Завершение проекта. Заключительные действия. Управление проектами (Project Management). Часть 8

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по управлению проектами. Чтобы начать читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

Когда результаты вашего проекта получены, вы можете подумать, что проект завершен, но у вас есть несколько действий, которые нужно выполнить, прежде чем вы сможете назвать проект выполненным.

• Самая важная часть процесса закрытия – это заставить клиента согласиться с тем, что проект успешно завершен. Получите согласие в письменной форме. Проведите встречу, чтобы клиент и заинтересованные стороны могли подписать форму принятия выполненных работы.
• Следующий заключительный шаг – задокументировать уроки, извлеченные в ходе проекта. Вы можете повысить эффективность будущих проектов, определив, что сработало хорошо, а что нет и как можно было бы сделать лучше.
• Подготовьте окончательную документацию и отчет о завершении проекта, который подводит итоги выполнения проекта.
• Подпишите все окончательные документы, заархивируйте информацию о вашем проекте, чтобы другие могли иметь к нему доступ и подготовьте вашу проектную команду к следующему заданию.

Теперь пройдемся по пунктам немного подробнее.

Как получить подтверждение клиента

Проект незавершен, пока об этом не говорит заказчик, но это не значит, что заказчик может продолжать просить вас сделать больше. Во время закрытия вы используете критерии успеха, разработанные во время инициации и планирования, чтобы доказать, что проект завершен.

Во время инициации и планирования вы должны задокументировать результаты проекта и определить четкие и поддающиеся количественной оценке критерии успеха. Вы работаете с заказчиком и другими заинтересованными сторонами над разработкой тестов, чтобы продемонстрировать, соответствуют ли результаты поставленным задачам.

Вы также документируете процедуры для выполнения этих тестов. Приемочные испытания также могут включать выполнение различных презентационных задач. После успешного завершения приемочных испытаний проведите короткое, но важное совещание, чтобы убедить клиента и любые другие заинтересованные стороны подписать документ, подтверждающий, что результаты завершены и они успешны.

Документация извлеченных уроков

В каждом проекте что-то идет хорошо, а что-то не очень. Не позволяйте этому опыту пропасть зря. Выявляя и документируя извлеченные уроки, вы фокусируетесь на повторении своих успехов и улучшении своих результатов. Существует несколько методов, позволяющих получить эту важную информацию от членов вашей команды.

• Во-первых, назначьте время для регулярных встреч по извлеченным урокам (раз в несколько недель). Не ждите окончания проекта, чтобы спросить о них, так как со временем детали забываются и реальные примеры начинают искажаться.
• Во-вторых, сохраняйте позитивные и продуктивные встречи. Начните с того, что прошло правильно. Попросите каждого человека дать совет или методику, которые помогли им в их работе, например, что сэкономило им больше всего времени или какая самая сложная задача, которую они решили, и как они это сделали.
• В-третьих, переходите к урокам из проблем, с которыми столкнулись сотрудники. Задавайте вопросы о проблемах в положительном ключе, например, «что бы вы сделали по-другому в следующий раз?».
• В-четвертых, дайте людям возможность быть открытыми и честными. Попробуйте планировать встречи без менеджеров. Подумайте о включении анонимного метода для отправки извлеченных уроков, например, ящика для предложений.
• В-пятых, задокументируйте извлеченные уроки. Например, поместите их в записную книжку проекта, но вы также можете создать веб-страницу с часто задаваемыми вопросами, советами и приемами или базу знаний. Таким образом, каждый в вашей компании может узнать то, что уже знает ваша проектная группа.

Сделав извлеченные уроки важной частью вашего процесса, вы даете своей организации возможность учиться и расти с каждым новым проектом.

Как подготовить отчет о завершении проекта

Отчет о завершении проекта подводит итоги проекта в кратком информативном документе: что сделал проект, как он это сделал, и насколько хорошо он прошел. Отчет начинается с краткого описания проекта и того, был ли проект успешным. Краткое изложение проекта освещает основные моменты. Получил ли проект то, что предполагалось? Завершился ли он вовремя и в рамках бюджета? Если нет, то почему?

Затем включите информацию, которой вы хотите поделиться с другими, например, о значительных изменениях, проблемах, извлеченных уроках или рисках. Например, если в проекте не было выполнено все, что указано в заявлении о содержании, определите объем, который не был выполнен.

Что касается рисков, опишите, как вы с ними справились, и каков результат. Вы также можете указать на возникшие риски, которые не были определены в первоначальном плане управления рисками, чтобы другие не упустили их в будущем.

Еще один раздел, который следует включить – это эффективность вашей практики управления проектами. Как и в случае с извлеченными уроками, вы можете описать, что сработало хорошо и как вы планируете по-другому управлять в будущем. Таким образом, ваш опыт будет полезен для других проектов.

Не забудьте указать окончательную стоимость и дату завершения всего проекта. В зависимости от заинтересованных сторон вы можете включить стоимость основных частей проекта, отклонения в стоимости, окупаемость инвестиций и другие финансовые показатели. Если проект был завершен намного раньше или значительно позже, укажите отклонения от ваших первоначальных дат и причины.

Важно заархивировать подробную информацию о вашем проекте. Электронное архивирование информации упрощает поиск в будущем. В зависимости от технологии, доступной в вашей компании, вы можете хранить файлы проекта на сетевом диске, в базе данных или в системе управления документами. Как только вы подготовите отчет о закрытии и уберете информацию о вашем проекте в его архив, вы будете готовы к закрытию проекта.

Закрытие и передача проекта

В самом конце проекта у вас есть несколько скучных, но важных действий, которые нужно совершить.

1. Закройте подписанные вами контракты. Если ваш проект включал контракт с заказчиком, подписи в форме согласия клиента являются ключом к соглашению о том, что контракт завершен. В зависимости от условий контракта, у вас может быть несколько других обязанностей, например, поддержка результатов проекта или выполнение последующих действий через несколько месяцев. Если вы заключаете контракты с поставщиками или подрядчиками, убедитесь, что другие стороны сделали то, что должны были делать. Затем выполните шаги, чтобы закрыть эти контракты.
2. Закройте счета, которые вы использовали для выставления счетов по проекту. Для большинства проектов финансовые книги остаются открытыми в течение короткого времени, обычно несколько месяцев после завершения проекта.
3. Как руководитель проекта помогите своим людям перейти к их следующим заданиям. Лучший способ сделать это – заранее уведомить функциональных менеджеров о том, что их сотрудники будут задействованы.

Когда эти задачи решены, ваш проект действительно завершен, и ваша работа в качестве менеджера проекта завершена. Пришло время перейти к следующему проекту.

Заключение

Мы изучили основные процессы в области управления проектами и обнаружили множество методов эффективного управления проектами. Это был длинный курс, но даже при таком объеме нам не удалось подробно описать множество деталей в управлении проектами. 

В будущих статьях мы обязательно вернемся к этой теме, как, например, в статье "Чем занимается бизнес-аналитик. Суть работы, роль и навыки".

Список инструментов для управления проектами:

1. ЛидерТаск – многофункциональный сервис для управления временем, задачами и проектами;
2. Аспро.Agile – российская платформа управления проектами по принципам Agile;
3. O!Task – новый сервис управления проектами, идеально подходящий для фрилансеров и небольших команд;
4. ПланФикс — это система-трансформер, предназначенная для управления работой всех подразделений компании;
5. Worksection – это платформа для управления работой, проектом и командой.

Подробнее об этих сервисах и не только, вы можете прочитать в нашей статье "Лучшие отечественные приложения для ведения бизнеса".