным.

Второй принцип продуктивности: разум

Главная задача здесь – это иметь ясный ум, не загроможденный задачами, схемами будущих действий и разного рода идеями. Для этого вам понадобится система, которая позволит очистить ваш разум от любых неразрешенных элементов, которые появляются в вашей голове.

В предыдущей главе мы рассмотрели пять утвержденных точек сбора, которые вы можете использовать для организации своего физического пространства. Но они также могут быть использованы для того, чтобы держать разум в стороне от беспорядка. Когда к вам в голову приходит идея, как можно быстрее выкиньте ее из головы и поместите в наиболее удобный для вас пункт сбора элементов. 

Например, если вы вспомнили, что хотите повесить картину на стену у себя дома, тогда запишите эту идею в блокнот. Если вы вспомнили у себя дома, что хотели передать отчет одному из коллег, то скиньте текстовое сообщение или вышлите себе имейл. Или на работе вы вспомнили, что хотели что-то поискать онлайн, тогда действуйте в том же направлении. 

Одно замечание. Если со временем вы обнаружите, что лучше справляетесь с одной из этих точек сбора, например, вам проще написать себе электронное письмо, чем оставить заметку в блокноте, тогда постарайтесь как можно больше помещать ваши неразрешенные идеи в эту «любимую» точку сбора.

Чтобы сохранять свою голову ясной от навязчивых мыслей, хорошей практикой является периодическая запись ваших мыслей на чистый лист бумаги или составленный заранее шаблон. Он может включать в себя основные пункты (триггеры) по которым вас часто посещают мысли. Это могут быть несколько пунктов, касающиеся рабочих моментов, как утренние летучки, отчеты, встречи с клиентами. Подумайте о триггерах, касающиеся вашего дома, отдыха, покупок онлайн и т.д. Главная цель здесь – освобождать свой разум от мыслей по основным вашим триггерам и переносить их в установленную форму, по которой вы уже следите за их выполнением. Старайтесь соблюдать периодичность в этом процессе. Возьмите за привычку делать данный процесс раз в три месяца.

На данном этапе важно то, что с этого момента вы перенимаете привычку избавляться от излишеств в вашей голове в тот момент, когда это начинает прерывать ваши мысли. Когда нерешенное задание начинает отвлекать вас, старайтесь немедленно поместить его в утвержденную вами точку сбора. Не позволяйте мыслям скапливаться и помните, что ваш разум не является приемлемым местом сбора необработанных данных.

Третий принцип продуктивности: время

Самым важным инструментом в тайм менеджменте является ваш календарь. Это настолько важный инструмент, что он заслуживает нашего внимательного рассмотрения. Имеются два основных вида календарей: бумажные и цифровые. Большинство людей сейчас используют цифровые календари, но мы для начала коротко рассмотрим бумажные.

Бумажные планировщики доступны по цене, им можно быстро воспользоваться и достаточно удобно делать записи. Если вы решите использовать бумажный календарь, тогда найдите вариант с еженедельным просмотром, на котором отмечены часы каждого дня. Если планировщик не показывает часы, он перестает быть эффективным. Однако у бумажного календаря есть некоторые недостатки:

• Во-первых, у него есть ограничения, когда речь идет о повторяющихся встречах. Допустим, каждый вторник в 3 часа у вас назначена встреча с коллегой. Отметить это в календаре очень сложно, т.к. придется сделать такую запись несколько десятков раз.
• Во-вторых, такие календари могут быть довольно громоздкими;
• В-третьих, если вы потеряете его, вы потеряете все записи.

Поэтому мы рекомендуем использовать только цифровые календари. Идеальным вариантом для вашего цифрового календаря является календарь для смартфона, который автоматически синхронизируется через облако с вашим ноутбуком или настольным компьютером.  

Это гарантирует, что ваш календарь постоянно обновляется, выглядит одинаково независимо от того, какое устройство вы используете, и что ваши данные легко восстанавливаются на случай, если вы потеряете ваш смартфон или он выйдет из строя.

Помните о совместимости операционных систем. Если вы используете календарь от Google, тогда выбирайте смартфон или планшет на Android. То же самое с Apple. Хотя, возможно, и совместное использование разных устройств, цель здесь – уменьшить сложность и количество потенциальных переключений внимания в течение дня.

Как уже было написано, календарь является основным инструментом для успешного управления временем, и его использование должно быть эффективным. Существует шесть принципов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от вашего календаря.

Во-первых, думайте о своем календаре как о бюджете вашего времени. Время не всегда деньги, но оно ведет себя как деньги. У каждого из нас есть недельный лимит в 168 часов. Это ваш максимальный бюджет времени. Вы должны жить в рамках этого бюджета и никогда не переплачивать. Если вы переплачиваете, тогда вам необходимо платить проценты вашим временем. Проценты по времени означают затраты на переключение, а стоимость переключения означает, что на действия расходуется больше времени, вы будете совершать больше ошибок и повышать уровень стресса.

Таким образом, использование календаря является необходимым. Составляйте свое расписания, чтобы контролировать свое время. Это поможет вам автоматически отслеживать ваш бюджет времени и поможет вам избежать перерасхода.

Это приводит ко второму принципу: избегайте двойного бронирования. Когда вы назначаете несколько дел на одно время, даже если вы думаете, что что-то отмениться, вы создаете ситуацию, в которой вас соблазнит многозадачность. Вам придется часто перепланировать расписание и перепроверять ваши записи.

Третий принцип поможет вам избежать двойного планирования, а именно: никогда не записывайтесь на прием или встречу, не записав это в свой календарь. Иногда люди назначают встречу и говорят: «Давай пообедаем на следующей неделе, или я позвоню тебе в следующий вторник», но они не включают это в свой календарь. Избегайте этой ошибки. Это заставляет вас думать о ваших обязательствах.

В-четвертых, отдых и затраты времени на перемещение. Другими словами, избегайте встреч, идущих друг за другом: 13:00, 14:00, 15:00. Это не практично и нереально, особенно в современном мире, перегруженном информацией. Оставляйте время на отдых и на подготовку к следующей встрече, а также чтобы добраться до пункта назначения. 

В-пятых, считайте свой календарь обязательством. Это обязательство перед другими и перед собой. Когда вы планируете время в календаре, придерживайтесь его. Календарь не место для «возможно» или «скорее всего», а место для крайних сроков и их выполнения. Все, что имеет крайний срок или выполняется дольше 15-ти минут, должно идти в ваш календарь.

И шестой принцип: думайте далеко в будущее. Начните разрабатывать привычку более далекого планирования, и вы будете испытывать меньше стресса и меньше давления, чтобы держать эти планы у себя в голове. 

Чем больше вы используете эти шесть принципов ведения календаря, тем большего контроля вы добьетесь над своим временем.

Еще одним важным моментом в способности контролировать ваше время является слово «Нет». Мы опишем пару идей, как вы можете сказать «нет» другим в более изящной и тактичной форме. По мере того как вы становитесь более продуктивным и лучше управляете своим временем, другие люди, видя ваш успех, захотят привлечь вас в свои проекты или найти для вас другие задания. Это не значит, что вы должны всегда говорить «нет», но это должно быть не чаще, чем вы говорите «да».

Ваше время ограничено, поэтому когда вы говорите «да» одному делу, вы фактически говорите «нет» чему-то другому. А значит вы должны предпринять следующее:

• Просите отправлять вам запросы по электронной почте. Это даст вам время для рассмотрения запроса в спокойной обстановке, где вы можете просмотреть свой календарь и определить, действительно ли у вас есть на это время. Запрашивая запрос по электронной почте, вы можете подготовить более дипломатичный ответ в письменном виде, а не извиняться человеку лично, потому что вам неудобно отказать.
• Если вашей помощи просит ваш начальник или клиент, тогда целесообразно ответить «да». Но для начала убедитесь, что вам озвучили все сроки реализации данного задания. Например, предположим, что ваш начальник просит вас предоставить ему отчет. Вы можете задать вопрос «Когда крайний срок для данного отчета?». Так вы сможете правильно распределить свое время в календаре по приоритетности задач. Распространенная ошибка руководителей заключается в том, что они делегируют множество заданий своим сотрудникам, но не устанавливают четких сроков. Помните, что вопрос «Когда?» в данной ситуации, имеет схожее значение со словом «Нет», когда вы употребляете его, отвечая на запросы своих коллег.

В некоторых ситуациях вы можете и не говорить слово «нет» но можете сказать «не сейчас, а позже». Научившись тактично употреблять слово «нет», вы защитите свой бюджет времени и сможете концентрироваться на наиболее важных делах.

Продолжить чтение по данной теме вы можете в статье "Эффективное применение тайм-менеджмента. Часть 2".